De trend dat van de grote kantoortuinen af wordt gegaan zet ook door bij het Amsterdam UMC. De behoefte ligt bij kleine ruimtes waar men geconcentreerd kan werken en plekken om elkaar informeel te ontmoeten.

Sinds een paar jaar zijn het Amsterdam VUMC en het AMC gefuseerd tot één organisatie: het Amsterdam UMC. Het Amsterdam UMC is een academisch medisch centrum waar zorg en onderwijs gecombineerd worden. Divisie-10, EPM: Eerstelijnszorg, Public Health & Methodologie, is de onderzoekdivisie met een sterke relatie met het ziekenhuis en de maatschappij.

Nieuw Kantoorconcept

Door corona heeft een verandering in de behoefte van medewerkers plaatsgevonden. Waar voorheen medewerkers de behoefte hadden aan op kantoor werken, is met corona de gewoonte blijven hangen dat mensen veel thuiswerken. Hieruit is de behoefte ontstaan aan afgesloten ruimtes waar ongestoord kan worden gewerkt. Om de wensen te vervullen schakelde het Amsterdam UMC de hulp in van de Young Group om mee te denken over het nieuwe kantoorconcept, de implementatie van het flexwerken en de integratie van het hybride werken hierin. Met aan het eind een grote verhuizing van de gefuseerde afdelingen.

‘De uitdaging’

In totaal zijn 980 medewerkers van 7 afdelingen meegenomen in het veranderproces. In eerste instantie door de fysieke samenvoeging, vervolgens door de nieuwe vorm van werken. Het veranderproces naar de nieuwe situatie houdt in:

-          Een gezonde mix van thuis en op kantoor werken

-          Met plezier kan kantoor komen

-          Ontmoeten van ‘nieuwe’ collega’s

-          Een prettige ervaring met het op afstand werken middels technologie

Nu het implementeren en integreren van het nieuwe kantoorconcept achter de rug is ligt de uitdaging bij de afdelingen om er met elkaar een succes van te maken.

Uitvoering

De drie veranderingen die plaats hebben gevonden zijn:

• Verhuizing van de afdelingen op de locatie AMC en de locatie op de VU-campus
• Implementatie van het flexwerken
• Integratie van het hybride werken

De uitvoering begon bij het opzetten van een projectorganisatie met een kernteam en een projectgroep met coördineren van de afdelingen. Daarnaast is er een projectgroep opgezet met interne stakeholders van het Amsterdam UMC als huisvesting, ICT en facilitair. De wensen zijn per afdeling in kaart gebracht. Samen met de interieur architecte Suzanne Ontwerpt is het ontwerp voor het kantoor gemaakt.

In samenwerking met de Afdeling Inkoop van het UMC is het meubilair ingekocht. Met de HR-adviseurs van de divisie is een strakke communicatielijn opgezet voor de begeleiding van de veranderingen binnen de afdelingen over het nieuwe (flex) werken. De processtappen zijn middels projectmanagement met beheersing van de risico’s volgens planning verlopen. Door een Agile werkwijze toe te passen zijn onverwachte gebeurtenissen adequaat opgepakt en opgelost. Hierbij is een directe samenwerking met de opdrachtgever en stakeholders de sleutel voor het succes geweest.

Met dit hybride werkomgeving concept wordt aangemoedigd meer naar kantoor te komen. Benieuwd naar de hele uitvoering? Lees verder op de website van Young Group.

dinsdag 6 juni 2023permalink