Op de persconferentie van 15 februari werd het thuiswerkadvies gewijzigd in: werk de helft van de tijd thuis. Maar hoe garandeer je een fijne terugkeer naar kantoor? Smart WorkPlace HEYDAY FM benoemt in een blog vijf aandachtspunten.

Het thuiswerkadvies wordt gewijzigd in: werk de helft van de tijd thuis. Maar na een periode van twee jaar thuiswerken zal het voor veel medewerkers even wennen zijn om terug naar kantoor te gaan. Uit recent onderzoek van TNO blijkt dat bij één derde van de thuiswerkers er in de organisatie (nog) helemaal geen afspraken zijn gemaakt en bij bijna de helft alleen informele afspraken. In dit blog stippen we vijf aandachtspunten aan om een fijne terugkeer naar kantoor te garanderen.

Aandachtspunt 1: Geef medewerkers ruimte om te wennen

Nu het thuiswerkadvies wordt versoepeld, betekent dit niet dat elke medewerker staat te juichen om weer naar kantoor te gaan. Het is aan de werkgever om tegemoet te komen aan de verschillende wensen van zijn personeel. Waar de één toe is aan sociaal contact, voelt een ander zich minder prettig in een druk kantoor. Bovendien is het voor veel medewerkers weer wennen om überhaupt naar kantoor te gaan. Het ritme van veel medewerkers is in de afgelopen twee jaar flink veranderd. Ons advies: heb begrip voor de verschillende wensen van medewerkers en geef ze de tijd om het kantoor weer op te nemen in hun routine.

Aandachtspunt 2: Denk aan de nieuwkomers binnen het bedrijf

In de afgelopen twee jaar zijn veel werknemers van baan veranderd of net begonnen aan hun loopbaan. De kans is groot dat er binnen jouw organisatie ook medewerkers zijn die (nog) niet of heel weinig op kantoor hebben gewerkt. Voor deze medewerkers is het nu extra wennen om het kantoor onderdeel te maken van hun routine. En de weg te vinden in het pand of de organisatie. Het kan geen kwaad om extra aandacht te schenken aan nieuwe medewerkers, bijvoorbeeld door ze wegwijs te maken en ze mee te nemen in de werkafspraken die gelden binnen het bedrijf. Een korte opfriscursus voor de rest van het personeel overigens ook niet.

Aandachtspunt 3: Neem de facilitaire services onder de loep

Een lage bezetting op kantoor betekent iets voor de facilitaire dienstverlening in een pand. Hoogstwaarschijnlijk zijn deze services in de afgelopen twee jaar flink afgeschaald. Als medewerkers de weg naar kantoor weer weten te vinden, moeten deze services worden aangepast op de nieuwe situatie. Die bovendien een stuk onzekerder is. Want wanneer kun je veel medewerkers verwachten en wanneer niet? Net als voor de medewerkers, zal het voor de dienstverleners ook weer even wennen zijn om zich aan te passen op de nieuwe situatie. Dit is een geleidelijk proces, waarover je snel het gesprek aan moet gaan met de verschillende dienstverleners binnen jouw pand.

Aandachtspunt 4: Maak formele werkafspraken met medewerkers

Na twee jaar thuiswerken en de steeds veranderende coronaregels is het er voor veel medewerkers niet duidelijker op geworden. Daarnaast blijven medewerkers een deel van hun tijd vanuit huis blijven werken. Hierdoor rijst de vraag: voor welke werkzaamheden kom je naar kantoor en wat kun je vanuit huis oppakken? En als medewerkers weer naar kantoor willen komen, hoe zorg je er dan voor dat ze niet tegelijkertijd op de stoep staan? Om onduidelijkheid en frustratie te voorkomen, vraagt een hybride manier van werken niet alleen om duidelijke, maar ook formele werkafspraken. Een goede spreiding van medewerkers is essentieel om een prettige en veilige werkomgeving te kunnen faciliteren, ook voor een efficiënt gebruik van werkplekken, vergaderruimten en andere faciliteiten. Een werkplekreserveringssysteem kan uitkomst bieden: op basis van reserveringen kun je drukte op kantoor reguleren en komen medewerkers niet naar kantoor wanneer er geen plek meer is.

Aandachtspunt 5: Denk na over de toekomst en pas de werkomgeving aan

Veel organisaties staan open voor een hybride werkvorm, maar hebben nog geen beleid uitgewerkt en de werkomgeving hierop aangepast. Dit zorgt ervoor dat medewerkers terugkeren in een oude situatie. Het is de uitdaging om ervoor te zorgen dat medewerkers niet terugvallen in hun oude gedrag, waardoor je het momentum mist. Wanneer je ervoor kiest om hybride te gaan werken als organisatie vraagt dit niet alleen om het maken van duidelijke werkafspraken, maar ook om een verandering van de werkcultuur en een passende werkomgeving. In de tussenperiode is het belangrijk om medewerkers te informeren over de situatie en gesprekken te voeren over hoe zij hier tegenover staan en welke valkuilen ze zien. Je kunt deze periode gebruiken om te experimenteren: wat werkt wel of juist niet? Dit is waardevolle informatie als je daadwerkelijk aan de slag gaat met het opstellen van een visie.

woensdag 16 februari 2022permalink