De impact van de gezonde werkomgeving op ons brein
De City Table XL bij gemeente Amstelveen gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet de werkomgeving eigenlijk met ons brein? Onze reactie op licht, ruimte, geluid, ritme en kleuren kwam naar voren bij het iconische Raadhuis van gemeente Amstelveen, waar wetenschappelijke inzicht werden gekoppeld met de praktijk door onder anderen Erik Scherder.
Het was aan Hans Schekermans om af te trappen en te laten zien hoe gemeente Amstelveen zich onderscheidt als werkgever. En: waar waren deelnemers eigenlijk terechtgekomen? De historie van het raadshuis kwam al eerder op Smart WorkPlace naar voren, tijdens een Round Table over Duurzaam Werkgeverschap. De gemeente startte vijf jaar geleden samen met PD Group de herontwikkeling, om er een duurzame ontmoetingsplek van te maken. Schekermans gaf toen een kijkje in de keuken van de verbouwing én speelde in op de eerste vraag van het rondetafelgesprek: hoe onderscheid jij je als werkgever?
“We wilden belevingen toevoegen”, trapt Schekermans af. “Het oude raadhuis uit 1980 herken je eigenlijk niet meer terug. Duizend medewerkers hadden een eigen werkplek en wij hadden geen inzicht in hoe het raadhuis werd gebruikt.” Een video laat de transformatie zien en toont hoe het gebouw eerst bestond uit een grijzig gangenstelsel met standaard plekken voor koffie- en kopieermachines. “Functioneel”, oordeelt Schekermans, “maar niet transparant. Dat wilden we aanpakken met belevingen, want de mens is een nieuwsgierig dier. Daarom wilden we op iedere etage diverse onderdelen van het kantoor spannend maken. Dat is gelukt. Medewerkers ontmoeten elkaar op plekken die net even anders zijn, zoals een bibliotheek, luchtvaartlounge en zelfs een Japans theehuis. Zo stimuleren we samenkomst en co-creatie.”
Aanzet tot verandering
Deze verandering leidde niet alleen tot waardering, maar had ook zichtbaar effect gehad op het gedrag van medewerkers: meer mensen keren terug naar kantoor en de tevredenheid is merkbaar gestegen. Voordat Schekermans daarop ingaat, vertelt hij verder over de reis naar een inspirerende werkomgeving. “Voor huisvesting kijk je vaak naar huidige behoeften. Maar laten we eens proberen om een besluit te nemen voor een langere tijd. Met een generatieanalyse kwamen we erachter dat we richting schuivende functionaliteiten gingen.” En inspiratie uit omgevingen als de Efteling en Coolblue zetten aan tot verandering: “Bij laatstgenoemde organisatie kom je niet bij een loket, maar bij een pakjesparadijs. Dit soort kleine dingen zorgen voor een glimlach op het gezicht. Dat willen we bij onze klanten ook.”
De vernieuwde werkomgeving vult de wensen rondom functionaliteiten in en optimaler gebruik van kantoorruimten. “Hiervoor hebben we het werkplekreserveringssysteem TableAir geïnstalleerd. Door sensoren kregen we inzicht in ruimtegebruik. We hebben nu 800 plekken met te reserveren plekken.” En hij vertelt over de aandachtspunten die uit een interviewronde bleken: “Akoestiek, focus-, vergader- en ontmoetingsruimtes. De succesfactoren zijn duidelijk. Behoud een goede relatie met OR, doe een generatieanalyse en geef gebruikers keuzes. Als je met een tool werkt voor reserveringen vergaderplekken en lockers, doe dat dan vanuit de service richting de gebruiker.” De winst van zo’n duurzame en gezonde werkomgeving is duidelijk: een door gemeente Amstelveen georganiseerd event om burgers kennis te laten maken met mogelijkheden om bij de gemeente te werken, trok vijfhonderd mensen om te leren over mogelijkheden voor werk. Elf daarvan zijn er werknemer geworden.
Ontspannen aan drukte
Een van de belangrijke onderdelen van deze nieuwe werkomgeving is het Park. En om daar meer over te weten te komen, lichtte Orlando Tjin Asjoe, binnenhuisarchitect, toe: “Ik had de schone taak om teksten met eisen en wensen te vertalen naar de routing, het vlekkenplan en meer. Na corona zou het kantoor ook voor ontmoeten, vergaderen en creatieve processen gebruikt worden. Dat moest de reden zijn dat mensen naar kantoor komen. Eerder is me gevraagd wat er na het nieuwe werken komt. Een volgende stap is dat mensen op andere manieren met werk omgaan en dat het welzijn van mensen op de kantoorvloer terugkomt. Het Park is daarmee een metafoor.” Het park biedt mogelijkheden om even te ontsnappen aan de drukte en het hoofd leeg te maken, zo illustreert Tjin Asjoe: “Waarom brengen we die natuur ook niet naar het kantoor. Kijk je naar het Park, dan heb je verschillende functies, zoals een plein, verschillende niveaus, ontmoeting, training, brainstorm en meer.”
Door een omgeving te creëren die ideaal is voor specifieke activiteiten, ontstaat meer beleving. Daardoor wordt het eenvoudiger om even ‘uit de normale kantooromgeving te stappen’, zo geeft Tjin Asjoe aan: “Als je de koffiecorners ziet, dan vraag je je af of dit nog wel een gemeentehuis is. En dat resulteert vaak in de beleving dat je het leuk vindt om er rond te lopen. Het werkplein, waar je huiselijkheid ziet en niet te veel in het zicht zit als je er even iets wilt uitwerken.” En hij besluit met een advies: “Werk samen met ieder mens, met als uitgangspunt een warme en inspirerende werkomgeving.”
Nieuw werkplekconcept voor Hilversum
Vanzelfsprekend waren deelnemers benieuwd hoe werkomgevingen van andere gemeenten getransformeerd worden, om toekomstbestendig te worden. Jan Willem de Wit vertelde over gemeente Hilversum: “De uitgangssituatie voor gemeente Hilversum was het bezit van vijf gebouwen van 20.000 vierkante meter bruto vloeroppervlak, voor zo’n 698 fte. We lopen tegen de bekende problemen aan van oudere huisvesting. Het hybride werken sluit onvoldoende aan op de huidige manier van werken na Corona. Denk aan onlogische ordening en functieverdeling, maar ook aan verouderde installaties. ”Een bijkomende factor is de fusie tussen Wijdemeren en Hilversum. “Ambtelijk in 2026 en bestuurlijk in 2027”, verduidelijkt De Wit hierover.
Dat gaat om verschillende gebouwen, waaronder stadskantoor, sociaal plein, gemeentewerf en raadhuis. De exploitatie werd doorgerekend, waarbij ook Total Cost of Ownership werd meegenomen. De Wit voegt toe: “Ook hielden we interviews met stakeholders als collegeleden en managers en een klankbordgroep van medewerkers om behoeften te inventariseren. We hebben nu veel standaard werkplekken en minder vergaderplekken. Hierdoor kunnen medewerkers zich niet afzonderen, bijvoorbeeld als ze digitale afspraken hebben of concentratiewerk uitvoeren.” Een nieuw werkplekconcept speelt in op die behoeften.
Een onderzoek over activiteiten van medewerkers moet antwoord geven op verschillende prangende vragen. Zo wordt duidelijk hoeveel dagen medewerkers naar kantoor komen. “Maar ook”, vertelt De Wit, “vragen we uit hoe ze nú hun werk doen en hoe ze dat willen veranderen.” Hierop geeft Geert Bosgra van gemeente Groningen de tip om uit te vragen van welke afdeling de antwoorden komen, omdat de inrichting van het kantoor per afdeling nogal kan verschillen. Daar is rekening mee gehouden, geeft De Wit aan. En hij vervolgt: “Voor 1150 medewerkers hebben we straks 690 Arbo werkplekken, 150 aanlandplekken, 65 video-bel en concentratiewerkplekken. Ook zijn er 25 samenwerkplekken en 60 kleine, middelgrote en grote vergaderzalen.”
Het brein prikkelen
Het was aan Erik Scherder om de laatste energie uit de deelnemers te persen, op de vrijdagmiddag van de City Table XL. Hij vertelde over hoe werkomgevingen hersenen beïnvloeden: “Je omgeving blijkt essentieel te zijn, die heeft het vermogen om hersenen enorm te prikkelen. Drie grote gezondheidsfactoren voor drie minuten bewegen. Onder andere ouderdomssuiker en obesitas. Cognitieve uitdaging is net zo belangrijk. De grote boodschap is moeite doen om het netwerk in het brein in stand te houden.” De natuur heeft een positief prikkelende werking op het brein en de omgeving is dus cruciaal. “Overigens is dit geen pleidooi om de hele dag te bewegen. Twee keer per dag een extra rustmoment inbouwen van ongeveer een kwartier. Als je dat doet, dan komt er een netwerk in het brein het default netwerk. Dat komt pas naar boven als je tot rust komt en dan ontstaat er creativiteit.”
Het gaat om de verrijking van het breinnetwerk: eenzaamheid leidt tot chronische stress en dat is schadelijk voor myeline. Om die eenzaamheid te bestrijden en het brein te blijven prikkelen heeft back to the office de voorkeur van Scherder: “Als het maar moeite kost, dan is het goed voor de hersenen. Slechts een kleine groep is bij thuiswerken actiever geworden en meer gaan sporten. Maar de grootste groep blijft achter de computer zitten. Daardoor wordt de doorbloeding van de netwerken in de hersenen minder. Aan het einde van de dag voel je je misschien leeg en heb je nergens zin meer in. Ook negatieve prikkels helpen je bestendigheid op te vijzelen. Dan heb je liever een rijke omgeving met veel planten. Zo gaven studies aan dat ziekenhuizen die in het groen staan, patiënten sneller laat genezen. Er is dus een gezondheidseffect, want lopen in de natuur zorgt ervoor dat je minder piekert.”
