Soft service en blended working

4 min

 

Soft service en blended working

Facilitaire organisaties moeten niet volgend zijn, maar voorwaardenscheppend. Dat stelt Harold Hinfelaar van Smart WorkPlace partner draaijer+partners in onderstaande blog.

We zitten in onzekere tijden als gevolg van Covid 19. De toekomst biedt meer perspectief, maar geeft ook veel onzekerheid. Voor veel organisaties spelen vragen als: wat nemen we mee uit de crisis? Hoe gaan we (samen)werken? Hoe gaan we nu leren en ontwikkelen? Wat doen we fysiek en wat digitaal? Wat doen we thuis en wat doen we op school/werk/…? Dit heeft uiteraard ook gevolgen voor onze huisvesting én daarmee ook voor de inrichting van dienstverlening en dan specifiek ‘dichtbij’ de gebruiker.

Bij veel organisaties wordt natuurlijk al jaren voor een substantieel deel thuisgewerkt. Door de Covid-pandemie is dat deel nog groter geworden. Werkgevers moeten bedenken hoe ze hun faciliteiten hierop kunnen aanpassen. Jaren geleden al vertelde een medewerker van een opdrachtgever dat de dienstverlening vanuit het facilitair bedrijf van zijn werkgever zo ongeveer stopte als hij de parkeergarage uitreed. Iets om over na te denken en actie op te ondernemen.

Voorwaardenscheppend in plaats van volgend

Meer dan ooit moeten organisaties aan de gang met dit soort vraagstukken én natuurlijk hier oplossingen voor vinden. In onzekere tijden is het zaak je te focussen op waar je wél zekerheid over hebt. De afgelopen decennia zijn secundaire zaken als huisvesting en facilitaire dienstverlening te vaak ‘volgend’ geweest in plaats van voorwaardenscheppend. Tijdens mijn jarenlange inzet bij verschillende facilitaire dienstverleners, heb ik het voorrecht gehad bij vele organisaties (‘opdrachtgevers’) in de keuken te kijken. Sinds die tijd is de ontwikkeling van het vak verschoven. Van een traditionele, civiele dienst, via de meer functionele facilitaire dienst (‘het mag niet te veel kosten’) naar de actuele facilitaire dienstverlening die veel meer voorwaardenscheppend en data gedreven is.

In de afgelopen jaren ben ik betrokken geweest bij het sluiten van diverse  samenwerkingsverbanden tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bijna altijd stonden kernpunten als ‘flexibiliteit’ en ‘wendbaarheid’  centraal in de beoogde samenwerking. Dit betrof dan vaak dienstverlening bij grote bedrijven, waarbij het meebewegen van het secundaire proces essentieel is voor het functioneren van het primaire proces.

Ik heb me altijd verbaasd hoe moeilijk het is, bijvoorbeeld in vergelijking met een sector als de hotellerie, om te komen tot integrale, vraaggerichte facilitaire dienstverlening. Facilitaire dienstverlening en opleidingen zijn wat mij betreft lange tijd te veel gericht geweest op processen, kosten en functionaliteit in plaats van op de gebruikers. Sterker: de meeste facilitaire dienstverleners deden het goed ‘als de opdrachtgever’ (contractmanager) tevreden was’. Men sprak vaak niet eens over de gebruikers…

Hybride facilitaire organisatie en dienstverlening

De golf van uitbesteden van de afgelopen decennia van – meestal – afzonderlijke diensten waarbij kostenverlaging en technische specificaties vaak leidend waren, dragen hier niet op voorhand optimaal aan bij. We moeten organisaties en samenwerkingsverbanden mijns inziens anders inrichten. Net zoals we een hybride manier van werken hebben gekregen en naar alle waarschijnlijk voorlopig ook wel houden, moeten we ook naar een ‘hybride’ facilitair bedrijf en dienstverlening. Een optimale mix van in- en uitbesteden, waarbij wordt samengewerkt met een aantal strategische partners. Alle spelers moeten zich dan committeren aan dezelfde doelen. Ik heb in het verleden geregeld aan klanten voorgesteld een soort van joint-venture in te richten voor het facilitair bedrijf. Eén gezamenlijke doelstelling, strategie en organisatie waar kosten en opbrengsten worden gedeeld en transparant wordt samengewerkt.

Weinig organisaties wilden hier überhaupt over nadenken. Vooral omdat ‘Facilitair’ vaak onvoldoende positie heeft en te laag op de directie-agenda staat.

Flexibiliteit, wendbaarheid

Flexibiliteit en wendbaarheid zijn de komende tijd dus ‘key’. Door vrijwel continu en realtime in contact te staan met de gebruikers, het primaire proces en het management kun je tijdig en adequaat inspelen op ontwikkelingen in de organisatie. Ook moet serieus worden nagedacht over de aan medewerkers geboden faciliteiten en dienstverlening op de momenten dat zij niet op kantoor werken.

De samenwerking tussen een organisatie en haar leveranciers en door hen af te sluiten contracten moeten hier ook op worden ingericht en ruimte bieden aan een flexibilisering van de dienstverlening.

Gebruik data

Huisvesting en dienstverlening kunnen slimmer ingericht worden door inzet van de technieken en diverse in gebouwen aanwezige databronnen. Deze kunnen de bedrijfsmatige en primaire processen verrijken en verbinden. Dit faciliteert een optimaal en efficiënt gebruik van de werkomgeving voor zowel gebruiker als dienstverlener.

Door de uitdagingen van de pandemie waarin we zijn beland, mogen facilitaire organisaties laten zien wat ze jarenlang hebben nagestreefd: Meebewegen en voorwaardenscheppend zijn aan een nieuwe manier van gebruik en werken, waarbij we niet exact weten hoe de toekomst eruit gaan zien. Het zijn spannende tijden!

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven