Hoe optimaliseer je thuiswerken? Finn Vossen, consultant bij Smart WorkPlace partner Brink Management / Advies, laat in onderstaande blog haar expertise als huisvestingsadviseur los op haar eigen woning.

In 5 stappen van activity based living naar activity based working

In tijden van Corona is mijn woonomgeving óók opeens mijn werkomgeving geworden. Waar ik normaal ontbijt en mijn krantje lees, voer ik nu conference-calls, houd ik telefonisch (in)formele overleggen en schrijf ik rapporten. De scheidingslijn tussen werk en privé lijkt daardoor nog vager. Wat na de eerste thuiswerkweek opviel, is dat mijn energie binnen no-time is verdampt. Niet gek als je bedenkt dat ik de hele dag, op dezelfde plek achter hetzelfde scherm zit. Als ik dit de komende tijd moet volhouden, moet er iets veranderen. Het moet anders en beter kunnen.

Mijn werk als huisvestingsadviseur binnen Brink Management en Advies biedt kansen! Wat als ik mijn expertise nou eens loslaat op mijn eigen woning? Mijzelf en mijn vriend van ongevraagd advies voorzie? Want hoe richt ik mijn huis zo dat het mij optimaal ondersteunt in ons werk? Zie hier, de start van mijn traject ‘in 5 stappen van activity based living, naar activity based working’. Laat je inspireren door mijn persoonlijke situatie en neem contact op als je benieuwd bent hoe de balans tussen mens, organisatie en vastgoed voor jouw (werk)omgeving ook waarde toevoegt!

Activity based...what?

Activity Based Working (hierna: ABW) is een veelgebruikt werkconcept dat in de kantoorwereld werd geïntroduceerd om vierkante meters te besparen en om medewerkers actief te houden. Hierbij heeft niemand een eigen werkplek, maar kies je een type werkplek die past bij wat je wil gaan doen. Een rapport afmaken? Kies dan een concentratieplek. Kom je als consultant alleen op kantoor om je collega’s even te zien? Kies dan een aanlandplek bij de koffiebar. Werk je aan een reguliere, open bureauwerkplek maar moet je een belletje doen? Loop dan naar een belcel. Door ABW ben je dus lekker mobiel en door variatie aan ruimten en (zit-/sta)houdingen blijft je energieniveau beter op peil. Een goed basisconcept dus. Om tot dé perfecte werkomgeving in mijn eigen huis te komen, doorloop ik 5 stappen. Het zijn dezelfde stappen die ik normaal zet in een adviestraject. Het verschil is dat ik ze samen met mijn vriend maak, in plaats van samen met mijn opdrachtgever. 

Stap 1 - De ambitie

Als eerste wil ik weten wat de ambitie van de organisatie is en aan welke doelstellingen de nieuwe werkomgeving moet bijdragen. In dit geval is onze ambitie om ervoor te zorgen dat wij ons gezond en fit voelen. Happy and healthy users, die elkaar ook nog na deze corona-crisis aardig vinden. En dat onze productiviteit weer omhooggaat. Want die energie dip had hier nogal een effect op. 

Stap 2 - Ken je gebruiker 

De volgende stap is inzicht in de gebruiker. Welke activiteiten vinden er plaats, welke werkprocessen zijn er, hoe zijn de relaties tussen teams/afdelingen/personen en welke andere eisen en wensen hebben de gebruikers? In dit huisvestingstraject zijn de gebruikers mijn vriend en ik. Ikzelf ben consultant en ben vaak bij de klant te vinden. Ik overleg veel, maar werk ook vaak geconcentreerd aan rapporten en presentaties. Mijn vriend is projectmanager en druk met het aansturen van zijn team. Veel vergaderen, bellen en administratief werk. Ook hij heeft periodes waarin hij gefocust moet werken. Onze organisatie bestaat dus uit twee gebruikers die alleen werkrelaties buiten de deur hebben en geen werkrelatie met elkaar. Bovendien werk ik het liefst op een plek met veel daglicht en vind het fijn om af en toe te staan. Mijn vriend is snel afgeleid, en vindt het erg belangrijk dat er goede koffie is.

Stap 3 - De juiste bouwstenen

Nu de organisatie in beeld is, start de zoektocht naar bouwstenen die passen bij de genoemde activiteiten en die bijdragen aan een gezonde en productieve werkomgeving. Aangezien er geen onderlinge werkrelatie is en we allebei veel overleggen (telefonisch en met beeldbellen), is het niet storen van elkaar en geconcentreerd kunnen werken een aandachtspunt. Afwisseling tussen open en gesloten ruimtes, formele en informele plekken is dus van belang!

Stap 4 - Ontwerpen

Nu komt de grootste uitdaging. Hoe ga ik de bouwstenen toepassen binnen de ruimte die ik heb in mijn eigen woning? Ik focus me nu alleen op het inrichten van de ruimten, omdat de facilitaire zaken, als het hebben van goed internet, arbo-conforme stoelen en tafels en goede koffie, bij ons thuis al goed geregeld zijn (let wel, dit zijn cruciale elementen, waar het juist bij veel thuiswerkplekken aan ontbreekt!)

Stap 2, 3, en 4 leiden tot onderstaand schema met activiteiten, bouwstenen en een vertaling in ruimtes.

Het vraagt soms wat inventiviteit, maar onze woonkamer, werkkamer, keuken, gang en tuin, zijn binnen no-time omgebouwd tot volwaardige werkplekken, waarbij elke ruimte zijn eigen sfeer, uitstraling en special features heeft (de belcel in de gang, bestaat uit een sta-plek!!) 

Stap 5 - Golden rules, monitoren en evalueren

Een werkplekconcept waar gebruikers de werkomgeving met elkaar delen, valt of staat met gedrag. Wij mensen vinden verandering over het algemeen vaak spannend. Ook het overstappen naar een nieuwe werkplekconcept in onze woning is even wennen en vraagt om afspraken. Daarom hebben wij onze ‘golden rules’ opgesteld. Zo hebben we afgesproken om ’s-ochtends geconcentreerd te werken. De woonkamer met eettafel vormt dan een stiltezone. Worden we gebeld dan gebruiken we de gang. In de middag plannen we onze overleggen, waarbij een rumoerige omgeving minder storend is.

En dan nu de hamvraag: draagt onze nieuwe werkomgeving bij aan onze ambitie? Een eerste evaluatie met de gebruikers laat een positief resultaat zien. Door de afwisseling van ruimtes, passend bij hun activiteiten, kunnen zij zich beter concentreren en ervaren minder last van ‘vierkante ogen’ en ‘stijve ruggen’. De mogelijkheid om te kunnen wisselen van werkplek draagt hier aantoonbaar aan bij. So far, so good dus. Een werkplek is echter een dynamische plek. We blijven ons concept tot 6 april monitoren en evalueren. Waar nodig passen we ons concept aan.

En wat nou als we weer naar kantoor moeten?

Met zo’n geoptimaliseerde woon-werkomgeving, is het bijna jammer om straks weer terug naar kantoor te gaan. Gelukkig is ons Brink kantoor ook echt een fijne plek. Geheel ingericht volgens onze visie dat mens, organisatie en vastgoed in balans moeten zijn. Wil je weten of dit ook voor jouw werkomgeving waarde toevoegt? En hoe je een huisvestingsconcept aan laat sluiten bij de organisatiedoelstellingen? Vooral nu de corona-crises er wellicht toe heeft geleid dat de organisatie er niet meer uit ziet als voorheen? Neem vooral contact op! Een kop koffie op ons kantoor kan waarschijnlijk pas over een paar weken. Tot die tijd zie ik je graag via Skype!

maandag 6 april 2020permalink