Vermeende kenmerken bezorgen activity-based workplaces vaak ten onrechte een slechte naam. Daarom moeten deze misvattingen weg, zo stelt expert Jan Gerard Hoendervanger van Smart WorkPlace partner Healthy Workplace.

Activity-based workplaces zijn hard op weg om ‘het nieuwe normaal’ te worden. In zijn zeer aanbevelenswaardige ‘practice guide’ stelt Juriaan van Meel dat het concept kan worden samengevat aan de hand van drie kenmerken: (1) diversiteit aan werkplekken, afgestemd op verschillende behoeften; (2) gedeeld gebruik, geen persoonsgebonden plekken; (3) een flexibele, mobiele manier van weken. Ik ben het hier volledig mee eens, maar signaleer ook dat er in de praktijk vaak drie vermeende kenmerken aan worden toegevoegd: (4) activiteit bepaalt optimale plek; (5) overwegend open bureauwerkplekken; (6) een krappe verhouding mensen/werkplekken. Deze vermeende kenmerken bezorgen het concept een slechte naam, ze leiden tot verwarrende discussies en bovendien tot suboptimale werkomgevingen. En dat is jammer, want diversiteit (ad 1) in combinatie met flexibel gebruik (ad 2) sluit in veel gevallen (N.B. beslist niet in alle gevallen!) uitstekend aan bij de manier van werken (ad 3). Laten we daarom de drie misvattingen (ad 4, 5 en 6) overboord gooien en per organisatie/project nagaan hoe het concept passend kan worden gemaakt.

Misvatting 1: Place follows activity

De activiteit die je uitvoert beïnvloedt uiteraard je behoeften op dat moment, bijvoorbeeld aan contact of juist afzondering, bepaalde ICT voorzieningen, of zittend dan wel staand werken. Maar kenniswerk is meer dan de optelsom van afzonderlijke activiteiten, denk aan de manier waarop je tussen activiteiten wisselt (in blokken of meer simultaan), de manier waarop je in een team samenwerkt en de organisatiecultuur waar je onderdeel van bent. Bovendien moeten we rekening houden met aanzienlijke individuele verschillen, bijvoorbeeld ten aanzien van de behoefte aan structuur, de behoefte aan privacy en de behoefte aan sociale verbondenheid. Er zijn kortom veel meer factoren die die de werkplekbehoeften bepalen dan sec de activiteiten die worden uitgevoerd. Eigenlijk zouden we ‘activity-based’ moeten vervangen door ‘need-based’.

Misvatting 2: Kantoortuin als basis

Ik begrijp die nadruk op openheid en transparantie in hedendaagse werkomgevingen wel: Het beeld van een moderne kantoortuin past naadloos bij de woorden die je terugvindt in veel management speeches en strategische plannen, zoals samenwerking, open communicatie en sociale verbondenheid. Maar hoe belangrijk deze zaken ook zijn voor organisaties, de meeste kenniswerkers besteden er maar een beperkt deel van hun kantoortijd aan. De realiteit is dat de meeste tijd wordt besteed aan individueel, geconcentreerd bureauwerk. En daarbij is een open omgeving vooral een bron van afleiding die afbreuk doet aan werktevredenheid en -prestaties. Uit een gedegen behoeften analyse zal vaak blijken dat de meeste bureauwerkplekken juist geschikt moeten zijn voor geconcentreerd werk.

Misvatting 3: Schaarste bevordert optimaal gebruik

Ook voor de soms erg krappe verhouding tussen werkplekken en mensen kan ik wel begrip opbrengen: Kantoorruimte en werkplekken vormen een grote kostenpost en het is dus zonde als die regelmatig leegstaan doordat er steeds meer op andere locaties wordt gewerkt. Toch is het zaak om kostenefficiency niet ten koste te laten gaan van het primaire doel van de werkomgeving: mensen ondersteunen in de uitvoering van hun werk. In veel gevallen kan het aantal werkplekken lager liggen dan het aantal mensen, maar er is wel een ondergrens. Als je daar onder gaat zitten, komt de vrijheid om een plek te kiezen die aansluit bij de behoeften van het moment in het gedrang – dan wordt het een kwestie van een beschikbare plek zoeken, ongeacht of die past bij de behoeften. Daarmee ondergraaf je dus het belangrijkste gebruiksvoordeel van het ABW concept. Voldoende aanbod van verschillende typen werkplekken is beslist een succesfactor voor ABW, zo ontdekte ik onder meer in case study bij Gasterra. Luister dus niet naar adviseurs die beweren dat schaarste noodzakelijk is om het concept goed te laten werken – het creëert misschien een ‘ren je rot’ effect, maar dat heeft niets te maken met de juiste plek gebruiken op het juiste moment, zoals het ABW concept beoogt.

Jan Gerard Hoendervanger werkt aan een promotieonderzoek naar ABW omgevingen, ‘De psychologie van de flexplek’. Naar aanleiding van zijn laatste onderzoekpublicatie verscheen dit bericht op SmartWorkPlace.

woensdag 23 oktober 2019permalink