Wat gaat de impact zijn van corona op de het kantoor van de toekomst? Daarover organiseerden Smart WorkPlace en Solved de DigiTable ‘100% huurder na corona’. 

De DigiTable van 9 juli had twee thema’s – kantoor versus thuiswerken en de cultuur van een organisatie versus het individu – die elk werden uitgewerkt aan de hand van twee stellingen.

Introductie

Silvia de Haan van Solved vertelt eerst over de aanleiding van de DigiTable. “We hebben het initiatief genomen voor deze DigiTable omdat we de kennis die we tijdens de coronacrisis opdoen bij eindgebruikers graag willen koppelen aan die van experts om zo van elkaar te leren.” Ze merkt dat veel van de klanten van Solved momenteel met vragen zitten: “Daarbij gaat het in eerste instantie om het coronaproof maken van kantoren, maar nu komt ook steeds meer de vraag hoe het kantoor er na corona uit gaat zien. Het antwoord daarin verschilt per bedrijf. We helpen veel bedrijven met het coronaproof maken van hun kantoor. Hierbij gaat het over het omzetten van de regels van 1,5 meter en hygiëne naar het eigen kantoor. Vaak heel eenduidig. Maar als we verder kijken na corona valt de eenduidigheid weg, er is geen one size fits all kantoor van de toekomst. Het effect van de ervaringen van thuiswerken verschilt per organisatie. De toekomst van het kantoor zal zeker anders zijn dan nu, maar hoe hangt af van de cultuur, de activiteiten en de visie van een bedrijf. Daarbij zie ik ook een risico, namelijk dat er (te) snelle conclusies worden getrokken uit de ervaringen van de afgelopen maanden.” Saskia Siegers van ViacomCBS vertelde dat ze met een kleine groep medewerkers, met name broadcasting sinds 22 juni weer op kantoor in Amsterdam aanwezig was. “We hebben een flink aantal werkplekken moeten wegstrepen, het gros werkt ook nog steeds thuis.” Siegers schetst ook een breed palet aan uitdagingen, naast die van corona: “We hebben er namelijk mee te maken dat we sterk vanuit ‘global’ worden gedomineerd in onze beslissingen. We kijken nu naar mogelijk een andere manier van werken. Daarbij is het positief dat de directie onder invloed van corona anders is gaan kijken naar zaken als Het Nieuwe Werken en agile working.”

Paul van Rijn van de gemeente Utrecht vertelt dat hij momenteel als belangrijkste opdracht van de gemeente Utrecht heeft meegekregen om te komen tot een evenwichtiger strategisch huisvestingsplan: “In het pre-corona tijdperk hadden we vaak een overvol stadskantoor, nu hebben we vaak een heel leeg stadskantoor.” Bij Vincent le Noble van Measuremen ligt de focus op dit moment vooral op de aspecten welbevinden en productiviteit in tijden van corona. “Daarbij kijken we naar het gedrag van de mensen in de werkomgeving thuis, naar hun sentiment tegenover het weer naar kantoor komen en de ondersteuning die ze daarbij nodig hebben om te komen tot een optimale balans tussen werk en privé.”

Stelling 1. Ook als er een vaccin is voor COVID19 zal thuiswerken blijven. Het werk wordt anders ingericht. Bedrijven moeten nu doorpakken met het herinrichten van de kantooromgeving. Dit is het moment!

Le Noble trapt af met een bevestiging van de stelling. “Mede op basis van de onderzoeken die we de afgelopen periode hebben gedaan weten we zeker dat het percentage medewerkers dat na vijftien weken thuiswerken daaraan gewend is en dat ook in het post-COVID19 tijdperk thuis blijft werken vele malen hoger zal zijn dan voorheen. Tegelijkertijd ben ik er ook nog steeds van overtuigd dat het kantoor de verzamelplek blijft waar medewerkers elkaar ontmoeten. Net zoals ik ervan overtuigd ben dat het fysieke aspect van werk – het binden en boeien van werkgever naar werknemer en van werknemers onderling – nog altijd een onderschat onderdeel is.” Het roept bij De Haan twee vragen op: “Waarom komen medewerkers naar kantoor en wanneer komen ze naar kantoor? Daarbij is de eerste reactie van onze klanten vaak: we laten de medewerkers een paar dagen thuiswerken, we gaan een aantal vierkante meters schrappen en we gaan meer ontmoet- en overlegplekken realiseren. Maar wat als iedereen woensdag en vrijdag gaat thuiswerken en dinsdag en donderdag naar kantoor komt? Dan zijn we in dezelfde situatie als voorheen. Daarom heeft Solved een tool ontwikkeld om hier inzicht in te krijgen (www.thuiswerkfactor.nl). De eerste resultaten bevestigingen dat beeld met maximaal 70% van de medewerkers die na corona op donderdag naar kantoor willen komen.”

Van Rijn geeft aan dat de opmerkingen van Le Noble worden onderstreept door een enquête die de gemeente Utrecht hield onder medewerkers. “Van de 2500 medewerkers die de enquête invulden vond 80 procent het thuiswerken prima. Wat ik echter nog belangrijker vond was dat ook 80 procent van de managers – vaak traditioneel denkend in ‘seeing is believing’ – tot de conclusie was gekomen ‘dat thuiswerken niet zo eng als gedacht’ was. Ze waren door hun collectieve koudwatervrees heen. Wel onderstreep ik de woorden van De Haan dat we het werken – thuis en op kantoor – meer zullen moeten organiseren. Dat wordt een uitdaging. Daarbij moeten we namelijk meer naar het collectief gaan kijken en minder naar de individuele wensen.”

Alarmbel

Le Noble ziet in de vijftien weken thuiswerken van dit voorjaar een duidelijke fasering: “De eerste fase was de adoptie, het kunnen aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. Die adoptie had nog niet gelijk als effect dat productiviteit en welbevinden omhooggingen. De tweede fase was de berusting, de fase waarin men tot de ontdekking kwam dat het eigenlijk ‘best goed werkte’: mensen hoefden minder te reizen en merkten dat ze goed met collega’s via videoconferencing konden overleggen. Momenteel zitten we in de derde fase. Daarin is er een grote groep thuiswerkers (25-33 procent), die merken dat ze leeglopen op het vele videoconferencen, op het tweedimensionale contact met mensen. Deze groep is aan het ‘uitchecken’ en mist de binding met het bedrijf. Ik zie deze fase als een alarmbel, die laat zien dat thuiswerken niet alleen als positief wordt ervaren.” De Haan onderschrijft de laatste opmerking dat niet iedereen gedijt bij thuiswerken. “Juist daarom moeten we nu kijken naar hoe de situatie zal zijn als er een vaccin is. En daarbij gebruik maken van de ervaringen die we nu hebben opgedaan. Uiteindelijk zie ik post-corona een hybride vorm, waarbij ook bij meetings een deel fysiek aanwezig zal zijn en een deel zal inloggen. De huidige kantooromgeving is echter nog niet ingericht op zo’n situatie. De vraag is: wanneer voer je aanpassingen door? In een ‘normale’ situatie kun je dat baseren op een meting: kiezen om nu aan te passen of om bijvoorbeeld te wachten tot er een vaccin is.”

"Uiteindelijk zie ik post-corona een hybride vorm, waarbij ook bij meetings een deel fysiek aanwezig zal zijn en een deel zal inloggen" – Silvia de Haan

Siegers werkt in een jonge organisatie met een gemiddeld leeftijd van 30 tot 35 jaar. “Dat is een individuele zelfstandige generatie, waarvoor vooral de vrijheid om keuzes te maken hoe, waar en wanneer het werk te doen belangrijk is.” Daarnaast ziet ze ook een verschil: “Ik zie dat extraverte mensen, die andere mensen nodig hebben om binding te voelen, snakken om naar kantoor terug te keren. De introverte mensen daarentegen, die minder die bindingsbehoefte hebben, geven aan het thuiswerken wel prima te vinden. Verder hangt het ook af van de afdeling: broadcasting en productie moeten ter plekke zijn, praktisch, want de broadcasting afdeling werkt 24/7, en productie vanwege de studio en creativiteit. In bredere zin denk ik dat het straks vooral belangrijk is dat er op kantoor een aanbod is, dat de medewerkers in staat stelt om te kiezen op welke manier ze zo productief mogelijk kunnen zijn. Dat wilden we toch al tegen het licht houden ook wegens de merge met CBS.”

Net als bij ViacomCBS is COVID19 ook bij de gemeente Utrecht een accelerator voor een al bestaande discussie over huisvesting. Van Rijn: “De gemeente Utrecht was pre-corona al tot de conclusie gekomen dat het huidige stadskantoor te vol was. Je ziet wel dat door COVID19 veel meer mogelijk is dan voorheen bedacht was. Dat komt omdat de horizon van de mogelijkheden is verbreed. Daarom is het nu het moment om een plan te maken, misschien wel  door de meetgegevens van Measuremen als basis te nemen, die te extrapoleren en vervolgens iets nieuws te verzinnen.”

Daarbij ziet Siegers wel een uitdaging: “Hoe gaan we het management begeleiden en trainen om veel meer outputgericht een team aan te sturen en te managen? Ik zie dat dat aspect soms nog onderbelicht is, wanneer gekeken wordt naar de post-COVID19 situatie.” Van Rijn vult aan: “Managers moeten niet alleen outputgericht werken, maar juist ook mensgericht. Dus niet alleen functioneel kijken naar processen, maar je ook verdiepen in de menselijke behoeften van je medewerkers. Daarin mis je nu een stuk, omdat je als manager je medewerkers minder ziet. Ze zullen dus ook moeten leren hoe ze dat gemis kunnen compenseren. Daarom ben ik ook blij dat de gemeente Utrecht ervoor heeft gekozen HRM – en niet huisvesting – in de lead te zetten bij het begeleiden van dit proces.”

Interactie

Zijn er daarbij lessen te trekken uit de discussie rond Het Nieuwe Werken, die zo’n vijftien jaar geleden plaatsvond? De Haan vindt van wel: “Een les uit die tijd is het belang van het goede voorbeeld geven. Dus niet alleen zeggen, maar ook doen. Een andere les is het belang om met elkaar in contact te blijven. In bepaalde opzichten lijkt het tegenwoordig wel een ‘revival van Het Nieuwe Werken’, met ook weer dezelfde discussies. Daarbij kom ik zelfs bedrijven tegen die destijds die hele stap niet hebben gemaakt! En die nog steeds met vaste werkplekken werken. Die bedrijven reageren op de suggestie van laptops en smartphones met de opmerking ‘ik weet niet of daar wel budget voor is’.”

Le Noble constateert dat als hij terugkeek naar vijftien jaar geleden dat het outputgericht sturen niet echt is doorgezet. “We hebben wel de omslag gemaakt naar activiteitgericht werken. Waarbij die overigens momenteel vaak wel op dezelfde plek plaatsvinden, namelijk achter een scherm. Tegelijkertijd realiseer ik me dat outputgericht sturen niet eenvoudig is, omdat organisaties verschillen en binnen organisaties functies.”

De discussie over outputgericht werken brengt De Haan tot een andere constatering: “De uitdaging ligt bij outputgericht werken niet in productiviteit, maar in creativiteit. En daar heeft het kantoor een duidelijke functie en daar zit voor mij ook de added value van een kantoor. Want op kantoor is er interactie. De collega op kantoor die je onderbreekt terwijl je net met iets anders bezig was, is niet goed voor je productiviteit, maar wel heel goed voor de creativiteit.” Van Rijn haakt daar meteen op in: “Het is pertinent niet waar dat creativiteit alleen samen kan met externe prikkels. Het kan ook alleen op een zolderkamer. Dat hangt ook af of medewerkers introvert of extrovert zijn.”

De deelnemers

Silvia de Haan is workplace consultant bij Solved.

Paul van Rijn is workplace consultant bij de gemeente Utrecht.

Saskia Siegers is manager office services bij ViacomCBS Benelux.

Vincent le Noble is oprichter en CEO bij Measuremen.

maandag 17 augustus 2020permalink