Vernieuwende werkplekomgevingen kregen alle aandacht tijdens de eerste SWP op Locatie bij FMXXL en Mr Green Boutique Offices in Zwolle. Succesfactoren van het nieuwe kantoor van drinkwaterbedrijf WMD werden duidelijk.

Daarover gaven Marjan Visser van FMXXL, Joris Grotenhuis van WMD en Sam Verwaijen van Mr Green Boutique Offices concrete voorbeelden. Deelnemers hoorden over de aanpak voor het nieuwe concept van het WMD-kantoor in Assen en het advies en ondersteuning van FMXXL bij dit project. Op de foto: Joris Grotenhuis en Marjan Visser presenteren over het WMD-kantoor in Assen.

Eerst heette Dirk van Gemert van Smart WorkPlace iedereen welkom: “We leren vandaag van elkaar, vergroten ons netwerk en activeren elkaar. Dit is de eerste SWP op Locatie en we ontdekken samen innovatieve werkplekomgevingen. Laten we vandaag een mooie aftrap doen voor het verduurzamen van de werkomgeving.”

Shared offices

“Fijn dat we op zo'n inspirerende locatie welkom zijn”, ging moderator Wietse Walinga, die de rol van moderator vervulde, verder. “We doen vandaag inspiratie op over een gelukkige werkomgeving, die anno nu bestaat uit verschillende elementen. Zo hebben we vrijwel allemaal een kantoor en kunnen we gebruikmaken van een thuiswerkplek, als je functie dit toelaat. Ook worden er meer co-working spaces en shared offices gecreëerd.”

Dat er veel interesse is voor dergelijke concepten, illustreert Walinga aan de hand van een voorbeeld: “We presenteren tijdens de WorkPlace Xperience in april 2024 de eerste onderzoeksresultaten over nieuwe manieren van werken, aan de hand van de BNW Index. We lichten vandaag een tipje van de sluier op. Zo geeft veertien procent van de kantoorhoudende organisaties die we spraken aan dat er interesse is voor een derde werkomgeving. Er is een duidelijke beweging zichtbaar naar nieuwe werkconcepten en –omgevingen.”

Toe aan vernieuwing

Die versnelling zagen deelnemers ook terug tijdens de presentatie van Marjan Visser van FMXXL en Joris Grotenhuis van WMD Drinkwater. Eerstgenoemde is een consultancybureau dat een integrale facilitering van een ‘werkgelukkige werkomgeving’ bij klanten realiseert en laatstgenoemde is een nutsbedrijf dat jaarlijks ruim 30 miljoen m³ drinkwater produceert en levert aan huishoudens en bedrijven in de provincie Drenthe. Grotenhuis vertelt over de visie van WMD Drinkwater: “We leveren schoon en veilig drinkwater tegen acceptabele kosten, voor iedereen in de provincie. We hebben 200.000 aansluitingen en 12 productiestations en ons kantoor staat in Assen. Niet iedereen werkt vanuit dit kantoor, we hebben namelijk operators en monteurs die door heel Drenthe werken.”

Ruwweg de helft van de medewerkers maakt gebruik van het kantoor in Assen. Die was toe aan een vernieuwing, begeleidt door FMXXL. Grotenhuis: “Zij pakten daar een mooie rol door het proces te sturen. We wilden een nieuw kantoor om strategische doelen te realiseren en te voldoen aan wet- en regelgeving zoals energielabel-eisen. Belangrijk vinden we dat we een werkomgeving hebben die hybride én activiteitgericht werken ondersteunt en gebruikers centraal stelt. Daarvoor willen we comfort, werkactiviteiten, beleving en duurzaamheid slim verbinden.”

Visser vertelt over hoe FMXXL dit proces begeleidde: “We zetten verschillende scenario's uiteen en kwamen tot een keuze voor een optimaal resultaat. Hier ging het onder andere om de duurzaamheidseisen waar we op in willen spelen en hoe dat passend wordt met het budget. We kwamen tot een solide basis voor het ontwerp.” Om tot een werkgelukkige werkomgeving te komen werd goed gekeken naar de kernwaarden van WMD: betrouwbaar, toekomstbestendig, klantgericht en oorspronkelijk. Een duidelijke identiteit volgens Grotenhuis: “Als je lokaal geworteld bent en een duidelijke missie hebt zoals wij, dan heb je veel aanknopingspunten voor je gebouw en werkomgeving.”

Rondleiding door Mr Green Boutique Offices in Zwolle

Afwegingen

We maken een sprong naar de realisatie van het gebouw en de gemaakte keuzes. Visser: “We zetten een duurzaamheidsmatrix op om alles af te wegen en een overzicht te krijgen van alle ideeën die er waren. Voorop stond het comfort, de verduurzaming van de energievoorziening, terugverdientijd en het werken binnen het budget. Ook hielp het ons om onderbouwde keuzes te maken.” Grotenhuis voegt toe: “Hierdoor kwamen we welke investeringen wenselijk waren. Vooraf dachten we bijvoorbeeld dat het vervangen van kozijnen een nobrainer was, maar andere zaken bleken belangrijker om onze doelen te halen.”

De nieuwe werkomgeving voelde voor WMD als een grote stap. Grotenhuis legt uit dat dit komt omdat zijn organisatie nog in de first workplace zat: “Het pand is lang niet veranderd en daardoor moesten medewerkers wennen. Ook het proces om deze overgang eenvoudiger te maken is door FMXXL begeleid. De grootste zet in de rug was de tijdelijke werkomgeving die we creëerden. Deze was open en anders, maar tijdelijk. Medewerkers kozen toen al wanneer ze bepaalde activiteiten deden. Toen zag je al een ander gebruik van ruimte(s).” Over het resultaat deelt Grotenhuis: “We gingen van energielabel D naar A++, naar een gasloos gebouw, binnen budget. Op het gebied van klimaatadaptatie vangen we regenwater op in de wadi voor het pand en we hergebruiken bestaand meubilair. Het is daarnaast een mooie open omgeving geworden met veel groen.”

Externe expertise en begeleiding

Om te leren van het succesverhaal van WMD waren deelnemers vanzelfsprekend op zoek naar tips. Die had Grotenhuis paraat: “Zorg voor externe expertise en begeleiding, met een mix van eigen personeel en externe experts. Stuur scherp op budget en maak een duidelijk Programma van Eisen. Een bouwteamvorm is aantrekkelijk voor nauwe samenwerkingen met je aannemers. En zorg ervoor dat je halverwege geen nieuwe dingen bedenkt.” En als hij één essentieel element mag noemen, dan is het: “Communicatie. Blijf met elkaar in gesprek, je kunt nooit te veel communiceren.”

Met Sam Verwaijen, oprichter van Mr. Green, gingen de deelnemers mee op rondleiding door het kantoor. Maar niet voordat hij de visie achter het concept en zijn ondernemersreis toelichtte. Hij nam deelnemers in sneltreinvaart langs zijn loopbaan, die hij startte als hovenier, op dat moment nog zonder verbinding met het kantoorleven. Maar toen zijn vader in 2005 plotseling overleed, nam hij de succesvolle trainingslocatie ‘Het Glazen Huis’ in Klarenbeek over en sloeg hij een andere weg in.

Aanbod en vraag

Verwaijen over de periode daarna: “Die locatie breidden we uit met een nieuw onderdeel voor evenementen en bijeenkomsten. Het leek ons voor de wind te gaan, maar toen bracht Covid-19 verandering op ons pad. Want de evenementenbranche kwam stil te liggen en ik daagde mezelf opnieuw uit.” Dit keer schuilde die uitdaging in de maatschappelijke opgave om zoveel mogelijk effectief gebruik te maken van kantoorvastgoed. “We hebben te maken met dertig procent leegstaande kantoor en tachtig procent overbodige kantoren. We creëerden met zijn allen een aanbod dat niet langer aansluit bij de vraag. Dat kan op allerlei vlakken veel beter en betaalbaarder.”

Hoewel de wereld volgens Verwaijen zes jaar geleden nog niet klaar was voor een kanteling, lijkt dat moment er nu wel te zijn. “We moeten op andere manieren naar kantoren kijken. Als we dat doen, dan kunnen we veel bereiken. Efficiëntie, duurzaamheid. En duurzaamheid hoeft niet per se duurder te zijn. Sterker nog, een schaalbare en plug & play-werkomgeving realiseren we op basis van pay per use. Dat betekent dat je in je membership alleen betaalt voor de kantoorruimte of de bureaus die je daadwerkelijk gebruikt. In het Zwolse kantoor waar we vandaag aanwezig zijn vind je bijvoorbeeld meeting-ruimtes, belkamers, het Mr. Green Café en de Boutique Gym.

Mr Green Offices, Zwolle, foto: MrGreen

Thuis voelen

De ruimtes van Mr Green moeten medewerkers niet alleen comfortabel laten voelen, maar ook productiever maken. Tegelijkertijd moet de organisatie die het membership afneemt, het gevoel hebben dat het ‘zijn’ kantoor is. “We willen dat je je thuis voelt in de ruimte en ervoor zorgen dat je het gevoel hebt volledig ontzorgd te zijn”, gaat Verwaijen verder. “Als je inlogt op je werkplek, dan is het jouw basisstation. En dan kun je aan de slag.”

Het type organisatie dat gebruikmaakt van de diensten van Mr Green omschrijft Verwaijen als ‘eigentijds’ en ‘ambitieus’: “Het zijn over het algemeen geen grote corporates die gebruikmaken van deze derde workplace, maar bijvoorbeeld wel consultancybureaus of innovatieve scale-ups van 20 tot 500 medewerkers. Het verlangt natuurlijk wel dat deze medewerkers de meerwaarde zien van deze werkomgeving en ze klaar zijn voor het nieuwe werken.” Voor Verwaijen is in ieder geval één ding duidelijk, namelijk dat deze mindsetverandering broodnodig is. “We kunnen het niet verkopen om Parisproof-gebouwen neer te zetten met 10% bezetting. We moeten echt beter leren omgaan met onze materialen en grondstoffen en daar hebben we oplossingen voor. Wij zetten in ieder geval alles op alles om het motto ‘Elke werkdag een feestje’ met onze vernieuwende werkomgevingen waar te maken.”

Wil je een van de events van Smart WorkPlace bijwonen en meer te weten komen over de onderwerpen die we behandelen? Bekijk de agenda en ontdek de jaaragenda 2024.

dinsdag 5 maart 2024permalink