Gezonde en gelukkige werknemers. Dat is het doel van iedere organisatie en een van de belangrijkste uitgangspunten in het ontwikkelen van de werkomgeving. Maar hoe neem je de wensen en eisen van medewerkers op een goede manier mee in het ontwerpproces?

In dit artikel beantwoord Eefke Winkelmolen, Projectleider/adviseur bij Hevo, deze vragen.

Goed gefaciliteerd werkomgeving

Mensen die zich goed voelen in de werkomgeving en goed gefaciliteerd worden zijn gezonder en productiever. In een gezonde werkomgeving staat de mens dus ook centraal. Alles is afgestemd op het werkproces en bevordert het contact tussen mensen. Daarbij komen ook factoren naar boven als het binnenklimaat, veiligheid, geluid, licht, uitzicht, maar ook planten, ruimten die uitnodigen om te bewegen, het kunnen kiezen uit verschillende soorten ruimten voor verschillende activiteiten, de inrichting van de ruimte en het materiaalgebruik. Dat zijn veel variabelen en vraagt om gedegen onderzoek in een vroegtijdig stadium om een optimale balans van deze variabelen te realiseren.

Denken buiten de kaders

De input van de werknemer is daarbij van cruciaal belang, immers zijn zij degene die de context kunnen scheppen rondom de manier van werken, de (gewenste) sfeer en gevoeligheden op de werkvloer en het reilen en zeilen van de organisatie. Alleen op welke manier haal je deze input op? Henry Ford zei ooit: If I had asked what people wanted, they would have said faster horses”. Daarmee wordt bedoeld dat de oplossing voor een probleem, ook buiten de denkkaders van de mens kan liggen. Dat roept de vraag op of men in staat is te herkennen (en te communiceren) wat hij of zij nodig heeft om gelukkig en gezond te werken?

Een gezonde werkomgeving: de tips

Het is de taak en verantwoordelijkheid van de huisvestingsadviseur grondig aandacht te besteden aan het definiëren van de opdracht en te achterhalen hoe gezondheid en werkgeluk gestimuleerd kunnen worden. Uiteindelijk betekent dat, dat een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve analyses uitgevoerd wordt, om te komen tot een programma van eisen dat daadwerkelijk aansluit bij de behoefte van de gebruiker. Om dat op een goede manier te doen vanuit HEVO enkele tips om daarmee om te gaan:

1.    Schep de juiste verwachtingen bij de gebruiker
Op de juiste manier een vraag stellen, doet al veel in het scheppen van verwachtingen. Door bijvoorbeeld te vragen welke werkzaamheden iemand/een afdeling heeft, krijgt de adviseur inzicht in noodzakelijke voorzieningen om deze activiteiten te ondersteunen en kan dit vertalen naar een ruimtelijke behoefte. De vraag welke ruimtes iemand nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen, schept de verwachting dat deze ruimtes er ook daadwerkelijk gaan komen. De vraag hoe vaak iemand vergadert, is anders, dan de vraag hoeveel vergaderruimtes er nodig zijn. Aandacht besteden aan het stellen van de juiste vraag is cruciaal.

2.    Scheid de hoofdzaken van de bijzaken
Als adviseur heb je meer informatie voorhanden dan de gemiddelde medewerker, bijvoorbeeld op het gebied van budgettering en de bijbehorende businesscase. In een vroegtijdig stadium wordt gedefinieerd wat het doel van de werkomgeving is. De adviseur dient in de input te kunnen filteren wat daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van het doel (must-haves) en welke aanvullende zaken het doel verrijken (nice-to-haves).

3.    Blijf kritisch en objectiveer
In het bevragen van de gebruiker komt het voor dat de wensen van de gebruiker worden opgehaald. Deze wensen kunnen zeer uiteenlopend zijn. Zo wil de een meer concentratiewerkplekken, terwijl de ander aangeeft meer behoefte te hebben aan ruimte voor ontspanning en spel. Of wil iemand een gezamenlijke lunchruimte, terwijl de ander de catering volledig weg zou halen. Men redeneert in zo’n geval veelal vanuit zijn eigen kader. Het is aan de adviseur om kritisch te blijven waarom en vanuit welk kader bepaalde antwoorden worden gegeven.

Door langer stil te staan bij de wensen en eisen die gebruiker heeft t.b.v. de werkomgeving, zijn we steeds beter in staat om werkomgevingen te realiseren die daadwerkelijk aansluiten bij de gebruiker.

woensdag 21 februari 2024permalink