Werken op kantoor is een hot topic, in deel 1 van deze tweedelige blog geeft Linda Mostert, Adviseur Gedrag en Verandering bij YNNO, haar tips om meer uit werken op kantoor te halen.

Na 2,5 jaar veel thuiswerken, lijkt het werk grotendeels weer teruggekeerd te zijn naar kantoor. Maar op veel plaatsen heerst nog het gevoel: ‘is dit het nu?’ Opvallend is momenteel het ongenoegen over het kantoor en legio voorbeelden van halflege kantoren, waar solistisch wordt gewerkt. En de mensen die wél aanwezig zijn, storen elkaar continu, met als resultaat dat men aan het einde van de dag vaak kapot is en het gevoel heeft amper iets te hebben bereikt. Vanuit mijn werk als gedrags- en veranderkundige hoor ik dit soort verhalen in hedendaagse werkvraagstukken helaas maar al te vaak. Mijn YNNO-collega’s en ik zetten ons dagelijks in om de wereld van werk beter te maken en daarom ben ik ervan overtuigd dat het anders kan.

Hoe? Daarvoor deel ik graag een aantal tips, waarbij ik put uit projectervaringen en wetenschappelijke gedragsinzichten, zoals de Self-Determination Theory over psychologische basisbehoeften en motivatie. Maar ook inzichten over huidige motivatoren in werk waar bijvoorbeeld McKinsey & Company onderzoeken over publiceert, de basisprincipes van systemisch kijken en kennis over het Psychologisch Contract.

In dit eerste deel van een tweeluik focus ik op tips met betrekking tot de drie psychologische basisbehoeften autonomie, competentie en verbondenheid. Deel II gaat dieper in op twee systemische basisprincipes: ordening en uitwisseling. Ik heb steeds onderscheid gemaakt tussen praktische tips voor jou als werknemer en voor jou als leidinggevende.

Vastgeroest of veranderbaar?

Ik hoor regelmatig: ‘Wij mensen zijn maar heel beperkt in staat tot verandering, daarom zitten we vast in onze gewoontes en (organisatie)cultuur’. Gewoontes en cultuur zijn niet meer dan een oplossing om complexiteit te reduceren en betekenis te geven. Als we iedere situatie vanaf het begin moeten analyseren zijn we (te) lang bezig. Dat betekent niet dat we nooit kunnen veranderen. We hebben wel degelijk het vermogen en de energie om te veranderen, mits de weg voor verandering is vrijgemaakt en we er motivatie voor hebben.

Het wetenschappelijk bewijs dat in de laatste 50 jaar is gevonden voor het belang van groei, autonomie en verbondenheid als belangrijkste motiverende basisbehoeften in ons werk is overweldigend. Zonder bevrediging van deze behoeften zijn we niet gemotiveerd om ons werk te doen en ook niet om mee te bewegen in veranderingen. Het is dan ook raadzaam om te achterhalen welke zorgen er zijn over de invulling van groei, autonomie en verbondenheid en welke legitiem zijn.

Tip 1: Houd rekening met nieuwe werkritmes

Autonomie is een motivator die we van twee kanten moeten belichten. De autonomie in de keuze van werkplek was voor kantoorwerkers de afgelopen jaren klein; we mochten niet naar kantoor. Op andere gebieden was die autonomie juist heel groot. Velen van ons richtten compleet onze eigen dag in. Het bleek zeer motiverend om bijvoorbeeld eindelijk ruimte te hebben om een paar keer per week te sporten, zelf de kinderen uit school te halen of de hond uit te laten. Maar je moet bewust zijn om hierop in te leveren wanneer je teruggaat naar kantoor. Je hebt dan wel weer de voordelen van elkaar fysiek ontmoeten, maar je zal als team of breder in de organisatie ook de nieuwe verschillende werkritmes op elkaar af moeten stemmen. Terwijl de zorg die vervolgens ontstaat over het verlies van onze autonomie misschien niet volledig legitiem is, lijkt dat wel zo omdat we inmiddels verwend zijn. We denken door de vrijheden van het thuiswerken bepaalde rechten te hebben verworven. De angst om te verliezen wat we hebben, weerhoudt ons ervan om open te staan voor iets nieuws.

Mijn tip voor jou als werknemer: Het helpt om je te realiseren dat verandering nodig is om van het onbevredigende gevoel rondom kantoorwerk af te komen. Helaas gaat geen enkele verandering zonder pijn of verlies. Bepaal echter welk verlies acceptabel is en neem het. Ga na wat de kosten en baten zijn, niet alleen voor jou maar ook voor het team en de organisatie als geheel. Reflecteer op je nieuwe werkritme en maak hier expliciete afspraken over met je team. Gebruik je agenda – die natuurlijk open staat voor collega’s – om het voor iedereen makkelijk te maken om dit ritme te onderhouden.

Mijn tip voor jou als leidinggevende: Luister naar de onderliggende laag van gemaakte bezwaren. Diep de zorgen over autonomie uit, die vaak als persoonlijke voorkeuren aan het licht komen. Bespreek individuele en teambelangen. Draag een oplossing aan voor legitieme zorgen. Maak bijvoorbeeld gebruik van buddy koppels om de extremen te mitigeren; de een heeft wellicht moeite met iets waar een ander juist heel sterk in is. Laat ruimte voor het team om elkaar te corrigeren en ontkracht bezwaren die geen standhouden, zodat het team tot collectieve afspraken komt.

Tip 2: Gebruik het kantoor als plek om te leren en ontwikkelen

We zoeken continu naar uitdaging en naar wat goed voor ons is. We zijn bereid energie te investeren in onze competentie en we hebben het nodig om gemotiveerd te blijven. En helaas is dit nu juist het punt waarop organisaties de afgelopen 2,5 jaar achterblijven: de ontwikkeling. En dan bedoel ik zowel de persoonlijke ontwikkeling als de organisatieontwikkeling.

Mijn tip voor jou als werknemer: Plan heel gericht afspraken in met collega’s om samen te reflecteren en te ontwikkelen en zet je agenda open voor hen zodat deze ontmoetingen makkelijker gepland kunnen worden. Heb je geen ervaring met zulke sessies? Online zijn goede voorbeelden te vinden van veelgebruikte Agile Scrum Retrospectives en brainstormtechnieken. Werp balletjes op in je team welke kansen je ziet om aan de ontwikkeling te werken. Neem niet zonder meer deel aan overleggen; draag bij aan een cultuur waarin je zonder emotie (tussentijds) kan afhaken voor overleggen die voor jou geen meerwaarde hebben.

Mijn tip voor jou als leidinggevende: Check of het voor jullie geldt dat de ontwikkeling achter blijft. Zijn er minder opleidingen gevolgd? Is het aantal patentaanvragen teruggelopen? Zijn mensen minder gemotiveerd? Zorg dan dat het kantoor contact, reflectie en het werken aan nieuwe initiatieven maximaal ondersteunt, met centraal gelegen creatieve en informele ruimtes en stimuleer dat er gebruik van gemaakt wordt. Vraag bij teamleden na of zij elkaar moeiteloos weten te vinden. Los problemen voor het team op die te maken hebben met inzicht in beschikbaarheid of collectieve afspraken over werkritmes die op elkaar aansluiten.

Tip 3: Omarm ongelijkheid in het team

De kans is aanwezig dat jij meer naar kantoor moet gaan dan je zelf nodig acht. Dat zal ik uitleggen. Onze basisbehoeften zijn terug te voeren op onze oorsprong als kuddedieren, die de verbinding met anderen in de kudde nodig hadden om te leren en te overleven. Net als andere diersoorten de mens altijd gewend samen te werken omdat het onze overlevingskansen vergrootte. Als een kudde olifanten vijf dagen in de week uiteengaat om alleen op de dinsdag en donderdag fysiek samen te werken, dan redden de zwakste dieren in de kudde het niet (Wawoe, 2021). Dat werkt in onze organisaties ook zo. Uit recente onderzoeken van o.a. McKinsey blijkt dat medewerkers op dit moment thema’s op verbinding prioriteren boven zaken als salaris. Waardering door leidinggevende en organisatie, werk-privé balans en het gevoel van een gedeelde identiteit staan bovenaan. Er wordt gezegd dat werkgevers hier nog niet goed op inspelen en dat daarom zo veel mensen om ons heen ontslag nemen.

Mijn tip voor jou als werknemer: Neem eens tijd om te reflecteren op jouw rol. Hoor je tot de zwakkeren in de kudde, laat je duidelijk horen. Behoor je tot de sterkeren, ga na wat anderen van jou nodig hebben en wees bereid om daaraan te voldoen. Reflecteer ook op de voor jou belangrijkste motivatoren in het werk en in hoeverre die worden ingevuld. Voel je je één met de identiteit van de organisatie? Zit je hier nog op je plek?

Mijn tip voor jou als leidinggevende: Ga niet af op de gemiddelde fysieke aanwezigheid die voor teamleden nodig is, maar kijk naar de spreiding en de extremen. De kwetsbare medewerkers moeten actief bij deze keuzes worden betrokken. Naast het insluiten van deze mensen, draagt het uitsluiten van anderen net zo bij aan de verbinding. Sluit mensen buiten die bijvoorbeeld niet meebeslissen over jullie manier van werken en het gebruik van het kantoor. Help het team om het werk centraal te stellen en te besluiten wat er nodig is om gestelde doelen te behalen. Laat teams zelf afspraken maken die ze onderling en vooral ook met andere teams nodig hebben om de binding op orde te brengen. Probeer experimenterend, met hun input, het werk en gebruik van kantoor te verbeteren. Investeer daarnaast in het gevoel van doelgerichtheid; de veelbesproken ‘purpose’ en de mate waarin jouw teamleden zich daarmee vereenzelvigen. Lukt het niet om medewerkers gemotiveerd te houden? Informeer dan altijd naar de vertrekredenen in een exitgesprek. Vaak krijg je daar volledige openheid en waardevolle informatie voor verbetering.

Tot zover mijn drie tips met betrekking tot autonomie, competentie en verbondenheid. Doe er je voordeel mee en laat me vooral weten of de tips geholpen hebben!

Volgende week volgt in deel II de overige drie tips die aansluiten op twee systemische basisprincipes en lees je of je echt anders naar kantoor kunt gaan zónder het gevoel te hebben: ‘is dit het nou?’.

Dit artikel is onderdeel van het recent uitgebrachte E-zine: Hybride werken & Vastgoed

donderdag 20 april 2023permalink