In drie stappen naar een future workspace

4 min

 

In drie stappen naar een future workspace

Hoe kom je tot je Future Workspace? In onderstaande blog bespreekt Eric de Wit, Manager Expert & Data bij Smart WorkPlace partner HEYDAY Facility Management, een stappenplan.

Als HEYDAY-consultant begeleid ik organisaties al jaren bij het ontwikkelen van een nieuwe huisvestingsvisie of het implementeren van een werkplekconcept op basis van Activiteit Gericht Werken (AGW). In feite zijn de vraagstukken waar we door de uitbraak van het coronavirus te maken hebben niet veel anders dan een AGW-traject. Het gaat, met de prominente positie van thuiswerken, alleen nog een stap verder. Om de werkomgeving van de toekomst te kunnen ontwikkelen, moet een organisatie écht keuzes maken.

Fase 1: Werkcultuur van de organisatie

De eerste stap voor het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept is, net als altijd, het achterhalen van de identiteit, missie, visie, doelstellingen en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Ook bij het ontwerpen van een post-corona werkomgeving is dit niet anders. Het is alleen wel iets lastiger om de juiste informatie boven water te krijgen. Je moet als organisatie namelijk een beeld gaan vormen van de toekomst die je nog niet scherp hebt én waarvan je niet weet wanneer dit actueel gaat worden. 

In deze eerste fase ga je nadenken over hoe jij de werkcultuur van jouw organisatie wilt vormgeven. Dit gaat verder dan de werkomgeving zelf: je kunt namelijk pas de werkomgeving van de toekomst ontwerpen als je weet hoe je binnen een organisatie met elkaar wilt samenwerken en op welke wijze je het kantoor dus wilt gaan gebruiken. Wanneer het kantoor voornamelijk een plek wordt waar werknemers elkaar gaan ontmoeten, betekent dit niet alleen iets voor de inrichting van het pand, maar ook voor je dienstverlening en ICT. Je kunt deze informatie naar boven halen door een strategische sessie te organiseren met het management en belangrijke stakeholders en het hier met elkaar over te hebben.

Fase 2: Wensen en behoeften van werknemers

Nadat je in kaart hebt gebracht hoe het hoger management naar de organisatie kijkt, is het tijd om de wensen en behoeften van de werknemers te achterhalen. Het afgelopen jaar hebben veel werknemers ontdekt wat zij belangrijk vinden. We signaleren op dit moment twee duidelijke richtingen.

Bij veruit de meeste organisaties geven medewerkers aan een deel van het werk (40% tot 50%) structureel vanuit huis te blijven doen. Hiernaast zien we de laatste weken echter ook de wens sterker worden om wél weer naar kantoor te gaan. Binnen HEYDAY doen we het onderzoek op twee manieren: we voeren eerst een enquête uit om een globaal beeld te krijgen en diepen dit verder uit door interviews te houden met vertegenwoordigers uit de organisatie. Het kan zijn dat er andere zaken uit naar voren komen dan in stap één de verwachting was. In dat geval moet je terug naar de tekentafel.

Fase 3: Business case en implementatie

Als vervolgstap verifiëren we de bevindingen uit deze onderzoeken en brengen we alle informatie samen tot een business case. Bij HEYDAY kiezen we ervoor om dit op basis van zes thema’s uit te werken: bricks, bytes, behaviour, balance, communication en hospitality. We diepen uit wat het uitgangspunt voor elk thema is en wat er nodig is om dit mogelijk te maken in de huidige werkomgeving. Het is hierbij onze aanpak om onze opdrachtgevers op basis van deze informatie te prikkelen om keuzes te maken. Wij kunnen namelijk niet voor een organisatie bepalen wat zij belangrijk vinden, maar we kunnen wel de juiste tools aanreiken om tot deze keuzes te komen.

Toekomst

Zoals ik hierboven al memoreerde is de toekomstige ideale werkomgeving nog ongewis. Het is daarom des te belangrijker om in brede context binnen de organisatie op te halen hoe medewerkers willen gaan werken, passend binnen de visie van de organisatie. De werkcultuur waarin medewerkers autonoom kunnen zijn en zelf keuzes kunnen maken lijkt een sleutel tot succes om bestaande medewerkers te binden, boeien en betrekken en om nieuw talent aan te trekken.

Als werkgever doe je er verstandig aan in te zetten op flexibiliteit om pieken op te vangen en telkens de hospitality op het juiste level te houden. Het inzetten van data om deze voorspelbaarheid te vergroten kan hier zeker bij helpen. Deze data is gewoon voor handen, maar wordt vaak niet gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het toegangscontrolesysteem. Naast het toegang verlenen aan medewerkers genereert dit systeem data die in te zetten is om trends te signaleren in aantallen bezoekers per dag. Met slimme keuzes kunnen we hier een goede prognose maken van het verwachte kantoorgebruik.

Delen:

Meer nieuws

De toekomst van contractbeheer met Grip Facility

De toekomst van contractbeheer met Grip Facility

donderdag 3 april

Grip facility presenteert tijdens de WorkPlace Xperience 2025 alles over hun nieuwe innovatie: Het Contract Dashboard. Meer ...

Lees meer

Waar innovatie en koffie samenkomen

Waar innovatie en koffie samenkomen

woensdag 2 april

In het hart van Amsterdam, heeft Rewire onlangs haar nieuwe kantoor geopend. En wat past beter bij een vooruitstrevende ...

Lees meer

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

woensdag 2 april

Solved is al sinds de eerste dag betrokken bij de WorkPlace Xperience. Van escaperooms en whitepapers tot unieke visuals ...

Lees meer

Mis het niet: Campus Day

Mis het niet: Campus Day

dinsdag 1 april

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de kansen ...

Lees meer

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

maandag 31 maart

In de praktijk van gebouwbeheer hebben professionals vaak moeite om de benodigde data te verzamelen en te begrijpen. De ...

Lees meer

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

vrijdag 28 maart

Woensdag 16 april neemt Cor de Vries van Canon je op de WorkPlace Xperience mee in de rol die video speelt bij het verbeteren ...

Lees meer

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

vrijdag 28 maart

Nieuw onderzoek van International Workplace Group toont aan dat 36% van de werknemers die hybride werken minder ziekteverlof ...

Lees meer

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

donderdag 27 maart

Op 15 en 16 april ontmoet je tijdens de WorkPlace Xperience in de Van Nelle Fabriek kennisleiders in alle belangrijke onderwerpen ...

Lees meer

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

donderdag 27 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

woensdag 26 maart

Hoe maakt draadloos opladen je werkplek slimmer? Zens staat ook dit jaar weer op de WorkPlace Xperience met de ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

dinsdag 25 maart

Woensdag 16 april neemt Japke-d. Bouma de 2e editie van de BNW Index in ontvangst. Aansluitend geeft Japke-d. een presentatie over ...

Lees meer

Is stress op werk goed?

Is stress op werk goed?

dinsdag 25 maart

Geert Kruijswijk, Eigenaar van Navigating Stress, spreekt vol enthousiasme over werkdruk, stress en prestatie. De onderwerpen ...

Lees meer

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

maandag 24 maart

Hybride werken: hoe organiseer je de juiste omgeving? Tijdens een inspirerende ochtend met HEVO op donderdag 1 mei ...

Lees meer

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

donderdag 20 maart

Welkom bij het officiële e-zine van De WorkPlace Xperience 2025! In deze editie lees je alles over de nieuwe thema's, ...

Lees meer

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

donderdag 20 maart

'De invloed van beleving en omgeving op het menselijk brein en haar gedrag' is de titel van de presentatie van Erik Scherder ...

Lees meer

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

woensdag 19 maart

Op het hoofdkantoor van de Volksbank in Utrecht genieten de medewerkers sinds kort van duurzaam, vers en gezond eten. De ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

<span>Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025</span>

Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025

dinsdag 18 maart

Ook dit jaar spelen vier designers een sleutelrol in het vormgeven van een unieke en inspirerende ervaring voor ...

Lees meer

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

dinsdag 18 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

Terug naar boven