In drie stappen naar een future workspace

4 min

 

In drie stappen naar een future workspace

Hoe kom je tot je Future Workspace? In onderstaande blog bespreekt Eric de Wit, Manager Expert & Data bij Smart WorkPlace partner HEYDAY Facility Management, een stappenplan.

Als HEYDAY-consultant begeleid ik organisaties al jaren bij het ontwikkelen van een nieuwe huisvestingsvisie of het implementeren van een werkplekconcept op basis van Activiteit Gericht Werken (AGW). In feite zijn de vraagstukken waar we door de uitbraak van het coronavirus te maken hebben niet veel anders dan een AGW-traject. Het gaat, met de prominente positie van thuiswerken, alleen nog een stap verder. Om de werkomgeving van de toekomst te kunnen ontwikkelen, moet een organisatie écht keuzes maken.

Fase 1: Werkcultuur van de organisatie

De eerste stap voor het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept is, net als altijd, het achterhalen van de identiteit, missie, visie, doelstellingen en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Ook bij het ontwerpen van een post-corona werkomgeving is dit niet anders. Het is alleen wel iets lastiger om de juiste informatie boven water te krijgen. Je moet als organisatie namelijk een beeld gaan vormen van de toekomst die je nog niet scherp hebt én waarvan je niet weet wanneer dit actueel gaat worden. 

In deze eerste fase ga je nadenken over hoe jij de werkcultuur van jouw organisatie wilt vormgeven. Dit gaat verder dan de werkomgeving zelf: je kunt namelijk pas de werkomgeving van de toekomst ontwerpen als je weet hoe je binnen een organisatie met elkaar wilt samenwerken en op welke wijze je het kantoor dus wilt gaan gebruiken. Wanneer het kantoor voornamelijk een plek wordt waar werknemers elkaar gaan ontmoeten, betekent dit niet alleen iets voor de inrichting van het pand, maar ook voor je dienstverlening en ICT. Je kunt deze informatie naar boven halen door een strategische sessie te organiseren met het management en belangrijke stakeholders en het hier met elkaar over te hebben.

Fase 2: Wensen en behoeften van werknemers

Nadat je in kaart hebt gebracht hoe het hoger management naar de organisatie kijkt, is het tijd om de wensen en behoeften van de werknemers te achterhalen. Het afgelopen jaar hebben veel werknemers ontdekt wat zij belangrijk vinden. We signaleren op dit moment twee duidelijke richtingen.

Bij veruit de meeste organisaties geven medewerkers aan een deel van het werk (40% tot 50%) structureel vanuit huis te blijven doen. Hiernaast zien we de laatste weken echter ook de wens sterker worden om wél weer naar kantoor te gaan. Binnen HEYDAY doen we het onderzoek op twee manieren: we voeren eerst een enquête uit om een globaal beeld te krijgen en diepen dit verder uit door interviews te houden met vertegenwoordigers uit de organisatie. Het kan zijn dat er andere zaken uit naar voren komen dan in stap één de verwachting was. In dat geval moet je terug naar de tekentafel.

Fase 3: Business case en implementatie

Als vervolgstap verifiëren we de bevindingen uit deze onderzoeken en brengen we alle informatie samen tot een business case. Bij HEYDAY kiezen we ervoor om dit op basis van zes thema’s uit te werken: bricks, bytes, behaviour, balance, communication en hospitality. We diepen uit wat het uitgangspunt voor elk thema is en wat er nodig is om dit mogelijk te maken in de huidige werkomgeving. Het is hierbij onze aanpak om onze opdrachtgevers op basis van deze informatie te prikkelen om keuzes te maken. Wij kunnen namelijk niet voor een organisatie bepalen wat zij belangrijk vinden, maar we kunnen wel de juiste tools aanreiken om tot deze keuzes te komen.

Toekomst

Zoals ik hierboven al memoreerde is de toekomstige ideale werkomgeving nog ongewis. Het is daarom des te belangrijker om in brede context binnen de organisatie op te halen hoe medewerkers willen gaan werken, passend binnen de visie van de organisatie. De werkcultuur waarin medewerkers autonoom kunnen zijn en zelf keuzes kunnen maken lijkt een sleutel tot succes om bestaande medewerkers te binden, boeien en betrekken en om nieuw talent aan te trekken.

Als werkgever doe je er verstandig aan in te zetten op flexibiliteit om pieken op te vangen en telkens de hospitality op het juiste level te houden. Het inzetten van data om deze voorspelbaarheid te vergroten kan hier zeker bij helpen. Deze data is gewoon voor handen, maar wordt vaak niet gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het toegangscontrolesysteem. Naast het toegang verlenen aan medewerkers genereert dit systeem data die in te zetten is om trends te signaleren in aantallen bezoekers per dag. Met slimme keuzes kunnen we hier een goede prognose maken van het verwachte kantoorgebruik.

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven