De workplace manager is elke dag druk bezig met het verbeteren van de werkomgeving en de facilitaire dienstverlening. Toch moet hij ook nadenken over de lange termijn, aldus Smart WorkPlace partner HEYDAY.

Sarah Blonk, business development consultant bij HEYDAY Facility Management, schreef daarom onderstaande blog.

Elke dag ben je druk bezig met het verbeteren van de werkomgeving en zorgen dat de facilitaire dienstverlening op rolletjes draait. De dagen, weken, maanden vliegen voorbij, maar ben je je ervan bewust dat 2021 alweer richting het einde loopt? Hoog tijd om niet alleen maar over de dagelijkse gang van zaken na te denken, maar ook over de lange termijn. Haal dat strategisch facilitair plan weer van de plank en bepaal de koers voor 2022.

In dit blog helpen we je met het verbeteren van je plannen door inzicht te geven in aspecten die écht niet mogen ontbreken. Zodat je komend jaar nog meer waarde toevoegt en de beste (werk)omgeving voor medewerkers én gasten creëert.

1. Inventariseer de tevredenheid

Om de koers voor komend jaar (en de jaren daarna) te bepalen, moet je eerst weten hoe de organisatie er nu voorstaat. Maak een 0-meting en ondervraag stakeholders. Hoe ervaren ze de dienstverlening op dit moment? Waar hebben ze behoefte aan? En wat bepaalt precies hun tevredenheid?

Zonder dit inzicht kom je nooit tot de juiste invulling van alle belangrijke facilitaire voorzieningen zodat medewerkers het primaire proces optimaal kunnen uitvoeren. Anticipeer je plan op deze inzichten. Je bent er immers voor hen, niet voor jezelf. Hoe zorg jij dat je pijnpunten oplost? Neem de reis van medewerkers en gasten als uitgangspunt.

Als je de facilitaire voorzieningen inricht op basis van de wensen en behoeften van medewerkers en klanten, dan voeg je waarde toe en lever je een bijdrage aan de strategische doelen van de organisatie.

2. Match strategische en facilitaire doelstellingen

Heb jij als doel om het gebouw zo duurzaam mogelijk te maken? Maar is het speerpunt van het bedrijf om de gelukkigste en gezondste medewerkers te hebben? Dit hoeft elkaar niet te bijten, maar het is wel van belang dat je dezelfde prioriteiten stelt.

De strategische doelstellingen vormen altijd de basis van je plan. Je bent er immers om het primaire proces zo optimaal mogelijk de ondersteunen. Maak een doorvertaling van de strategische doelstellingen naar facility management. Verdiep je — voordat je je eigen doelen concreet maakt — hier dus in.

Zoek vanuit daar naar manieren om bij te dragen aan deze visie en missie én je eigen doelstellingen te halen. Zo draag je met behulp van facilitaire dienstverlening bij aan het behalen van de strategische doelstellingen van jouw organisatie.

3. Bepaal de context

Een strategisch facilitair plan is niet strategisch als het geen toekomstvisie bevat. Waar wil je als organisatie naartoe bewegen? Wat is voor jullie die stip aan de horizon? Wanneer je dat scherp hebt, kun je daar ook je plan op afstemmen. Kijk daarbij niet alleen naar jezelf, maar houd oog voor veranderingen in de markt — die gaan namelijk razendsnel. Breng die veranderingen en ontwikkelingen in kaart om een compleet beeld te schetsen.

Kijk waar de markt naartoe beweegt en welke trends een rol gaan spelen en bepaal hoe en of dit past in jouw plan. Meegaan in bepaalde trends is namelijk niet relevant als het niet aansluit bij de visie van de organisatie. Het maken van keuzes is hierin essentieel.

De context schetsen is noodzakelijk om je facilitaire proces daarop aan te kunnen passen en stappen vooruit te zetten. Zonder inzicht in de wensen van stakeholders, de (strategische) doelstellingen en de context kun je geen plan opstellen dat de organisatie ook daadwerkelijk vooruit brengt en bijdraagt aan de groei.

4. Wees concreet

Niemand heeft baat bij onduidelijke, vage plannen. Nadat je de huidige situatie in kaart hebt gebracht, scherp hebt waar de organisatie voor staat, waar behoefte aan is en waar je met z’n allen naar toe wil, is het tijd om het ook concreet te maken.

Bekijk per bedrijfsonderdeel welke veranderingen noodzakelijk zijn om de doelstellingen te behalen, welke KPI’s hier bij horen en plan het vervolgens uit in de tijd.

Een veelvoorkomende valkuil is hierbij dat veel managers vooral kijken naar quick wins, terwijl juist de langetermijnoplossing vaak een hoger rendement oplevert. Ja, dit vraagt in het begin om een grotere investering, maar het resultaat is uiteindelijk ook groter. Misschien niet morgen, maar wel over een aantal maanden.

Denk bijvoorbeeld aan het meten van de bezettingsgraad op kantoor voordat je met vernieuwende werkplekconcepten aan de slag gaat of innovaties implementeert.

5. Zie je plan als een continu proces

Het strategisch facilitair plan dat je op papier zet, is niet in steen gebeiteld. Het is geen statisch document dat vastligt. Formuleer niet alleen doelen voor één of meerdere jaren, maar ook per maand en kwartaal. Evalueer tussentijds om ervoor te zorgen dat het facilitair plan blijft aansluiten bij de doelstellingen, organisatie en stakeholders.

De markt verandert namelijk, zoals eerder gezegd, razendsnel. Denk daarom ook niet dat je er bent wanneer er een plan op tafel ligt. Dit is slechts een uitgangspunt, de invulling volgt gaandeweg. De strategische doelstellingen zijn daarbij je kompas.

maandag 18 oktober 2021permalink