Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

5 min

 

Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs.

Intussen is er een jaar om sinds de pandemie uitbrak. De vaccinatiecampagne is volop aan de gang en de terugkeer naar de normaliteit lonkt. Daarom zoeken bedrijven minder naar coronabestendige kantooroplossingen en richten ze hun aandacht op de toekomst van hun werkplekken. Medewerkers willen graag een deel van de tijd blijven thuiswerken. Om hieraan tegemoet te komen, verdiepen bedrijven zich in de ‘hybride werkplek’ en hoe ze zich het best kunnen voorbereiden op de veranderende werkomgeving.

Een hybride werkplek is een werkplek die medewerkers de mogelijkheid biedt om hun taken zowel in het bedrijf als op afstand te verrichten. Hoelang en wanneer het personeel op afstand werkt in plaats van op kantoor, varieert naargelang het bedrijf en de medewerker. Maar zo’n verschuiving kan de ruimtebehoeften van bedrijven ingrijpend veranderen, zeker als medewerkers vooral vanuit satellietkantoren werken in plaats van het hoofdkantoor. Bepalen hoeveel ruimte nodig is, ligt voor de hand. Een andere uitdaging is de vraag welk type ruimte medewerkers de beste beleving biedt als ze naar kantoor komen, zodat ze optimaal kunnen presteren.

Ruimtebeheer in een hybride kantoor

Veel bedrijven zijn door de pandemie tot het inzicht gekomen dat medewerkers zich thuis doorgaans net zo goed, zo niet beter, op hun taken kunnen concentreren als op kantoor. Dat neemt natuurlijk niet weg dat persoonlijke interactie beter is voor bepaalde vormen van samenwerking en sociale omgang, zeker bij nieuwe collega’s die zich nog moeten inwerken. Daarom gaan veel bedrijven ervan uit dat ze in de toekomst aanzienlijk meer vergaderzalen, ontmoetingslokalen en andere samenwerkings- of flexibele ruimtes zullen inrichten om tegemoet te komen aan nieuwe manieren van werken.1

Maar zelfs als bedrijven het kantoor als een spil voor samenwerking inrichten, weten ze helemaal niet zeker hoeveel lokalen van elk type ze moeten uitrusten. Bovendien weten ze niet hoe intensief de medewerkers die ruimtes zullen gebruiken en in welke mate hun behoefte daaraan is veranderd door de anderhalvemetersamenleving. Theorieën bedenken over de toekomst van het kantoor is niet de beste manier om deze kwesties aan te pakken. Het is beter om technologie in te zetten waarmee ruimtebeheerders precies kunnen volgen hoe hun ruimte werkelijk wordt gebruikt en die hen voortdurend in staat stelt om optimaal in te spelen op het veranderende kantoorgebruik.

Naast de mogelijkheid tot samenwerken, onderscheiden hybride kantoren zich doorgaans ook door hun flexibele zitplaatsen of flexplekken. Het is mogelijk om deze verschuiving van vaste naar tijdelijke zitplaatsen te beheren met reserveringen of de plekken via een in- en uitchecksysteem toe te wijzen wanneer de medewerker zich aanmeldt. Flexibele werkconcepten bestaan al langer, maar veel organisaties voeren ze nu pas in. Daarom moeten ze krachtige reserveringssystemen en idealiter zelfs sensoren installeren om ze goed te laten functioneren. Onderzoek heeft uitgewezen dat een goed georganiseerde, flexibele aanpak de perceptie van de werkplek en de prestaties aanzienlijk kan verbeteren. Maar ook dat veel bedrijven er nog niet voldoende werk van hebben gemaakt.2

De beleving van medewerkers op een hybride werkplek

Werkplekbeheerders willen niet alleen lokalen optimaal inrichten en voor voldoende ruimte zorgen. Ze streven er ook naar om een omgeving te scheppen waarin de medewerker centraal staat. Om van het kantoor een aantrekkelijke en veilige werkplek te maken, rusten bedrijven de ruimte uit met nieuwe voorzieningen die de beleving van de medewerkers verbeteren.

Daarom kiezen veel bedrijven onder meer voor werkplekapplicaties waarmee de gebruikers van gebouwen zitplaatsen kunnen reserveren en collega’s vinden. Ze bieden ook de optie om diensten, schoonmaak en onderhoud aan te vragen, naast het oproepen van gegevens over de binnenluchtkwaliteit in de ruimte. De apps maken het mogelijk om informatie te delen en processen te stroomlijnen. Hierdoor ervaren medewerkers de werkplek aangenamer en werken ze productiever. Ze geven de medewerkers ook een groter gevoel van controle bij de terugkeer naar het kantoor. Met de opkomst van het hybride kantoor zullen deze oplossingen ongetwijfeld nieuwe functies krijgen om medewerkers op afstand en in het bedrijf beter met elkaar te verbinden.

Waarom investeert u nu het best in werkplektechnologieën?

Investeren in kantoortechnologie in een tijd dat we minder personeel op de werkplek verwachten, gaat misschien tegen alle logica in. Waarom geld uitgeven om een ruimte te monitoren waarvan slechts de helft van uw medewerkers zal gebruikmaken? Maar ruimtebeheerders die willen weten in welke mate ze hun huurcontract kunnen terugschroeven of aanpassen en manieren zoeken om hun ruimte optimaal opnieuw in te inrichten, hechten veel belang aan deze gegevens. Ook voor bedrijven die willen inzetten op flexibiliteit en de beleving van de medewerkers betekenen technologieën die reserveringen stroomlijnen, het welzijn bevorderen en medewerkers helpen om te gaan met de complexiteit van het hybride kantoor, misschien het verschil tussen een vlotte terugkeer naar het werk en chaos. Trends volgen die voorspellen hoe een ‘typische’ terugkeer naar kantoor zou kunnen zijn, is misschien verleidelijk. Maar beslissingen nemen op basis van uw eigen gebruiksgegevens is volgens ons de sleutel tot succes. Net zoals het effect van thuiswerken varieert naargelang de bedrijfsactiviteit en de demografische groep, zal3 de terugkeer naar kantoor voor elk bedrijf anders verlopen.

Noten

  1. Kane et al. (2/10/2021). “Redesigning the Post-Pandemic Workplace” MIT Sloan Management Review, Geraadpleegd via https://sloanreview.mit.edu/article/redesigning-the-post-pandemic-workplace/
  2. Gensler Research Institute (2020). “U.S. Workplace Survey 2020”. Geraadpleegd via https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys
  3. Cushman & Wakefield (2020). “The Future of Workplace: how will COVID-19 and data shape the new workplace ecosystem?”. Geraadpleegd via https://www.cushmanwakefield.com/en/insights/covid-19/the-future-of-workplace

 Nicole Weygandt, Ph.D. is Hoofd Strategische Ontwikkeling bij Spacewell.

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven