Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

5 min

 

Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs.

Intussen is er een jaar om sinds de pandemie uitbrak. De vaccinatiecampagne is volop aan de gang en de terugkeer naar de normaliteit lonkt. Daarom zoeken bedrijven minder naar coronabestendige kantooroplossingen en richten ze hun aandacht op de toekomst van hun werkplekken. Medewerkers willen graag een deel van de tijd blijven thuiswerken. Om hieraan tegemoet te komen, verdiepen bedrijven zich in de ‘hybride werkplek’ en hoe ze zich het best kunnen voorbereiden op de veranderende werkomgeving.

Een hybride werkplek is een werkplek die medewerkers de mogelijkheid biedt om hun taken zowel in het bedrijf als op afstand te verrichten. Hoelang en wanneer het personeel op afstand werkt in plaats van op kantoor, varieert naargelang het bedrijf en de medewerker. Maar zo’n verschuiving kan de ruimtebehoeften van bedrijven ingrijpend veranderen, zeker als medewerkers vooral vanuit satellietkantoren werken in plaats van het hoofdkantoor. Bepalen hoeveel ruimte nodig is, ligt voor de hand. Een andere uitdaging is de vraag welk type ruimte medewerkers de beste beleving biedt als ze naar kantoor komen, zodat ze optimaal kunnen presteren.

Ruimtebeheer in een hybride kantoor

Veel bedrijven zijn door de pandemie tot het inzicht gekomen dat medewerkers zich thuis doorgaans net zo goed, zo niet beter, op hun taken kunnen concentreren als op kantoor. Dat neemt natuurlijk niet weg dat persoonlijke interactie beter is voor bepaalde vormen van samenwerking en sociale omgang, zeker bij nieuwe collega’s die zich nog moeten inwerken. Daarom gaan veel bedrijven ervan uit dat ze in de toekomst aanzienlijk meer vergaderzalen, ontmoetingslokalen en andere samenwerkings- of flexibele ruimtes zullen inrichten om tegemoet te komen aan nieuwe manieren van werken.1

Maar zelfs als bedrijven het kantoor als een spil voor samenwerking inrichten, weten ze helemaal niet zeker hoeveel lokalen van elk type ze moeten uitrusten. Bovendien weten ze niet hoe intensief de medewerkers die ruimtes zullen gebruiken en in welke mate hun behoefte daaraan is veranderd door de anderhalvemetersamenleving. Theorieën bedenken over de toekomst van het kantoor is niet de beste manier om deze kwesties aan te pakken. Het is beter om technologie in te zetten waarmee ruimtebeheerders precies kunnen volgen hoe hun ruimte werkelijk wordt gebruikt en die hen voortdurend in staat stelt om optimaal in te spelen op het veranderende kantoorgebruik.

Naast de mogelijkheid tot samenwerken, onderscheiden hybride kantoren zich doorgaans ook door hun flexibele zitplaatsen of flexplekken. Het is mogelijk om deze verschuiving van vaste naar tijdelijke zitplaatsen te beheren met reserveringen of de plekken via een in- en uitchecksysteem toe te wijzen wanneer de medewerker zich aanmeldt. Flexibele werkconcepten bestaan al langer, maar veel organisaties voeren ze nu pas in. Daarom moeten ze krachtige reserveringssystemen en idealiter zelfs sensoren installeren om ze goed te laten functioneren. Onderzoek heeft uitgewezen dat een goed georganiseerde, flexibele aanpak de perceptie van de werkplek en de prestaties aanzienlijk kan verbeteren. Maar ook dat veel bedrijven er nog niet voldoende werk van hebben gemaakt.2

De beleving van medewerkers op een hybride werkplek

Werkplekbeheerders willen niet alleen lokalen optimaal inrichten en voor voldoende ruimte zorgen. Ze streven er ook naar om een omgeving te scheppen waarin de medewerker centraal staat. Om van het kantoor een aantrekkelijke en veilige werkplek te maken, rusten bedrijven de ruimte uit met nieuwe voorzieningen die de beleving van de medewerkers verbeteren.

Daarom kiezen veel bedrijven onder meer voor werkplekapplicaties waarmee de gebruikers van gebouwen zitplaatsen kunnen reserveren en collega’s vinden. Ze bieden ook de optie om diensten, schoonmaak en onderhoud aan te vragen, naast het oproepen van gegevens over de binnenluchtkwaliteit in de ruimte. De apps maken het mogelijk om informatie te delen en processen te stroomlijnen. Hierdoor ervaren medewerkers de werkplek aangenamer en werken ze productiever. Ze geven de medewerkers ook een groter gevoel van controle bij de terugkeer naar het kantoor. Met de opkomst van het hybride kantoor zullen deze oplossingen ongetwijfeld nieuwe functies krijgen om medewerkers op afstand en in het bedrijf beter met elkaar te verbinden.

Waarom investeert u nu het best in werkplektechnologieën?

Investeren in kantoortechnologie in een tijd dat we minder personeel op de werkplek verwachten, gaat misschien tegen alle logica in. Waarom geld uitgeven om een ruimte te monitoren waarvan slechts de helft van uw medewerkers zal gebruikmaken? Maar ruimtebeheerders die willen weten in welke mate ze hun huurcontract kunnen terugschroeven of aanpassen en manieren zoeken om hun ruimte optimaal opnieuw in te inrichten, hechten veel belang aan deze gegevens. Ook voor bedrijven die willen inzetten op flexibiliteit en de beleving van de medewerkers betekenen technologieën die reserveringen stroomlijnen, het welzijn bevorderen en medewerkers helpen om te gaan met de complexiteit van het hybride kantoor, misschien het verschil tussen een vlotte terugkeer naar het werk en chaos. Trends volgen die voorspellen hoe een ‘typische’ terugkeer naar kantoor zou kunnen zijn, is misschien verleidelijk. Maar beslissingen nemen op basis van uw eigen gebruiksgegevens is volgens ons de sleutel tot succes. Net zoals het effect van thuiswerken varieert naargelang de bedrijfsactiviteit en de demografische groep, zal3 de terugkeer naar kantoor voor elk bedrijf anders verlopen.

Noten

  1. Kane et al. (2/10/2021). “Redesigning the Post-Pandemic Workplace” MIT Sloan Management Review, Geraadpleegd via https://sloanreview.mit.edu/article/redesigning-the-post-pandemic-workplace/
  2. Gensler Research Institute (2020). “U.S. Workplace Survey 2020”. Geraadpleegd via https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys
  3. Cushman & Wakefield (2020). “The Future of Workplace: how will COVID-19 and data shape the new workplace ecosystem?”. Geraadpleegd via https://www.cushmanwakefield.com/en/insights/covid-19/the-future-of-workplace

 Nicole Weygandt, Ph.D. is Hoofd Strategische Ontwikkeling bij Spacewell.

Delen:

Meer nieuws

Waar innovatie en koffie samenkomen

Waar innovatie en koffie samenkomen

woensdag 2 april

In het hart van Amsterdam, heeft Rewire onlangs haar nieuwe kantoor geopend. En wat past beter bij een vooruitstrevende ...

Lees meer

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

woensdag 2 april

Solved is al sinds de eerste dag betrokken bij de WorkPlace Xperience. Van escaperooms en whitepapers tot unieke visuals ...

Lees meer

Mis het niet: Campus Day

Mis het niet: Campus Day

dinsdag 1 april

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de kansen ...

Lees meer

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

maandag 31 maart

In de praktijk van gebouwbeheer hebben professionals vaak moeite om de benodigde data te verzamelen en te begrijpen. De ...

Lees meer

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

vrijdag 28 maart

Woensdag 16 april neemt Cor de Vries van Canon je op de WorkPlace Xperience mee in de rol die video speelt bij het verbeteren ...

Lees meer

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

vrijdag 28 maart

Nieuw onderzoek van International Workplace Group toont aan dat 36% van de werknemers die hybride werken minder ziekteverlof ...

Lees meer

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

donderdag 27 maart

Op 15 en 16 april ontmoet je tijdens de WorkPlace Xperience in de Van Nelle Fabriek kennisleiders in alle belangrijke onderwerpen ...

Lees meer

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

donderdag 27 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

woensdag 26 maart

Hoe maakt draadloos opladen je werkplek slimmer? Zens staat ook dit jaar weer op de WorkPlace Xperience met de ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

dinsdag 25 maart

Woensdag 16 april neemt Japke-d. Bouma de 2e editie van de BNW Index in ontvangst. Aansluitend geeft Japke-d. een presentatie over ...

Lees meer

Is stress op werk goed?

Is stress op werk goed?

dinsdag 25 maart

Geert Kruijswijk, Eigenaar van Navigating Stress, spreekt vol enthousiasme over werkdruk, stress en prestatie. De onderwerpen ...

Lees meer

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

maandag 24 maart

Hybride werken: hoe organiseer je de juiste omgeving? Tijdens een inspirerende ochtend met HEVO op donderdag 1 mei ...

Lees meer

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

donderdag 20 maart

Welkom bij het officiële e-zine van De WorkPlace Xperience 2025! In deze editie lees je alles over de nieuwe thema's, ...

Lees meer

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

donderdag 20 maart

'De invloed van beleving en omgeving op het menselijk brein en haar gedrag' is de titel van de presentatie van Erik Scherder ...

Lees meer

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

woensdag 19 maart

Op het hoofdkantoor van de Volksbank in Utrecht genieten de medewerkers sinds kort van duurzaam, vers en gezond eten. De ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

<span>Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025</span>

Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025

dinsdag 18 maart

Ook dit jaar spelen vier designers een sleutelrol in het vormgeven van een unieke en inspirerende ervaring voor ...

Lees meer

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

dinsdag 18 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

maandag 17 maart

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

Terug naar boven