Een grote crisis betekent niet het einde van het kantoor. Wel moeten werkplekken verbeterd worden ingericht. Dat betoogt Hans Smid van Smart WorkPlace partner Schneider Electric.

In de afgelopen maanden is de manier van kijken naar een kantoor ingrijpend veranderd. In tijden van lockdown werkt iedereen zo veel mogelijk thuis. En naarmate lockdown-beperkingen worden opgeheven, keren medewerkers mondjesmaat terug naar de werkplek.

Open kantoren en flexplekken zijn niet meer modern en hip, en kunnen zelfs riskant zijn. Een vroeger efficiënt ingerichte ruimte waar mensen dicht op elkaar zitten is niet meer wenselijk en goede luchtstroom is niet alleen positief voor de productiviteit, het is zelfs essentieel om gezond te blijven.

Werkgevers hebben veel belangrijke zaken te regelen, voordat ze werknemers weer kunnen verwelkomen in hun gebouwen. De nadruk op de verantwoordelijkheid die een werkgever heeft voor het welzijn van de werknemers is groter geworden. Veiligheid en gezondheid worden op alle mogelijke manieren gewaarborgd. Dit omvat het ontwikkelen van werkplekstrategieën die voldoen aan de landelijke eisen, het mogelijk maken van voldoende afstand tijdens het werken en het effectief en blijvend communiceren van nieuws en updates met werknemers.

Hoewel veiligheid op dit moment de hoogste prioriteit heeft, mogen organisaties ook het welzijn, de productiviteit en de ontwikkeling van hun medewerkers niet uit het oog verliezen. Vroeger vertrouwden HR-professionals op mondeling overleg, een praatje bij de koffie en het lopen van een rondje door het pand. Ik weet niet of u recent een rondje door het pand hebt gelopen, maar dit is echt heel anders dan een jaar geleden. Ook sociale interactie en het even blijven praten is echt anders geworden.

Nu zal steeds meer slimme gebouwtechnologie, van sensoren tot software, een cruciale rol spelen bij het creëren van een veilige en overzichtelijke werkomgeving voor alle medewerkers. We zijn niet meer de hele week op kantoor om zelf te zien en te voelen wat er gebeurt op locatie, en dat zal ook niet meer gaan gebeuren.

Met behulp van moderne technologie, die het bewaken en controleren mogelijk maakt van bezetting, comfort, en energieverbruik kunnen HR-directeuren en managementteams kantoren effectief, veilig en duurzaam maken en tegelijkertijd de gezondheid, het geluk en de productiviteit van werknemers verbeteren.1

Versterking van communicatie en connectiviteit

Veel mensen maken zich zorgen over het reizen naar - en werken in -kantooromgevingen. Uit diverse onderzoeken blijkt dat mensen niet meer vijf dagen in de week op kantoor willen zitten. Het aanpassen van de werktijden, zodat je niet tijdens de spits in een bomvolle trein komt te zitten wordt nog belangrijker. Het is duidelijk dat werkplekken slimmer en flexibeler moeten worden om in te spelen op de nieuwe realiteit.

Een cruciaal stukje van de puzzel wordt echter vaak genegeerd. Een bedrijf kan alle beschikbare gezondheids- en veiligheidsstrategieën toepassen, maar zonder effectieve communicatie lopen ze het risico genegeerd of verkeerd begrepen te worden. Hierdoor kunnen werknemers na verloop van tijd hun vertrouwen en motivatie verliezen.

Hoe vaak zien we wel niet de voorbeelden dat beleid – of de uitleg hiervan – leidt tot tegenstellingen, tot discussie en onbegrip, terwijl wensen en eisen op hoofdlijnen volledig in overeenstemming zijn met elkaar.

Werknemers hebben duidelijke uitleg nodig over hoe een bedrijf hun fysieke en mentale gezondheid gaat ondersteunen. Elk van deze adviezen of instructies zal verschillen, afhankelijk van een groot aantal factoren – van thuislocatie, woon-werkroute, fysieke gesteldheid tot rol en verantwoordelijkheid en zelfs werkplekindeling.

Om de communicatie met medewerkers te verbeteren en directe toegang tot werkplekinformatie te bieden, wenden bedrijven zich steeds meer tot volledig aanpasbare, mobiele applicaties. Dergelijke apps, gekoppeld aan gebouwtechnologie, kunnen automatische en persoonlijke updates naar werknemers sturen over… ja, eigenlijk alles!

Van beschikbaarheid van parkeerplaatsen, tot werkplek aanpassingen, dichtbevolkte werkzones, vergaderruimteboekingen, een plek in het bedrijfsrestaurant, comfortcontrole en meer. Allemaal op één platform. Bovendien krijgen beheerders en HR-afdelingen de mogelijkheid om direct feedback te krijgen over strategieën, gebruik en services om de besluitvorming aanzienlijk te verbeteren.

Hoe om te gaan met gewenste flexibiliteit en personeel

De terugkeer naar het werk zal waarschijnlijk impact op de kantooromgeving hebben, waarbij flexibele werkuren vaker voorkomen. Minder mensen zullen reizen op piekmomenten om daarmee de verspreidingskans van infecties te verminderen.

Vrijwel alle vooraanstaande bedrijven, waaronder ook Schneider Electric hebben al grootschalige flexibele werkregelingen aangekondigd.

Sommige zelfverklaarde goeroes roepen dat dit het einde van het traditionele kantoor is. In het licht van de impact van gebouwen op het milieu, met minder vervuiling en minder energieverbruik door minder woon-werkverkeer is dit geen gekke gedachte.

Toch is dit niet de juiste richting. Er is onderzoek dat suggereert dat werken op afstand niet voor iedereen geschikt is – volgens een enquête van de Society for Human Resources heeft 71% van ons moeite om zich aan te passen aan werken op afstand, 65% zegt dat het handhaven van het moreel en enthousiasme van de medewerkers een uitdaging is geweest, en meer dan een derde heeft problemen met de veranderende bedrijfscultuur.

Er zijn duidelijk positieve en negatieve aspecten aan beide kanten van het argument, waarbij de eigen unieke omstandigheden de beste manier van handelen bepalen. Wat voorop staat is een hoge mate van flexibiliteit, een persoonlijke aanpak en snel kunnen handelen.

Moderne digitale kantoorbeheersystemen bieden HR-afdelingen de mogelijkheid om zowel in realtime als op de langere termijn het gebruik van alle soorten werkruimtes te begrijpen. Hiermee kan onder meer worden gewerkt aan: het verbeteren van het comfort, verhoging van de productiviteit, verlaging van kosten van facilitaire diensten.

Het creëren van veilige zones, het markeren van lege bureaus, het verbeteren van de doorloop en het updaten van aantallen mensen die binnen zijn, wordt allemaal automatisch en onmiddellijk doorgegeven aan beheerders in het kantoor. Hiermee kan veiligheid, comfort en efficiëntie worden gegarandeerd. Er kan perfect inzicht gegeven worden in personeel en capaciteit in gebouwen. En dit zelfs zonder micromanagement, vrijgeven van persoonlijke informatie of rigide beleidsregels.

Een verbeterde plek bij terugkomst

We gaan een nieuw tijdperk in waarbinnen data, automatisering en verbonden technologie een fundamentele rol zullen spelen, niet meer alleen in productie en IT, maar ook in personeelsbeheer, betrokkenheid, veiligheid en ontwikkeling.

Data gecombineerd met de nieuwste technologie vormen de sleutel tot een succesvoller toekomst. We moeten een slimmere werkplek creeren waarin technologie ons helpt om keuzes te maken over kantoorbezetting.

Moderne kantoorbeheertechnologie kan ervoor zorgen dat de sociale afstand wordt gehandhaafd, o.a. door de juiste toegangscontrole op basis van capaciteit in het pand. Het zou een automatisme moeten zijn dat werknemers zich op de juiste manier in aangewezen zones bevinden (waardoor verlichting / verwarming enz. kan worden uitgeschakeld of verminderd in gebieden die niet worden gebruikt).

Technologie kan de beste looproutes bepalen om onnodig contact tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat deze worden gebruikt zoals gepland. Niet gebruikte bureaus kunnen worden gemarkeerd en schoongemaakt zodra ze gebruikt zijn, terwijl frisse lucht wordt aangevoerd tijdens de vereiste uren of wanneer het niveau in specifieke gebieden onder een bepaald punt zakt. Even cruciaal is dat slimme kantoortechnologie effectieve communicatie binnen het gebouw mogelijk maakt.

Het creëren van een gezonde, aangename werkomgeving en een comfortabele en productieve werkplek wordt steeds meer gewaardeerd door medewerkers. Als we minder op kantoor zijn willen we de momenten op kantoor juist extra goed kunnen gebruiken. Dit is het moment om onze werkplekken opnieuw verbeterd in te richten. Door flexibeler en veerkrachtiger gebruik te maken van slimme, verbonden technologie.

Onmisbare technologie voor een duurzame toekomst.

Noot

1. Voor meer informatie hierover, lees het artikel ‘Aandachtspunten voor kantoren bij een lage bezettingsgraad’ van Thijs Wichers en Geeke Pouw.

Hans Smid en Thijs Wichers van Schneider Electric verzorgen op 22 oktober een presentatie over ‘Technologie voor een gezond en duurzaam gebouw’ tijdens het webinar ‘Reboarding naar een gezonde werkomgeving’ dat Smart WorkPlace en Smart WorkPlace partner Spacewell organiseren. Deelname is gratis. Inschrijven voor het webinar kan hier.

donderdag 15 oktober 2020permalink