Welke elementen kunnen we anders doen om onze kantooromgeving beter en slimmer in te richten en te gebruiken? Daarover schreef Pim Bressers van Smart WorkPlace partner HEVO onderstaande blog.

De coronacrisis, we zitten er allemaal nog middenin. Langzaam maar zeker worden door de overheid de lockdown-maatregelen voorzichtig versoepeld en wordt een beroep gedaan op onze eigen verantwoordelijkheid. Steeds meer moeten we onszelf bewust worden van het nieuwe, tijdelijke, normaal waarbij de 1,5 m-maatregelen leidend zijn. Een paar weken terug schreef ik een artikel om met behulp van een vijftal quick wins het kantoor weer geschikt te maken voor deze 1,5-maatschappij en weer op een verantwoorde manier medewerkers te kunnen ontvangen.

Iedere crisis levert, behalve vele negatieve bijwerkingen, ook leerpunten op, zo ook deze. In dit artikel wil ik u dan ook meenemen in de ‘lessons learned’ naar aanleiding van de coronacrisis. Wat zijn nou de elementen die we anders kunnen gaan doen om onze kantooromgeving beter en slimmer in te richten en te gebruiken? Aan de hand van een aantal concrete thema’s geef ik inzicht in de ontwikkelingen waarvan de verwachting is dat deze worden versterkt door de huidige situatie. 

Gezondheid

Zelden is gezondheid op de werkvloer zo’n belangrijk thema geweest als nu. Behalve de nu actuele maatschappelijke wens en noodzaak om het coronavirus onder controle te krijgen zijn we onszelf namelijk ook veel bewuster geworden van de verschillende gezondheidsaspecten. We stellen ons daarbij nu, veelal terecht, de vraag ‘Hoe gezond is mijn kantoor eigenlijk?’.

Ventilatie en binnenklimaat

Ventilatie, ventilatie, ventilatie! Het is een veelgehoorde roep om ook de kans op coronabesmetting op de werkvloer te verkleinen. Daarbij zorgt ventilatie voor een prettiger binnenklimaat, wat het welzijn, het comfort en de productiviteit van je medewerkers vergroot.
De huidige situatie is dan ook bij uitstek een goed moment om het ventilatiesysteem van je kantooromgeving eens te bekijken; hoe werkt het (ventilatie)systeem eigenlijk? Komt er voldoende frisse lucht binnen? Is er sprake van recirculatie tussen verschillende ruimten? Dat laatste is op dit moment vanwege de verspreiding van het virus namelijk niet gewenst. Andere onderdelen die bekeken kunnen worden zijn onder andere het COâ‚‚-gehalte, de luchtvochtigheid en de temperatuur.
Geef (facilitaire) medewerkers ook direct inzicht in het binnenklimaat. Er zijn tal van gemakkelijk te installeren smart-office oplossingen die actueel inzicht kunnen geven in de verschillende elementen van het binnenklimaat van de verschillende kantoorruimten. Hierdoor kunnen medewerkers direct zien hoe het gesteld is met het binnenklimaat en kunnen facilitaire medewerkers monitoren hoe het binnenklimaat zich ontwikkelt door de dag en worden pijnpunten zichtbaar. Met deze daadwerkelijke meetgegevens kan vervolgens het gesprek aangegaan worden met de verantwoordelijke voor de ventilatiesystemen, ofwel de gebouweigenaar.
Ook planten kunnen helpen bij het zuiveren van de lucht en worden daarnaast door medewerkers als prettig ervaren.

Gezonde, tevreden medewerkers

Ook beweging en voeding zijn belangrijke onderwerpen om je medewerkers gezond en tevreden te houden en zich prettig te laten voelen op de werkvloer.
Zijn er mogelijkheden voor medewerkers om te bewegen? Niet ieder kantoor zal de ruimte en wens hebben om een fitnessruimte in te richten of een tafeltennistafel te faciliteren, maar het voorzien in zit-/sta-bureaus of bijvoorbeeld ‘bureau hometrainers’ geeft medewerkers in ieder geval de mogelijkheid om gedurende de dag van houding te wisselen en wat aan beweging te doen. Dit heeft een positief effect op de gezondheid van je medewerkers.
Welke voeding bied ik aan binnen mijn kantoor? Wellicht zijn er mogelijkheden om meer gezonde alternatieven aan te bieden aan je medewerkers of bijvoorbeeld het (gratis) verstrekken van fruit. Uiteindelijk is dit er allemaal op gericht om op zoveel mogelijk vlakken te werken aan de gezondheid van je medewerkers zodat zij zich goed voelen.

Hygiënische materialen

Het ene materiaal is gemakkelijker te reinigen dan het andere materiaal. De huidige coronasituatie heeft ons erg bewust gemaakt van het gevaar van besmetting via oppervlaktes. Het kiezen voor materialen die gemakkelijker te reinigen zijn lijkt dan ook een hele logische. Bij het uitzoeken van nieuw meubilair kan het dan ook verstandig zijn om de mate van hygiënische reiniging mee te laten spelen.
Behalve vanuit de maatschappelijke noodzaak betaalt iedere investering in gezondheid zichzelf uiteindelijk terug in goed werkgeverschap en een verhoogde productiviteit onder medewerkers.

Thuiswerken versus werken op kantoor

Er zal blijvend een andere balans ontstaan tussen thuiswerken en werken op kantoor. De vraag ‘waarom ga ik naar kantoor’ zal in de toekomst vaker gesteld worden. Wat we nu tijdens het massaal thuiswerken waarschijnlijk het meest missen zijn de sociale interactie en de fysieke bijeenkomsten die het kantoor faciliteert. In de toekomst zal dit dan ook de rol zijn die het beste past bij een kantooromgeving; een ontmoetingsplek waar fysiek gebrainstormd, overlegd en samengewerkt kan worden. Waarbij een deel van deze vergaderingen ook digitaal bijgewoond kan worden. Hiervoor is het van belang dat de ontmoetingsruimten over de juiste audiovisuele middelen beschikken zodat deelnemen op afstand gemakkelijk en zonder technische belemmeringen mogelijk is.
Het individuele bureauwerk zullen we in toenemende mate doen in ons eigen ‘thuiskantoor’. Mits dit voldoende is uitgerust zijn er namelijk weinig redenen om dit type werk binnen een vaste kantooromgeving uit te voeren.
Zorg dat je dit als werkgever faciliteert. Ter overbrugging tussen fysieke ontmoeting blijft een bepaald aantal werkplekken natuurlijk benodigd. Maar voorzie ook vooral in de behoefte tot ontmoeting, sociale interactie en samenwerking in verschillende typen ruimten die ook voldoende ruim zijn opgezet.
Arbotechnisch lijkt het daarbij niet onverstandig om mogelijk medewerkers ook tegemoet te komen in het creëren van een goede thuiswerkplek. Hoewel de mogelijkheden hiertoe natuurlijk erg bedrijfsspecifiek zijn, voorkomt een goede werkplek thuis ook gezondheidsklachten op de langere termijn.

Maak het kantoor slim

Het ‘smart office’-concept, een trend die al langer speelde, lijkt een grote vlucht te gaan nemen door de huidige coronasituatie. Een slimme kantooromgeving biedt zowel de werkgever als de werknemer namelijk inzicht in het kantoor. Zoals reeds beschreven bij ‘gezondheid’, zijn er tal van gemakkelijk te installeren toepassingen die inzicht geven in allerlei elementen van de kantooromgeving, zoals het binnenklimaat. Maar wanneer medewerkers minder frequent naar kantoor komen en het aantal werkplekken daardoor ook omlaag kan is het wel van belang dat een medewerker weet of er een werkplek beschikbaar is op het moment dat hij besluit wel naar kantoor te komen. Een smart office-toepassing kan, naast het binnenklimaat, de mogelijkheid bieden om inzicht te geven in de beschikbaarheid van werkplekken, het reserveren van werkplekken, beschikbaarheid van ontmoetingsruimten, parkeerplaatsen etc. Daarbij kunnen medewerkers door middel van een app bijvoorbeeld ook beoordelen hoe tevreden ze zijn over de werkplek of ruimte die ze gebruikt hebben.
Allerlei gegevens die, AVG-verantwoord, gebruikt kunnen worden door bijvoorbeeld facility managers om bezetting en benutting te monitoren en ook blijvend op zoek te gaan naar het verhogen van de medewerkerstevredenheid.
Daarnaast kunnen slimme kantooroplossingen ons ook helpen om contact met bepaalde elementen binnen het kantoor te verminderen. Er zijn namelijk reeds tal van mogelijkheden om ‘touchless’ te printen, koffie te pakken of de lift te bedienen. Wat, met corona in het achterhoofd, de kans op besmettingen ook in de toekomst sterk verkleint.

Pandemie-bestendig kantoor; flexibiliteit

Alle eerder geschreven ontwikkelingen versterken de gezondheid van onze medewerkers en zorgen ervoor dat we, letterlijk, slimmer omgaan met onze kantoren. Echter, we kunnen er ook voor zorgen dat onze kantoorinrichting en lay-out standaard wat meer ‘pandemie-bestendig’ is. Onze huidige kantoorruimten zijn op dit moment totaal niet ingericht voor de 1,5 m-maatschappij, dit maakt dat we momenteel erg snel met elkaar op zoek zijn naar allerlei oplossingen om dit toch te faciliteren. Bij een toekomstig kantoorontwerp kun je, behalve naast het toepassen van bovenstaande thema’s, door middel van flexibiliteit en een ruime opzet er voor zorgen dat je kantoor vrij snel weer operationeel kan zijn. Binnen een kantoor waarvan de opzet wat ruimer is kan ook gemakkelijker geschoven worden met meubilair wanneer er in de toekomst weer eens sprake is van een vergelijkbare pandemie. Een hogere mate van flexibiliteit in het type meubilair alsook de aansluitingen versterkt dit effect en maakt dat je een adaptief kantoor hebt dat in zekere zin kan meebewegen met de situatie.

De huidige coronacrisis gaat bepaalde dingen in ons dagelijks leven veranderen, dat lijkt wel zeker. Wat het precieze effect gaat zijn blijft onzeker totdat we over een paar jaar kunnen terugblikken. Maar een vergrote focus op gezondheid en op een slimme manier omgaan met onze kantoren lijkt mij in de regel sowieso niet onverstandig. Ik verwacht zeker niet dat kantoorhoudende organisaties nu massaal hun kantooromgeving gaan omgooien en zou dat ook niet adviseren.
Bekijk de thema’s die ik beschreven heb en haal er voor nu uit waar je zelf (gemakkelijk) iets mee kunt, grote investeringen en veranderingen passen beter op een natuurlijk moment.

vrijdag 15 mei 2020permalink