Hoe blijf je tijdens de coronacrisis een ‘gelukkige’ medewerker? Daarover schreef Renske van der Heide, Happy Workplace Evangelist bij Smart WorkPlace partner TOPdesk, onderstaand blog.

De voornaamste uitdaging bij het werken tijdens het coronavirus is om fysiek én mentaal gezond te blijven. We moeten allemaal een beetje extra ons best doen om nu ‘gelukkige’ medewerkers te kunnen zijn.

Je ziet dat de eerste twee weken medewerkers vooral bezig waren met het inrichten van een prettige werkplek. Studenten die graag wilden blijven werken brachten bureaustoelen, monitoren en andere kantoormiddelen rondt. En iedereen werd met online instructies geholpen bij het instellen van de werkplek. Het is prettig om een soort scheiding te houden tussen werk- en relaxomgeving als dat mogelijk is. Daarnaast is het ook verstandig om zoveel mogelijk een vast ritme aan te houden en een routine op te bouwen. Je werk-privé balans is waarschijnlijk helemaal ontregelt en vraagt om een nieuwe structuur. Je kunt bijvoorbeeld de ‘werkdag’ beginnen en eindigen met een wandeling, om toch het gevoel van verplaatsen te simuleren.

Vergeet ook niet gezond te blijven eten en voldoende te drinken. Wij hebben een lunch challenge in het leven geroepen omdat we merkten dat veel mensen ‘even snel’ achter de laptop lunchten of het zelfs helemaal vergaten. En onze catering heeft recepten voor lekkere lunchgerechten rondgestuurd. Tot slot is ook voldoende bewegen een belangrijk aandachtpunt. Ik probeer zelf met behulp van mijn stappenteller erop te letten dat ik iedere dag 10.000 stappen zet. Ik wandel bijvoorbeeld even tussen twee afspraken in of tijdens een telefoongesprek. Zo’n walk & talk meeting geeft letterlijk en figuurlijk een andere dynamiek aan een gesprek! 

Naast deze fysieke uitdagingen zijn er minstens zoveel mentale uitdagingen. Je moet er rekening mee houden dat bij iedereen het basis stressniveau door de onzekere en onbekende situatie net iets hoger ligt dan normaal. Daarnaast zijn online afspraken ook net wat vermoeiender omdat je je beter moet focussen en naar een beeldscherm kijkt. Helemaal niet gek dus, dat je je net wat sneller moe of futloos voelt dan anders. Het is dan ook belangrijk om tussendoor voldoende rustmomenten in te lassen om je energieniveau op pijl te houden. Even tien minuten mediteren kan ook erg goed helpen. Ik weet dat een collega een hangmat heeft opgehangen in haar kamer om het makkelijker te maken om tussendoor even een paar minuten te ontspannen. Ik gebruik de wandelingen om even mijn hoofd leeg te maken. Ook ben ik begonnen met het bijhouden van een dagboek. Het helpt me om gedachten van me af te schrijven en dan kan ik later nog eens teruglezen hoe ik deze situatie ervaren heb. Erover praten met een collega, een vriend of familielid kan ook verlichtend werken. Zorg er in elk geval voor dat je teamleider op de hoogte is van jouw persoonlijke situatie zodat hij/zij met je mee kan denken. En andersom is het voor teamleiders nu zaak om net wat vaker te vragen aan je teamleden hoe het met ze gaat. 

Het meest uitdagend is op dit moment het (gebrek aan) sociaal contact. We missen onze vrienden, familie en collega’s. We missen het ‘samen leuke dingen doen’. Pizza eten of naar de kroeg kan opeens niet meer. Gelukkig zijn er veel leuke creatieve alternatieven mogelijk: een online pubquiz of andere game, tegelijk dezelfde film kijken, samen wandelen met gepaste afstand en natuurlijk online borrelen. Ook op je werk moet je gezelligheid bewuster opzoeken en lol maken moet je gaan plannen. Online vergaderingen zijn immers vaak efficiënter en zakelijker. Plan daarom ook met collega’s informele koffiemomentjes of borrels in. Een collega heeft zelfs een tool ontwikkeld die je iedere dag aan een willekeurige collega koppelt om toevallige ontmoetingen bij het koffieapparaat te stimuleren. En iedere twee weken komen al onze medewerkers van alle kantoren virtueel bij elkaar om informatie uit te wisselen en samen successen te vieren. In het volgende blog zal ik wat meer ingaan over communicatie en met elkaar in contact blijven op het werk. 

Voor ouders (van jonge kinderen) kan de huidige situatie extra belastend kan zijn. Mijn ervaring is dat organisaties en collega’s het over het algemeen veel begrip hebben voor ouders. Het maakt het voor collega’s inzichtelijker als je in je agenda aangeeft wanneer je beperkt of niet beschikbaar bent. En je kunt eventueel je out-of-office reply aanzetten wanneer je je kinderen aan het helpen bent met schoolwerk en het beantwoorden van mail wat langer kan duren. Maar het allerbelangrijkste is misschien nog wel dat ouders zelf leren accepteren dat ze op dit moment nou eenmaal minder productief kunnen zijn. Je hebt nou eenmaal wat minder tijd en bent sneller afgeleid. Kortom, leg de lat voor jezelf wat lager en communiceer dat duidelijk met anderen.

Ook mensen die helemaal alleen zijn hebben het soms extra lastig en zij kunnen zich erg eenzaam voelen. Voor hun is het extra belangrijk om sociaal contact te blijven opzoeken. Kleine momenten kunnen al helpen: een praatje over de schutting met de buurman of even naar de bakker op de hoek. Ken je iemand die nu alleen thuis zit? Bel of app dan een keertje extra om te vragen hoe het gaat en te laten weten dat je aan hem/haar denkt.

Voor onze klanten draait alles zo veel mogelijk gewoon door. Aangezien we een SaaS-oplossing bieden, kunnen klanten nog steeds gebruik maken van onze software. Wijzigingen met een wat hoger risico of mogelijk grotere impact laten we nu liever achterwegen, om eventuele extra werkzaamheden bij onze klanten te voorkomen. Ook alle support en consultancy diensten draaien vanuit huis zo veel mogelijk door. Training en instructie wordt nu online aangeboden. Onze collega’s in Amerika en Canada waren al veel meer gewend aan online sales en consultancy, dus zij hebben binnen no-time onze Nederlandse medewerkers kunnen voorzien van de nodige tips & tricks. Voor veiligheidsregio’s en onze klanten in de zorgsector bieden we nu aanvullende diensten om hun zoveel mogelijk te kunnen helpen en ontlasten. Het voelt goed om een kleine, bescheiden bijdrage te kunnen leveren in de gezamenlijke strijd tegen het coronavirus. 

In deze bijzondere periode hebben we gezamenlijk de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat we fysiek en mentaal gezond blijven. De stafafdelingen spelen hierin een cruciale rol en hebben het thuiswerken mogelijk gemaakt. Zij zorgen ervoor dat alles zo goed mogelijk door blijft draaien, zoals je ook in hun blog kunt lezen. Nog meer dan voorheen vormen alle stafafdelingen één geheel en zetten zij zich samen in om hun collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen.  

maandag 4 mei 2020permalink