Welke tools heb je bij FM anno 2019 en hoe werken ze samen? Ondermeer daarover schreef Nienke Best van TOPdesk, deelnemer aan de Round Table ‘Van FMIS naar FMBIM’ van Smart WorkPlace onderstaande blog.

Dankzij ontwikkelingen als Internet of Things en Smart Building Solutions ontstaan er steeds meer tools in het FM-landschap. Maar welke tools kun je waarvoor gebruiken? En heb je met al die tools je FMIS nog wel nodig? Lees in dit blog welke tools je werk vandaag de dag ondersteunen, hoe de tools met elkaar samenwerken in het facilitaire ecosystemen en waar dit systeem staat in het geheel.

FMIS

Laten we beginnen bij je Facilitair Management Informatie Systeem, in het kort ook wel FMIS genoemd. Je FMIS ondersteunt je dagelijkse operatie. Van een klant die een kapot koffiezetapparaat meldt, tot de leverancier die hem komt repareren en de facilitaire servicedesk die de afdeling op de hoogte houdt van de voortgang. In dit systeem zie je precies wat er moet gebeuren, wanneer een taak opgepakt moet worden, wie er aan de slag moet en welke kosten erbij komen kijken.

Je dagelijkse operatie ondersteun je zelden alleen met je FMIS. Je gebruikt veel meer systemen in je facilitaire landschap. Ontdek hoe deze tools je proces ondersteunen en met elkaar samenwerken.

BIM-tool

Een Building Information Modelling-tool gebruik je vanaf de designfase van een gebouw. In je BIM staat heel je gebouw getekend: een digitale representatie van het gebouw zelf. Je ziet welke ruimtes het gebouw heeft en de details van de ruimte. Deze informatie is relevant om in je FMIS te hebben, zodra je het gebouw in gebruik neemt.

Heb je al eens van FMBIM gehoord? Lees in dit artikel hoe het Van Gogh Museum de eerste stap heeft gezet van FMIS naar FMBIM.

Bestelportalen

Kantoorartikelen bestel je doorgaans in het bestelportaal van je leverancier. Veel leveranciers hebben een eigen bestelportaal, maar je klanten bestellen hun zaken bij jou, al dan niet via je Facilitair Management Informatie Systeem. Door het bestelportaal te koppelen aan dit systeem, blijf je eenvoudig op de hoogte van de voortgang van je bestelling.

MJOP-tool

Uit je meerjarenonderhoudsplanning-tool (MJOP) komt een jaarplan met onderhoudstaken. Het gevolg? In je FMIS heb je zicht op je operationele planning, wat er daadwerkelijk gedaan is aan onderhoud, en de gemaakte kosten. Het overzicht van storingsmeldingen en onderhoudstaken is belangrijke input voor de begroting van het volgende jaar.

TIP: Lees in dit artikel hoe je in zes stappen van reactief naar proactief onderhoud gaat 

Exchange (Outlook)

In Exchange (Outlook) plannen je klanten vergaderingen en kunnen ze een ruimte reserveren. Deze informatie wil je terugzien in je FMIS. Waarom? Via je FMIS bestel je extra’s zoals een lunch, of je vraagt of de opstelling van de ruimte gewijzigd kan worden.

Internet of Things

Via Internet of Things-oplossingen meldt niet je klant, maar het systeem een storing. En in sommige gevallen lost niet je leverancier, maar het apparaat zelf de melding op. Denk aan een klimaatinstallatie die zichzelf opnieuw opstart bij een storing. Deze storingen zie je in je FMIS, waar je de voortgang kunt volgen.

Sensoring

Smart Building Solutions maken gebruik van sensor-oplossingen. Wat doen sensoren? Een sensor geeft je accurate informatie over bijvoorbeeld een specifieke locatie. Je ziet wie zich waar in het gebouw bevindt, wat samenwerken met collega’s makkelijker maakt. En met sensors in vergaderruimtes zijn no shows verleden tijd: de ruimte wordt weer vrijgegeven als er niemand komt opdagen.

Neem je de ruimte wel in gebruik? Dan is ook je FMIS hiervan op de hoogte. In je FMIS kun je koffie, lunch of een beamer reserveren voor tijdens de vergadering.

Belang van een FMIS

Zoals je hierboven kunt lezen, staat je FMIS in verbinding met een heleboel systemen. Door de systemen goed op elkaar af te stemmen, krijg je meer grip op je dienstverlening. Bijkomend voordeel? Jij houdt meer tijd over om je te focussen op waar je goed in bent: je klanten blij maken!

Meer weten?

Wil jij meer informatie over hoe FM-tools met elkaar samenwerken en hiervan de voordelen benutten? Ik help je graag verder! Mail naar: n.best@topdesk.com en ik neem snel contact met je op.

Nienke Best (zittend tweede van rechts) is Product Manager & Team leader facilities expert group bij TOPdesk.

dinsdag 30 april 2019permalink