Een goede aanbestedingsvraag bepaalt grotendeels het succes van een ICT-project, maar kan ook een heel lastige opgave zijn. Daarom organiseerde Smart WorkPlace partner NLdigital een ICT Markttoets voor het RVB.

Bedrijven werden tijdens deze ICT Markttoets gevraagd mee te denken over de aanbestedingsvraag voor een nieuw onderhoudsmanagementsysteem. Deze ICT Markttoets vond plaats op 26 november jl. Zeventien marktpartijen discussieerden een middag lang over een aantal inhoudelijke aspecten van de aanbesteding. Bestaan er standaard software en/of geïntegreerde softwareoplossingen voor de gevraagde functionaliteit? Hoe kan het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) het beheer hiervan het beste uitbesteden? En op welke manieren kan de software gefaseerd ingevoerd worden?

Discussiëren over de vragen

In groepsdiscussies spraken de aanwezigen in wisselende samenstelling over deze vraagstukken. De uitkomst? De gevraagde functionaliteit kan in principe door middel van standaardsoftware ingericht worden. Het is voor de bedrijven een bekende functionaliteit, die al bij verschillende klanten is ingezet. De omvang van de portefeuille van het RVB, maakt de aanbestedingsvraag wel bijzonder. Het voornemen van het Rijksvastgoedbedrijf om één geïntegreerd systeem aan te schaffen voor zowel de vastgoedportefeuille als buitenruimte roept ook vragen op. Deze vraag van het RVB zou nog nader uitgewerkt moeten worden.
Naast het inrichten van de processen is datakwaliteit een belangrijke KPI voor een succesvolle implementatie, geven de aanwezigen aan. Tot slot adviseren de bedrijven het RVB om bij de aanbesteding heldere kaders mee te geven over het beheer van de software: Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel van het beheer van de oplossing en wie draagt welke risico’s.

Hoe nu verder?

De ICT Markttoets heeft het Rijksvastgoedbedrijf waardevolle informatie gebracht waarmee de aanbesteding verder kan worden vormgegeven. Het RVB-team constateert dat de scope breder is dan alleen het inrichten van een softwareoplossing. Het gaat hier om een veranderopgave voor de organisatie die niet onderschat moet worden. Naar aanleiding van de resultaten van deze ICT Markttoets gaat het Rijksvastgoedbedrijf nu aan de slag met een aantal in deze ICT Markttoets aangestipte onderwerpen.

De ICT Markttoets

Door voorafgaand aan een aanbestedingstraject de ICT Markttoets uit te voeren betrek je als (overheids)organisatie de markt in een vroegtijdig stadium bij de plannen. Zo krijg je een antwoord op de vraag: ‘hoe vraag ik wat ik nodig heb?’. Dit levert een advies op van de markt over de haalbaarheid, kansen en risico’s van een project en draagt daardoor bij aan een succesvolle uitvoering van het ICT‑project. De ICT Markttoets is ontwikkeld in samenwerking met de ministeries van BZK en EZ. Meer weten over de ICT Markttoets? Klik dan hier.

dinsdag 18 februari 2020permalink