Het percentage gemeentemedewerkers dat thuis wil blijven werken stijgt. Dat is een van de belangrijkste uitkomsten van een onderzoek dat Smart WorkPlace partner HEVO hield onder ruim 1000 medewerkers.

Wat zijn de ervaringen van medewerkers van een gemeentelijke organisatie aangaande het thuiswerken tijdens de coronacrisis en wat zijn de verwachtingen over het 'nieuwe' hybride werken na de coronacrisis? Dat onderzocht Kim Vermeulen van HEVO. De enquêtes zijn uitgezet in het najaar van 2020 en in het eerste kwartaal van 2021. Uiteindelijk waren er ruim 1.000 respondenten.

Kim gaat per vraag in op de voornaamste uitkomsten, maar vertelt eerst over de voorgeschiedenis. “We zien dat de coronacrisis een enorme impact heeft op de kantoorhuisvesting en op hoe men tegen de rol van kantoor aankijkt in het mogelijk maken van werk. We hebben de enquêtes uitgezet om meer informatie te krijgen hoe de rol van kantoorhuisvesting in de toekomst gaat veranderen,. Door dat op twee momenten te doen, hopen we trends en ontwikkelingen te zien en in hoeverre die in de loop van de tijd veranderen.”

Vervolgens gaat Kim in op de antwoorden op de verschillende vragen.

Vraag 1: wat gaat verrassend goed bij het thuiswerken/werken op afstand tijdens de coronacrisis?

“Wat meteen opvalt bij de respons van 2021 is dat het percentage ‘Geconcentreerd, productief en efficiënt werken’ flink omhoog is gegaan: van circa 30 naar bijna 50 procent. We vermoeden dat dat mede komt omdat medewerkers een betere modus hebben gevonden om thuis te kunnen werken. En omdat ze daar in de loop van de tijd ook beter in ondersteund worden door de werkgever. De afgelopen periode is er ook veel onderzoek gedaan naar de impact van corona op thuiswerken en naar hoe organisaties medewerkers daarbij kunnen ondersteunen. Dat vertaalde zich in technologische ondersteuning, maar ook naar afspraken rond verwachtingen en het beleid op dat punt.

Wat een moeilijk punt blijft, is ‘Het om kunnen gaan met de vrijheid je eigen werk in te delen. De balans kunnen vinden tussen privé en werk.’ Dat scoort met iets meer dan 20 procent – slechts een paar procent hoger dan bij de eerste enquête – nog steeds niet hoog. Uit de interviews die we aanvullend op de enquêtes hebben gehouden komt naar voren dat mensen het gevoel hebben steeds ‘aan’ te staan. En dat ze daardoor nog steeds vaak zoekende zijn naar de balans. Zelf denk ik dat het veel te maken heeft met de afspraken die je met elkaar maakt. Bijvoorbeeld door af te spreken dat je op bepaalde momenten niet bereikbaar bent, zodat je op die tijdstippen in ieder geval niet door collega’s wordt gestoord en zo iets meer rekening houdt met elkaar. Ik heb echter nog niet gehoord dat organisaties op dit punt bezig zijn met maatregelen om die balans beter te krijgen.

Bij ‘Digitaal werken/vergaderen en samenwerken’ geeft 30 procent aan dat het ‘Verrassend goed’ gaat. Een percentage vergelijkbaar met de eerste enquête. Echter, tegelijkertijd geven de respondenten in de interviews aan dat er bij brainstormen behoefte is om fysiek bij elkaar te zitten. Natuurlijk zijn er ook manieren om digitaal te brainstormen, maar ze twijfelen aan de effectiviteit daarvan. Ze zien dat bij digitaal brainstormen bepaalde mensen het voortouw nemen en anderen juist amper deelnemen. Bij fysiek brainstormen is het volgens hen eenvoudiger om iedereen er zoveel mogelijk bij te betrekken. Fysiek brainstormen is ook dynamischer: je kunt bijvoorbeeld een digibord gebruiken en staan en zitten afwisselen.”

Vraag 2: wat gaat minder goed bij het thuiswerken/werken op afstand tijdens de coronacrisis?

“Bij de antwoorden springt er een met een percentage van ruim 55 procent duidelijk uit: ‘Intercollegiaal/informeel overleg/contact met collega’s’. Overigens was dit percentage ook bij de eerste enquête al zo hoog. In de interviews geven respondenten aan dat juist die spontane ontmoetingen een voorname reden zijn waarom ze terug willen naar kantoor.

Ongeveer een kwart geeft bij deze vraag als antwoord ‘Thuiswerkplek ongeschikt’. Inmiddels zijn veel organisaties aan het inventariseren hoe hun medewerkers er thuis bij zitten. En kijken organisaties hoe ze medewerkers thuis kunnen ondersteunen. Tegelijkertijd constateer ik enerzijds dat hier ook nog de nodige slagen te maken zijn en anderzijds dat je niet voor iedereen de thuiswerkplek geschikt kunt maken. Zelfs als je bijvoorbeeld meubilair beschikbaar stelt, want iemand moet thuis ook een prettige plek hebben. Bij HEVO hebben we intern ook zulke enquêtes afgenomen en we zien dat met name medewerkers tussen de 20 en de 30 jaar, die vaak nog in kleinere woningen of studentenhuizen wonen, heel veel moeite hebben om thuis een goede werkplek in te richten. Bij gemeenten zie je nu vaak dat medewerkers maandelijks een budget van zo’n 20 tot 30 euro krijgen voor koffie, wifi en wc-papier en dat ze daarnaast hun bureaustoel en beeldscherm mogen ophalen van kantoor. Overigens wordt daarbij door gemeenten benadrukt dat het om een tijdelijke oplossing gaat, want in de toekomst willen ze stimuleren dat medewerkers weer naar kantoor komen. Thuiswerken is dan een mogelijkheid, maar geen verplichting. Door te kiezen voor deze insteek zijn gemeenten ook niet verplicht om te investeren in de thuiswerkplek van medewerkers.

Wat bij deze antwoorden ook opvalt is het verschil tussen jongeren en ouderen. Bij jongeren worden de antwoorden over wat wel en niet goed gaat bij thuiswerken mede bepaald door hun thuissituatie. Daarnaast hebben jongeren duidelijk een grotere behoefte dan ouderen om naar kantoor te gaan om daar collega’s fysiek te ontmoeten. In interviews geven jongeren als toelichting dat ze graag de steun willen hebben van de oudere collega's en ook de behoefte hebben om even met hen te kunnen klankborden. Er is ook een verschil tussen gemeenten en bepaalde particuliere organisaties. Bij gemeenten moet iedereen nog echt thuiswerken. Bij sommige particuliere organisaties die wel al voorzichtig teruggaan naar kantoor zie je dat medewerkers zich kunnen inschrijven op een lijst/app en dat er gemonitord wordt dat er een evenwichtige verdeling is tussen junioren en senioren. Zodoende hebben junioren desgewenst de mogelijkheid om op kantoor met senioren te sparren.”

Vraag 3: hoeveel dagen zou je, na de coronacrisis, thuis willen blijven werken?

“Bij deze antwoorden springt ‘Vaak, enkele dagen per week’ er met zo’n 75 procent ver bovenuit. Dat percentage is in vergelijking met de eerste enquête ook flink toegenomen. Toen was het namelijk nog minder dan 40 procent. Aan de andere kant zie je dat het antwoord ‘Nooit’ nu 0 procent scoort, terwijl dat de vorige keer nog 15 procent was. Als ik kijk naar de interviews zie je dat veel mensen nog steeds wel nadelen benoemen van het thuiswerken, maar dat ze ook verwachten dat die wegvallen als de balans tussen op kantoor en thuis werken beter wordt. Door deels thuis en deels op kantoor te werken kun je namelijk wel fysiek samenwerken en afstemmen op kantoor en vervolgens thuis gebruiken om andere werkzaamheden geconcentreerd uit te voeren. Daardoor verdwijnen de negatieve aspecten van thuiswerken naar de achtergrond.

Wat ook uit de interviews naar voren komt, is dat medewerkers zich inmiddels comfortabeler voelen om thuis te werken. Hetzelfde geldt voor de organisaties. Met name gemeenten die pre-corona al meer stuurden op resultaat dan op aanwezigheid hebben er nu duidelijk minder moeite mee dat medewerkers thuiswerken. Daar staan echter ook gemeenten tegenover die aanwezigheid juist wel belangrijk vinden en er nu ook al op sturen dat medewerkers post-corona weer meer naar kantoor gaan. Overigens zijn zelfs die gemeenten er wel van overtuigd dat de noodzaak om weer fulltime naar kantoor te gaan verdwenen is. Ze moeten echter nog wel wennen voordat het thuiswerken bij hen echt goed voelt.”

Vraag 4: voor welk type werkzaamheden verwacht je, zodra dit weer mogelijk is, voornamelijk weer naar kantoor te gaan? Wat zijn de belangrijkste?

“Bij de antwoorden zie je behoorlijke verschuivingen ten opzichte van de eerste enquête. Zo scoorde ‘Overleg’ de eerste keer circa 75 procent en ‘Algemene individuele bureauwerkzaamheden’ circa 20 procent. Nu is dat respectievelijk circa 55 procent en circa 40 procent. Ik vind dat opvallend. Je leest in de media namelijk allerlei verhalen dat het kantoor in de toekomst vooral ‘het clubhuis’ moet worden. Uit de antwoorden van respondenten blijkt het toch genuanceerder te liggen; natuurlijk is het ontmoeten belangrijk, maar veel medewerkers vinden toch ook dat ‘Algemene individuele bureauwerkzaamheden’ op kantoor moeten kunnen worden uitgevoerd. Dat zijn overigens vooral medewerkers die geen fijne thuiswerkplek hebben en daarom op kantoor behoefte hebben aan een goede werkplek.

Bij ‘Overleg’ zie je dat medewerkers steeds meer in de praktijk ervaren dat niet per se elk overleg en elke vergadering fysiek op kantoor hoeft te zijn. Medewerkers geven in de interviews aan dat ze bewust gaan kijken voor welk overleg en welke vergadering fysiek overleggen nodig is en dat ze daar ook rekening mee houden bij het plannen van hun overige werkzaamheden. Dit betekent dat er ook in het post-corona kantoor altijd een diversiteit aan werkplekken zal moeten zijn.”

maandag 31 mei 2021permalink