Communicatie is key voor effectieve organisaties. Maar hoe zit dat in tijden van thuiswerken? Daarover schreef Justin Timmer van Kenniscentrum NoorderRuimte, Hanzehogeschool Groningen, onderstaand blog.

Nu de onderzoeksrapporten van het thuiswerken langzaam binnensijpelen wordt het duidelijk dat het thuiswerken de grootste impact heeft op communicatie. Werknemers kunnen redelijk individueel werk uitvoeren maar de kwaliteit van communicatie gaat toch omlaag. We missen de brainstormsessies met rondlopende collega’s die wilde handgebaren maken, het niet kunnen zien van iemands aparte schoenkeuze, en dan nog alle taferelen bij de koffieautomaat die we niet meer meemaken. De werkplek is de verbindende factor hiervoor. Het brengt werknemers samen op één plek waardoor ze goed aan elkaar gekoppeld zijn en gemakkelijk en snel, bewust en onbewust, informatie delen. Zo kan verslechterde haarverzorging van werknemers bijvoorbeeld voor een goede manager al een belangrijke informatiebron zijn voor een goed gesprek. Werknemers stemmen zich erg goed op elkaar af op de werkplek omdat ze elkaar vaak zien en veel met elkaar communiceren. Hierdoor is het gemakkelijker dingen te organiseren en met elkaar te synchroniseren. Dit mist bij het thuiswerken.

Maar aan de andere kant heeft de clustering van alle werknemers op één werkplek in de ruimte ook veel nadelige gevolgen. Werknemers worden beperkt in hun vrijheid en hun agenda’s doordat ze elke keer op kantoor moeten komen waar ze worden opgeslokt in de wereld van hun kantoor. De autonomie van de individu kan hierdoor verdwijnen.

Het thuiswerken heeft dus een sterke impact op de medewerker en op hun manier van communicatie. De muren worden anders en de communicatie stromen worden verlegd. Opeens communiceren werknemers meer met hun familie en het internet terwijl collega’s af en toe voorbijkomen. Dit zorgt voor een hele andere dynamica in de gedachten van de werknemers en in de dynamica organisatie. Een praktische manier voor het visualiseren van de effecten, en de zoektocht naar oplossingen, kan ik vinden in de systeemtheorie.

In de systeemtheorie denk je in netwerken en kun je elke werknemer visualiseren als een soort zelf-organiserende sensor (actor) die zijn eigen dynamica heeft en deze afstemt (de lijntjes in het netwerk) met de andere actoren in het netwerk. Door wederzijdse afstemming tussen werknemers (communicatie) gaan ze synchroniseren waardoor er globale patronen ontstaan die tot effectieve organisatie leiden. Communicatie is dus key voor effectieve organisaties.

Thuiswerken heeft dus, en zeker op de lange termijn, drastische effecten op de organisatie omdat het de communicatie sterk beïnvloedt, zowel op positieve als negatieve zin. Het eerste risico negatieve effect is dat werknemers minder goed op elkaar zijn afgestemd. Videoconferencing verminderd namelijk de kwaliteit en kwantiteit van interactie. Maar aan de andere kant heeft het dus ook voordelen; werknemers communiceren met gevarieerde bronnen, krijgen meer gevarieerde informatie binnen, zijn niet gebonden aan de werkplek, en mogen meer beslissingen maken waardoor ze zichzelf vrijer en autonomer voelen (denk bijvoorbeeld aan werkuren, reistijd, en taakindeling). Het uitdagende randje ligt dus op de autonome (goed) maar uiteenvallende (slecht) organisatiestructuur. Je wilt werknemers betrokken houden bij de organisatie maar ze niet volledig in hun vrijheid beperken. Hoe doe je dit?

Om de synchronisatie te behouden binnen de organisatie wil je dat de kernwaarden en strategie blijven resoneren bij je medewerkers. Dit kun je doen door interne communicatie via intranet maar ook fysiek op de werkplek (als deze weer open is). Daarnaast kun je bepaalde (digitale) rituelen in bouwen waardoor werknemers zich weer met elkaar afstemmen en elkaar ontmoeten, denk aan een maandagse meeting met zijn allen of online vrijmibo’s. Ook kan design veel doen, denk aan de inrichting van overlegruimtes of juist aan ondersteunende middelen voor de thuiswerkplek waarmee zij de organisatie identificeren. Maar het belangrijkste wat je kunt doen om de werknemers autonoom en verbonden te houden, is hen te realiseren dat ze de organisatie zijn. Openstaan voor bottom-up ideeën die organisatie veranderd kunnen zijn en henzelf de verantwoordelijkheid daarvoor te geven, maakt ze deel van de organisatie en betrokken bij het succes ervan. Zo breng je de autonomie van medewerkers naar binnen en voelen ze zich verbonden met hun organisatie en met hunzelf vanuit hun thuiswerkplek of vanuit kantoor.

dinsdag 16 juni 2020permalink