'De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken'

 

'De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken'

Communicatie is key voor effectieve organisaties. Maar hoe zit dat in tijden van thuiswerken? Daarover schreef Justin Timmer van Kenniscentrum NoorderRuimte, Hanzehogeschool Groningen, onderstaand blog.

Nu de onderzoeksrapporten van het thuiswerken langzaam binnensijpelen wordt het duidelijk dat het thuiswerken de grootste impact heeft op communicatie. Werknemers kunnen redelijk individueel werk uitvoeren maar de kwaliteit van communicatie gaat toch omlaag. We missen de brainstormsessies met rondlopende collega’s die wilde handgebaren maken, het niet kunnen zien van iemands aparte schoenkeuze, en dan nog alle taferelen bij de koffieautomaat die we niet meer meemaken. De werkplek is de verbindende factor hiervoor. Het brengt werknemers samen op één plek waardoor ze goed aan elkaar gekoppeld zijn en gemakkelijk en snel, bewust en onbewust, informatie delen. Zo kan verslechterde haarverzorging van werknemers bijvoorbeeld voor een goede manager al een belangrijke informatiebron zijn voor een goed gesprek. Werknemers stemmen zich erg goed op elkaar af op de werkplek omdat ze elkaar vaak zien en veel met elkaar communiceren. Hierdoor is het gemakkelijker dingen te organiseren en met elkaar te synchroniseren. Dit mist bij het thuiswerken.

Maar aan de andere kant heeft de clustering van alle werknemers op één werkplek in de ruimte ook veel nadelige gevolgen. Werknemers worden beperkt in hun vrijheid en hun agenda’s doordat ze elke keer op kantoor moeten komen waar ze worden opgeslokt in de wereld van hun kantoor. De autonomie van de individu kan hierdoor verdwijnen.

Het thuiswerken heeft dus een sterke impact op de medewerker en op hun manier van communicatie. De muren worden anders en de communicatie stromen worden verlegd. Opeens communiceren werknemers meer met hun familie en het internet terwijl collega’s af en toe voorbijkomen. Dit zorgt voor een hele andere dynamica in de gedachten van de werknemers en in de dynamica organisatie. Een praktische manier voor het visualiseren van de effecten, en de zoektocht naar oplossingen, kan ik vinden in de systeemtheorie.

In de systeemtheorie denk je in netwerken en kun je elke werknemer visualiseren als een soort zelf-organiserende sensor (actor) die zijn eigen dynamica heeft en deze afstemt (de lijntjes in het netwerk) met de andere actoren in het netwerk. Door wederzijdse afstemming tussen werknemers (communicatie) gaan ze synchroniseren waardoor er globale patronen ontstaan die tot effectieve organisatie leiden. Communicatie is dus key voor effectieve organisaties.

De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken

Thuiswerken heeft dus, en zeker op de lange termijn, drastische effecten op de organisatie omdat het de communicatie sterk beïnvloedt, zowel op positieve als negatieve zin. Het eerste risico negatieve effect is dat werknemers minder goed op elkaar zijn afgestemd. Videoconferencing verminderd namelijk de kwaliteit en kwantiteit van interactie. Maar aan de andere kant heeft het dus ook voordelen; werknemers communiceren met gevarieerde bronnen, krijgen meer gevarieerde informatie binnen, zijn niet gebonden aan de werkplek, en mogen meer beslissingen maken waardoor ze zichzelf vrijer en autonomer voelen (denk bijvoorbeeld aan werkuren, reistijd, en taakindeling). Het uitdagende randje ligt dus op de autonome (goed) maar uiteenvallende (slecht) organisatiestructuur. Je wilt werknemers betrokken houden bij de organisatie maar ze niet volledig in hun vrijheid beperken. Hoe doe je dit?

Om de synchronisatie te behouden binnen de organisatie wil je dat de kernwaarden en strategie blijven resoneren bij je medewerkers. Dit kun je doen door interne communicatie via intranet maar ook fysiek op de werkplek (als deze weer open is). Daarnaast kun je bepaalde (digitale) rituelen in bouwen waardoor werknemers zich weer met elkaar afstemmen en elkaar ontmoeten, denk aan een maandagse meeting met zijn allen of online vrijmibo’s. Ook kan design veel doen, denk aan de inrichting van overlegruimtes of juist aan ondersteunende middelen voor de thuiswerkplek waarmee zij de organisatie identificeren. Maar het belangrijkste wat je kunt doen om de werknemers autonoom en verbonden te houden, is hen te realiseren dat ze de organisatie zijn. Openstaan voor bottom-up ideeën die organisatie veranderd kunnen zijn en henzelf de verantwoordelijkheid daarvoor te geven, maakt ze deel van de organisatie en betrokken bij het succes ervan. Zo breng je de autonomie van medewerkers naar binnen en voelen ze zich verbonden met hun organisatie en met hunzelf vanuit hun thuiswerkplek of vanuit kantoor.

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven