'De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken'

 

'De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken'

Communicatie is key voor effectieve organisaties. Maar hoe zit dat in tijden van thuiswerken? Daarover schreef Justin Timmer van Kenniscentrum NoorderRuimte, Hanzehogeschool Groningen, onderstaand blog.

Nu de onderzoeksrapporten van het thuiswerken langzaam binnensijpelen wordt het duidelijk dat het thuiswerken de grootste impact heeft op communicatie. Werknemers kunnen redelijk individueel werk uitvoeren maar de kwaliteit van communicatie gaat toch omlaag. We missen de brainstormsessies met rondlopende collega’s die wilde handgebaren maken, het niet kunnen zien van iemands aparte schoenkeuze, en dan nog alle taferelen bij de koffieautomaat die we niet meer meemaken. De werkplek is de verbindende factor hiervoor. Het brengt werknemers samen op één plek waardoor ze goed aan elkaar gekoppeld zijn en gemakkelijk en snel, bewust en onbewust, informatie delen. Zo kan verslechterde haarverzorging van werknemers bijvoorbeeld voor een goede manager al een belangrijke informatiebron zijn voor een goed gesprek. Werknemers stemmen zich erg goed op elkaar af op de werkplek omdat ze elkaar vaak zien en veel met elkaar communiceren. Hierdoor is het gemakkelijker dingen te organiseren en met elkaar te synchroniseren. Dit mist bij het thuiswerken.

Maar aan de andere kant heeft de clustering van alle werknemers op één werkplek in de ruimte ook veel nadelige gevolgen. Werknemers worden beperkt in hun vrijheid en hun agenda’s doordat ze elke keer op kantoor moeten komen waar ze worden opgeslokt in de wereld van hun kantoor. De autonomie van de individu kan hierdoor verdwijnen.

Het thuiswerken heeft dus een sterke impact op de medewerker en op hun manier van communicatie. De muren worden anders en de communicatie stromen worden verlegd. Opeens communiceren werknemers meer met hun familie en het internet terwijl collega’s af en toe voorbijkomen. Dit zorgt voor een hele andere dynamica in de gedachten van de werknemers en in de dynamica organisatie. Een praktische manier voor het visualiseren van de effecten, en de zoektocht naar oplossingen, kan ik vinden in de systeemtheorie.

In de systeemtheorie denk je in netwerken en kun je elke werknemer visualiseren als een soort zelf-organiserende sensor (actor) die zijn eigen dynamica heeft en deze afstemt (de lijntjes in het netwerk) met de andere actoren in het netwerk. Door wederzijdse afstemming tussen werknemers (communicatie) gaan ze synchroniseren waardoor er globale patronen ontstaan die tot effectieve organisatie leiden. Communicatie is dus key voor effectieve organisaties.

De communicerende organisatie in tijden van thuiswerken

Thuiswerken heeft dus, en zeker op de lange termijn, drastische effecten op de organisatie omdat het de communicatie sterk beïnvloedt, zowel op positieve als negatieve zin. Het eerste risico negatieve effect is dat werknemers minder goed op elkaar zijn afgestemd. Videoconferencing verminderd namelijk de kwaliteit en kwantiteit van interactie. Maar aan de andere kant heeft het dus ook voordelen; werknemers communiceren met gevarieerde bronnen, krijgen meer gevarieerde informatie binnen, zijn niet gebonden aan de werkplek, en mogen meer beslissingen maken waardoor ze zichzelf vrijer en autonomer voelen (denk bijvoorbeeld aan werkuren, reistijd, en taakindeling). Het uitdagende randje ligt dus op de autonome (goed) maar uiteenvallende (slecht) organisatiestructuur. Je wilt werknemers betrokken houden bij de organisatie maar ze niet volledig in hun vrijheid beperken. Hoe doe je dit?

Om de synchronisatie te behouden binnen de organisatie wil je dat de kernwaarden en strategie blijven resoneren bij je medewerkers. Dit kun je doen door interne communicatie via intranet maar ook fysiek op de werkplek (als deze weer open is). Daarnaast kun je bepaalde (digitale) rituelen in bouwen waardoor werknemers zich weer met elkaar afstemmen en elkaar ontmoeten, denk aan een maandagse meeting met zijn allen of online vrijmibo’s. Ook kan design veel doen, denk aan de inrichting van overlegruimtes of juist aan ondersteunende middelen voor de thuiswerkplek waarmee zij de organisatie identificeren. Maar het belangrijkste wat je kunt doen om de werknemers autonoom en verbonden te houden, is hen te realiseren dat ze de organisatie zijn. Openstaan voor bottom-up ideeën die organisatie veranderd kunnen zijn en henzelf de verantwoordelijkheid daarvoor te geven, maakt ze deel van de organisatie en betrokken bij het succes ervan. Zo breng je de autonomie van medewerkers naar binnen en voelen ze zich verbonden met hun organisatie en met hunzelf vanuit hun thuiswerkplek of vanuit kantoor.

Delen:

Meer nieuws

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

maandag 31 maart

In de praktijk van gebouwbeheer hebben professionals vaak moeite om de benodigde data te verzamelen en te begrijpen. De ...

Lees meer

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

vrijdag 28 maart

Woensdag 16 april neemt Cor de Vries van Canon je op de WorkPlace Xperience mee in de rol die video speelt bij het verbeteren ...

Lees meer

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

vrijdag 28 maart

Nieuw onderzoek van International Workplace Group toont aan dat 36% van de werknemers die hybride werken minder ziekteverlof ...

Lees meer

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

donderdag 27 maart

Op 15 en 16 april ontmoet je tijdens de WorkPlace Xperience in de Van Nelle Fabriek kennisleiders in alle belangrijke onderwerpen ...

Lees meer

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

donderdag 27 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

woensdag 26 maart

Hoe maakt draadloos opladen je werkplek slimmer? Zens staat ook dit jaar weer op de WorkPlace Xperience met de ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

dinsdag 25 maart

Woensdag 16 april neemt Japke-d. Bouma de 2e editie van de BNW Index in ontvangst. Aansluitend geeft Japke-d. een presentatie over ...

Lees meer

Is stress op werk goed?

Is stress op werk goed?

dinsdag 25 maart

Geert Kruijswijk, Eigenaar van Navigating Stress, spreekt vol enthousiasme over werkdruk, stress en prestatie. De onderwerpen ...

Lees meer

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

maandag 24 maart

Hybride werken: hoe organiseer je de juiste omgeving? Tijdens een inspirerende ochtend met HEVO op donderdag 1 mei ...

Lees meer

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

donderdag 20 maart

Welkom bij het officiële e-zine van De WorkPlace Xperience 2025! In deze editie lees je alles over de nieuwe thema's, ...

Lees meer

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

donderdag 20 maart

'De invloed van beleving en omgeving op het menselijk brein en haar gedrag' is de titel van de presentatie van Erik Scherder ...

Lees meer

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

woensdag 19 maart

Op het hoofdkantoor van de Volksbank in Utrecht genieten de medewerkers sinds kort van duurzaam, vers en gezond eten. De ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

<span>Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025</span>

Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025

dinsdag 18 maart

Ook dit jaar spelen vier designers een sleutelrol in het vormgeven van een unieke en inspirerende ervaring voor ...

Lees meer

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

dinsdag 18 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

maandag 17 maart

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

SWP Talks #59: Integraal Huisvestingsmanagement

SWP Talks #59: Integraal Huisvestingsmanagement

maandag 17 maart

Onder leiding van Wim Kooyman bespreken de deelnemers aan deze SWP Talks het onderwerp 'Integraal Huisvestingsmanagement'. ...

Lees meer

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

vrijdag 14 maart

Vanaf 1 februari 2025 maken Ictoria en Xtoria deel uit van DeFaCo B.V., het moederbedrijf van Breedweer, De Ster en Jaro. ...

Lees meer

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

vrijdag 14 maart

De facilitair manager van de toekomst is flexibel, kostenbewust en op de hoogte van technologie. Dit blijkt uit het Facility ...

Lees meer

Terug naar boven