'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

 

'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

Hoe bereid je de organisatie goed voor op een verandering in de werkomgeving? In onderstaande blog van Smart WorkPlace partner Solved geeft Erik Tijsma een aantal tips.

De voordelen van een nieuw werkplekconcept kunnen voor u nóg zo duidelijk zijn; als medewerkers niet meegaan in uw gedachtegang, verloopt een implementatie met horten en stoten. Hoe zorgt u ervoor dat toch het onderste uit de kan wordt gehaald en veranderingen echt worden omarmd? In deze blog geven we u een aantal tips die u kunnen helpen de organisatie goed voor te bereiden op een verandering in de werkomgeving.

Afgelopen week heeft mijn collega Silvia de Haan (senior workplace consultant) een workshop gegeven aan facilitair managers van kantoorhoudende bedrijven. De titel van de workshop was “De Ideale Werkplek” en tijdens de workshop werden de verschillende stappen toegelicht om tot een werkplekconcept te komen. Op zich is het stappenplan geen ‘rocket science’, maar waar veel van de deelnemers mee worstelen is het creëren van draagvlak om een nieuw werkplekconcept te implementeren.

Waarom eigenlijk veranderen?

Tijdens de workshop heeft Silvia de deelnemers gevraagd wat de reden was om een nieuw werkplekconcept te willen implementeren. In veel gevallen maakt het deel uit van een Veranderprogramma waarbij de cultuur van een bedrijf dient te veranderen en een nieuw werkplekconcept hiervoor een van de middelen is. De belangrijkste drijfveren zijn de volgende:

Samenwerking

Een veel gehoorde klacht is dat medewerkers elkaar letterlijk niet weten te vinden. Samenwerking wordt hierdoor bemoeilijkt en soms ontstaan hierdoor zelfs afzonderlijke koninkrijkjes binnen de kantoormuren. Een goed doordacht werkplekconcept zal samenwerking stimuleren. Een opmerkelijk feit is dat een goed werkplekconcept het interne e-mailverkeer met wel 20% kan verminderen.

Tevredenheid

De basis van een goede werkplek is dat uw medewerker optimaal wordt ondersteund in de werkzaamheden die hij of zij uitvoert; dit noemen we ook wel activity based working. In het verleden had iedereen eenzelfde bureau en alleen de omvang van de kamer verschilde. Maar werkzaamheden verschillen en vragen dus ook om een eigen werkomgeving. Kijk eens naar uw eigen dagindeling: heeft u de hele dag een bureau nodig? Om deze reden worden er in de moderne kantooromgeving verschillende soorten werkplekken gecreëerd voor activiteiten zoals telefoneren, geconcentreerd werken, (informeel) vergaderen en ontspanning.

Efficiency

Als uw bedrijf groeit is het niet altijd mogelijk (of wenselijk) om te verhuizen. In dat geval zal een werkplekconcept u helpen efficiënter met de beschikbare ruimte om te gaan. Denk hierbij aan het aanpassen van de kantine naar een werkcafé waar werknemers buiten lunchuren kunnen werken. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat deze werkplekken prettig zijn vormgegeven en voorzien zijn van wifi en stopcontacten.

Als het zo simpel is, waarom doen we het dan niet? Als u bovenstaande leest, hoor ik u denken: nou, dat klinkt als een ‘no-brainer’. Als we deze 3 zaken kunnen bereiken dan is iedereen toch gelukkig? Dat is inderdaad de theorie, maar we hebben te maken met mensen en hun gewoontes – of misschien wel verworven rechten. En daar ontstaat de weerstand. Het nieuwe werkplekconcept betekent voor uw medewerker wellicht dat hij zijn vaste werkplek op de 5e verdieping linksachter verliest en dat de vergaderdag met het team niet meer op donderdag maar op vrijdag gaat plaatsvinden. Een flexibele werkomgeving vraagt dus ook om een meer flexibele medewerker. En die dient goed meegenomen te worden in het proces.

Employee engagement

In mooi Nederlands betekent bovenstaand begrip ‘medewerkersbetrokkenheid’ en het is de sleutel tot een succesvolle transitie naar een nieuwe werkomgeving. Zorg dat u bij de start van het project de medewerkers informeert en de ruimte geeft om zijn of haar mening te geven over de werkomgeving. Een online enquête waarin medewerkers wordt gevraagd naar de tevredenheid over de huidige werkomgeving kan hierbij een nuttig vertrekpunt zijn. U weet dan immers welke zaken nu voldoen en welke verbeterd dienen te worden.

Sommige organisaties kiezen ervoor een ambassadeursgroep mee te laten beslissen over de uitgangspunten en hiermee vroegtijdig waardevolle input uit de organisatie te verkrijgen.

In alle gevallen is het wel essentieel dat u aangeeft wat de medewerkers mogen verwachten van de input die zij leveren en tot op welk niveau inspraak mogelijk is. Dit om achteraf het verwijt te krijgen dat er niet is geluisterd naar de input.

Het resultaat telt

Uiteindelijk is een geslaagd project niet een werkplekconcept dat er fantastisch uitziet en in alle bladen komt. Het succes wordt bepaald door de tevredenheid van uw medewerkers. Als zij optimaal kunnen werken en u uw bedrijfsdoel behaalt is het voor ons een succes en gaan wij door naar het volgende project.

Delen:

Meer nieuws

Hoe de fysieke werkomgeving het verschil maakt

Hoe de fysieke werkomgeving het verschil maakt

vrijdag 4 april

Kantoren zijn al lang niet meer alleen plekken om te werken; ze zijn belangrijk voor de sociale contacten en het welzijn ...

Lees meer

De toekomst van contractbeheer met Grip Facility

De toekomst van contractbeheer met Grip Facility

donderdag 3 april

Grip facility presenteert tijdens de WorkPlace Xperience 2025 alles over hun nieuwe innovatie: Het Contract Dashboard. Meer ...

Lees meer

Waar innovatie en koffie samenkomen

Waar innovatie en koffie samenkomen

woensdag 2 april

In het hart van Amsterdam, heeft Rewire onlangs haar nieuwe kantoor geopend. En wat past beter bij een vooruitstrevende ...

Lees meer

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

Geen pleisters plakken, maar kansen pakken

woensdag 2 april

Solved is al sinds de eerste dag betrokken bij de WorkPlace Xperience. Van escaperooms en whitepapers tot unieke visuals ...

Lees meer

Mis het niet: Campus Day

Mis het niet: Campus Day

dinsdag 1 april

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de kansen ...

Lees meer

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

Hoe krijg je inzicht in het beheer van gebouwen?

maandag 31 maart

In de praktijk van gebouwbeheer hebben professionals vaak moeite om de benodigde data te verzamelen en te begrijpen. De ...

Lees meer

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

Interactieve sessie 'Video studio services @ Work'

vrijdag 28 maart

Woensdag 16 april neemt Cor de Vries van Canon je op de WorkPlace Xperience mee in de rol die video speelt bij het verbeteren ...

Lees meer

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

Gezonder personeel door hybride werken volgens IWG

vrijdag 28 maart

Nieuw onderzoek van International Workplace Group toont aan dat 36% van de werknemers die hybride werken minder ziekteverlof ...

Lees meer

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

Ontmoet de sprekers van de WorkPlace Xperience

donderdag 27 maart

Op 15 en 16 april ontmoet je tijdens de WorkPlace Xperience in de Van Nelle Fabriek kennisleiders in alle belangrijke onderwerpen ...

Lees meer

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

Vernieuwde en waardevolle samenwerking

donderdag 27 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

Slimmere werkplekken door draadloos opladen

woensdag 26 maart

Hoe maakt draadloos opladen je werkplek slimmer? Zens staat ook dit jaar weer op de WorkPlace Xperience met de ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

Japke-d. Bouma spreekt op WorkPlace Xperience

dinsdag 25 maart

Woensdag 16 april neemt Japke-d. Bouma de 2e editie van de BNW Index in ontvangst. Aansluitend geeft Japke-d. een presentatie over ...

Lees meer

Is stress op werk goed?

Is stress op werk goed?

dinsdag 25 maart

Geert Kruijswijk, Eigenaar van Navigating Stress, spreekt vol enthousiasme over werkdruk, stress en prestatie. De onderwerpen ...

Lees meer

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

Inspiratiesessie hybride werken met HEVO

maandag 24 maart

Hybride werken: hoe organiseer je de juiste omgeving? Tijdens een inspirerende ochtend met HEVO op donderdag 1 mei ...

Lees meer

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

donderdag 20 maart

Welkom bij het officiële e-zine van De WorkPlace Xperience 2025! In deze editie lees je alles over de nieuwe thema's, ...

Lees meer

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

donderdag 20 maart

'De invloed van beleving en omgeving op het menselijk brein en haar gedrag' is de titel van de presentatie van Erik Scherder ...

Lees meer

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

woensdag 19 maart

Op het hoofdkantoor van de Volksbank in Utrecht genieten de medewerkers sinds kort van duurzaam, vers en gezond eten. De ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

<span>Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025</span>

Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025

dinsdag 18 maart

Ook dit jaar spelen vier designers een sleutelrol in het vormgeven van een unieke en inspirerende ervaring voor ...

Lees meer

Terug naar boven