'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

 

'Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!'

Hoe bereid je de organisatie goed voor op een verandering in de werkomgeving? In onderstaande blog van Smart WorkPlace partner Solved geeft Erik Tijsma een aantal tips.

De voordelen van een nieuw werkplekconcept kunnen voor u nóg zo duidelijk zijn; als medewerkers niet meegaan in uw gedachtegang, verloopt een implementatie met horten en stoten. Hoe zorgt u ervoor dat toch het onderste uit de kan wordt gehaald en veranderingen echt worden omarmd? In deze blog geven we u een aantal tips die u kunnen helpen de organisatie goed voor te bereiden op een verandering in de werkomgeving.

Afgelopen week heeft mijn collega Silvia de Haan (senior workplace consultant) een workshop gegeven aan facilitair managers van kantoorhoudende bedrijven. De titel van de workshop was “De Ideale Werkplek” en tijdens de workshop werden de verschillende stappen toegelicht om tot een werkplekconcept te komen. Op zich is het stappenplan geen ‘rocket science’, maar waar veel van de deelnemers mee worstelen is het creëren van draagvlak om een nieuw werkplekconcept te implementeren.

Waarom eigenlijk veranderen?

Tijdens de workshop heeft Silvia de deelnemers gevraagd wat de reden was om een nieuw werkplekconcept te willen implementeren. In veel gevallen maakt het deel uit van een Veranderprogramma waarbij de cultuur van een bedrijf dient te veranderen en een nieuw werkplekconcept hiervoor een van de middelen is. De belangrijkste drijfveren zijn de volgende:

Samenwerking

Een veel gehoorde klacht is dat medewerkers elkaar letterlijk niet weten te vinden. Samenwerking wordt hierdoor bemoeilijkt en soms ontstaan hierdoor zelfs afzonderlijke koninkrijkjes binnen de kantoormuren. Een goed doordacht werkplekconcept zal samenwerking stimuleren. Een opmerkelijk feit is dat een goed werkplekconcept het interne e-mailverkeer met wel 20% kan verminderen.

Tevredenheid

De basis van een goede werkplek is dat uw medewerker optimaal wordt ondersteund in de werkzaamheden die hij of zij uitvoert; dit noemen we ook wel activity based working. In het verleden had iedereen eenzelfde bureau en alleen de omvang van de kamer verschilde. Maar werkzaamheden verschillen en vragen dus ook om een eigen werkomgeving. Kijk eens naar uw eigen dagindeling: heeft u de hele dag een bureau nodig? Om deze reden worden er in de moderne kantooromgeving verschillende soorten werkplekken gecreëerd voor activiteiten zoals telefoneren, geconcentreerd werken, (informeel) vergaderen en ontspanning.

Efficiency

Als uw bedrijf groeit is het niet altijd mogelijk (of wenselijk) om te verhuizen. In dat geval zal een werkplekconcept u helpen efficiënter met de beschikbare ruimte om te gaan. Denk hierbij aan het aanpassen van de kantine naar een werkcafé waar werknemers buiten lunchuren kunnen werken. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat deze werkplekken prettig zijn vormgegeven en voorzien zijn van wifi en stopcontacten.

Als het zo simpel is, waarom doen we het dan niet? Als u bovenstaande leest, hoor ik u denken: nou, dat klinkt als een ‘no-brainer’. Als we deze 3 zaken kunnen bereiken dan is iedereen toch gelukkig? Dat is inderdaad de theorie, maar we hebben te maken met mensen en hun gewoontes – of misschien wel verworven rechten. En daar ontstaat de weerstand. Het nieuwe werkplekconcept betekent voor uw medewerker wellicht dat hij zijn vaste werkplek op de 5e verdieping linksachter verliest en dat de vergaderdag met het team niet meer op donderdag maar op vrijdag gaat plaatsvinden. Een flexibele werkomgeving vraagt dus ook om een meer flexibele medewerker. En die dient goed meegenomen te worden in het proces.

Employee engagement

In mooi Nederlands betekent bovenstaand begrip ‘medewerkersbetrokkenheid’ en het is de sleutel tot een succesvolle transitie naar een nieuwe werkomgeving. Zorg dat u bij de start van het project de medewerkers informeert en de ruimte geeft om zijn of haar mening te geven over de werkomgeving. Een online enquête waarin medewerkers wordt gevraagd naar de tevredenheid over de huidige werkomgeving kan hierbij een nuttig vertrekpunt zijn. U weet dan immers welke zaken nu voldoen en welke verbeterd dienen te worden.

Sommige organisaties kiezen ervoor een ambassadeursgroep mee te laten beslissen over de uitgangspunten en hiermee vroegtijdig waardevolle input uit de organisatie te verkrijgen.

In alle gevallen is het wel essentieel dat u aangeeft wat de medewerkers mogen verwachten van de input die zij leveren en tot op welk niveau inspraak mogelijk is. Dit om achteraf het verwijt te krijgen dat er niet is geluisterd naar de input.

Het resultaat telt

Uiteindelijk is een geslaagd project niet een werkplekconcept dat er fantastisch uitziet en in alle bladen komt. Het succes wordt bepaald door de tevredenheid van uw medewerkers. Als zij optimaal kunnen werken en u uw bedrijfsdoel behaalt is het voor ons een succes en gaan wij door naar het volgende project.

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven