Circa 90% van de dag zitten we in gebouwen, het merendeel daarvan op kantoor of in huis. Thuis mogen we bepalen hoe we de omgeving inrichten. Waarom niet op kantoor?

door Bas Drijfhout, Twynstra Gudde

Het zelf inrichten van onze eigen woonomgeving maakt ons trots, het geeft een gevoel van geborgenheid en eigen identiteit. Op kantoor is het niet altijd vanzelfsprekend dat we de werkomgeving aan onze eigen voorkeuren kunnen aanpassen. Dat is vreemd, toch? Je weet immers zelf het beste hoe jij je optimaal kunt concentreren, in een goede flow komt of op welke manier je kan ontspannen. De organisatie is er ook bij gebaat. Medewerkers werken het beste op een plek die bij hun persoonlijke wensen en behoeften past. Geef de medewerker daarom meer invloed bij het inrichten van de werkomgeving.

Gebruikersbeleving = menselijke maat

De gebruikersbeleving gaat over de perceptie die medewerkers hebben over de werkomgeving. Het is wat medewerkers voelen, ervaren en beleven. Het gaat over emotie. Een werkomgeving die zorgt voor een positieve gebruikersbeleving helpt met het inspireren, boeien en betrokken houden van de medewerkers. Een negatieve gebruikersbeleving zorgt voor irritaties en veroorzaakt stress. De gebruikersbeleving is in de praktijk lastig meetbaar en niet altijd in ratio of normen te vangen. Het is waarom de belevingswereld en de rationele wereld van kaders en normen regelmatig met elkaar botsen, waardoor de medewerker zich niet altijd gehoord en begrepen voelt. Let daarom als facilitair- of huisvestingsmanager niet alleen op de data en normeringen, houd ook rekening met de menselijk maat en de culturele aspecten. Luister naar de eindgebruiker en wees klantgericht.

Gebruikersbeleving = ‘Ik heb de controle’

Hoe zorgt u er vervolgens voor dat medewerkers zich gehoord en begrepen voelen? Hoe geeft u sturing aan de gebruikersbeleving? Geef uw medewerkers meer autonomie. Volgens de bekende auteur Daniel Pink zijn er drie bewezen factoren die ons gelukkig en productief maken in ons werk. Dat zijn zingeving, het hebben van vakmanschap en autonomie. Autonomie richt zich op de mate waarin wij zelf keuzes kunnen maken. De keuzes gaan over hoe wij ons werk inrichten en waar we werken. Door het nieuwe werken is de mate waarin wij zelf keuzes maken flink toegenomen. We zijn vrij in de keuze van onze plek; ga ik thuiswerken of ga ik naar kantoor? Op kantoor is de keuzevrijheid die de medewerker heeft om de omgeving naar zijn of haar hand te zetten beperkt. Factoren als temperatuur, akoestiek, licht en luchtkwaliteit zijn een gegeven. Dit geldt vaak ook voor de indeling en het kleurgebruik van de ruimte. Juist door medewerkers te laten meedenken over het vormgeven van de werkomgeving wordt betrokkenheid gecreëerd.

Gebruikersbeleving = investeren

Door het betrekken van medewerkers in het vormen van de werkomgeving kunnen zij meer betekenis aan het werk en de werkomgeving geven. Dit wordt steeds belangrijker geacht door medewerkers. Investeer in uw medewerkers. Laat ze meedenken en soms zelfs meebeslissen over hoe de werkomgeving kan worden verbeterd. Of breng het nog een stap verder; geef ze de mogelijkheid om de werkomgeving zelf aan te passen. Er is geen ‘one size fits all’. Het gaat er om wat úw mensen belangrijk vinden voor het uitvoeren van hun werk. Wat zijn hun drijfveren? Wanneer voelen ze zich productief? Wanneer werken mensen goed samen? Waar worden ze enthousiast van? Welke zaken lopen ze tegenaan? Probeer dat te achterhalen. De investering die u doet hoeft vervolgens niet altijd omvangrijk te zijn. Soms hebben kleine aanpassingen een groot effect op de manier waarop de werkomgeving wordt beleefd en ervaren. Wanneer medewerkers zich thuis gaan voelen in de werkomgeving, kunnen ze pas echt excelleren.

Bron: Twynstra Gudde 

dinsdag 22 januari 2019permalink