Het Nieuwe Werken: al 20 jaar is het een veelgehoord begrip binnen bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënter en effectiever werken. Maar klopt het ook?

door Eelco Voogd (*)

Het Nieuwe Werken zou werknemers creatiever, productiever en gelukkiger maken. Het moet de samenwerking ten goede komen en geeft iedereen binnen de organisatie het gevoel medeverantwoordelijk te zijn voor diens succes.

Dat schetst een mooi plaatje, maar is Werken 2.0 wel echt zo effectief? Is het dé succesformule voor kantoorbedrijven, waardoor personeel een stuk efficiënter aan het werk kan?

Helaas, Het Nieuwe Werken is niet altijd een succes. Het is daarom tijd om Werken 2.0 van zijn voetstuk te halen. Want natuurlijk brengt deze nieuwe vorm van werken een aantal voordelen met zich mee, maar het is geen wondermiddel.  Hoe kun je wel de meeste vruchten plukken van Het Nieuwe Werken?

Wat is Het Nieuwe Werken?

De term Het Nieuwe Werken is inmiddels in elke grote kantoorhoudende organisatie wel eens gevallen. Maar wat betekent het nou echt, behalve een flexibelere manier van omgaan met werk? Hier een aantal kenmerken:

Het is output gestuurd

Waar voorheen de werkinzet vooral aan de hand van aanwezigheid werd bepaald, is simpelweg aanwezig zijn in Het Nieuwe Werken geen voorwaarde voor goed afgeleverd werk. Er wordt veel meer gekeken naar het resultaat, de output. Of een werknemer nou 4 uur of 40 uur achter zijn bureau doorbrengt: zolang de gewenste kwaliteit behaald wordt maakt het niet uit hoe lang iemand op kantoor is geweest om dat resultaat neer te zetten.

Het is tijd en plaats onafhankelijk

De reguliere werktijden, waarbij iedereen elke dag van 9:00 tot 17:00 uur achter hetzelfde bureau zit, worden steeds meer losgelaten. Omdat het resultaat zwaarder weegt dan aanwezigheid, is het aan de werknemer zelf om zijn tijd goed in te delen. Voor iemand met kinderen kan het bijvoorbeeld handig zijn om ’s avonds thuis nog wat te werken, terwijl een ander liever om 17:00 uur zijn pc voor de rest van de dag afsluit. Dankzij Het Nieuwe Werken zijn werknemers meer vrij om de tijd zelf in te delen.

Diversiteit aan werkplekken

In een gemiddeld kantoor is er een verscheidenheid aan activiteiten, die door verschillende mensen en op diverse tijdstippen uitgevoerd worden. Om aan deze diversiteit te voldoen, biedt een kantoor die Werken 2.0 heeft geïmplementeerd diverse werkplekken aan. Zo zijn er voor elk van de verschillende activiteiten passende werkplekken, waarin die specifieke taak het meest efficiënt uitgevoerd kan worden.

De belangrijkste reden dat deze nieuwe vorm van werken zo’n twintig jaar geleden zijn intrede deed, is door technologische innovatie. Dankzij tijd en plaats onafhankelijke technologische veranderingen neemt de mobiliteit toe, waardoor mensen niet meer vastzitten aan één werkplek.

Toen echter in 2008 de financiële crisis uitbrak en bedrijven in slecht weer zaten, gebruikten veel werkgevers Het Nieuwe Werken als excuus om geld te besparen. Vanwege het flexibele karakter zijn er namelijk minder werkplekken nodig, wat een gunstig effect had op het budget.

Valkuilen van Het Nieuwe Werken:

Hoewel Werken 2.0 als een mooie vooruitgang klinkt, bereikt het in de praktijk niet altijd het gewenste effect. Hiervoor zijn een aantal redenen:

Om verkeerde redenen geïmplementeerd

Het Nieuwe Werken is vaak onder valse voorwendselen geïntroduceerd van bovenaf. Personeel wordt verteld dat deze nieuwe manier van werken zorgt voor gemakkelijkere samenwerking en meer creativiteit, terwijl de echte reden vaak is om geld te besparen. Het resultaat van een onzorgvuldige toepassing van het nieuwe werken is dat mensen zich minder goed kunnen concentreren door een slechte akoestiek en dat ze ’s ochtends lang bezig zijn op zoek naar een geschikte werkplek.

Te veel vanuit design ontworpen, te weinig vanuit inzichten uit de organisatie

Het Nieuwe Werken is vooral opgepikt door projectinrichters en architecten, die mooie afbeeldingen laten zien van een creatieve en mooi vormgegeven kantoortuin. Het betreft hier echter vooral de ‘buitenkant’, het design, en er wordt te weinig geanalyseerd wat de werknemers écht nodig hebben. Veel nieuwe werkomgevingen zijn daarom te conceptueel en te weinig op data – het gedrag en de activiteiten van het personeel – gebaseerd.

De organisatie wordt niet meegenomen

Om ervoor te zorgen dat innovaties echt goed geïmplementeerd worden in een organisatie is het belangrijk om niet alleen in een nieuwe werkomgeving te investeren, maar ook in verandermanagement. Bij een cultuurverandering wil je mensen echt meenemen in de oplossing, door te analyseren wat hun behoeftes zijn. Door op een constructieve manier met elkaar in gesprek te gaan over hoe het personeel beter zijn werk kan doen, kun je de werkomgeving daarop inrichten.

Dynamiek verschilt per team

Waarom krijgt iedereen dezelfde flexibele kantoorindeling, als elke afdeling zijn eigen behoeftes heeft? Bedrijven hebben een bepaalde structuur, waarbij de dynamiek onder en tussen de verschillende teams enorm verschilt. Om te voorkomen dat bepaalde afdelingen zich ontheemd voelen is het belangrijk om eerst naar de samenwerking tussen verschillende teams te kijken, voordat je afdelingen opnieuw huisvest.

Organisaties veranderen sneller dan de kantoorruimte

Het is lastig om een toekomstbestendige flexibele kantoorruimte in te richten die over vijf jaar nog steeds de meest effectieve werkvorm ondersteunt. De wereld verandert immers razendsnel: al snel is de nieuwe vorm van werken niet nieuw meer en vragen de behoeftes van je werknemers om een hele andere indeling.

Analyse van werkprocessen

Ondanks bovenstaande redenen kan Het Nieuwe Werken natuurlijk wel voor een efficiëntere en effectievere werkomgeving zorgen, met betere resultaten als gevolg. Het is dan wel belangrijk om goed te kijken naar de bedrijfscultuur. De blauwdruk van een nieuwe werkomgeving moet gebaseerd zijn op de dynamiek in een organisatie en niet alleen gericht zijn op het visuele aspect.

Door alle werknemers bij de nieuwe kantoorindeling te betrekken, zorg je er bovendien voor dat iedereen zich eigenaar voelt van de werkomgeving. Dat vergroot het vertrouwen en verantwoordelijkheidsgevoel van je personeel veel meer dan wanneer van bovenaf bepaald wordt dat het nu anders moet.

Voor meer inzicht in de dynamiek en behoeftes binnen de organisatie, lees dit e-paper, met de nieuwste inzichten over het analyseren van de belangrijke werkprocessen die leiden tot betere werkomgevingen. Met een juist beeld van de belangrijkste kernactiviteiten en werkprocessen kun de werkomgeving aangepast worden aan de behoeftes van het personeel, om zo de beste werkprestaties te stimuleren.

(*) Eelco Voogd is co-founder en Chief Happy Customers bij WPA Analytics. Hij is tevens Expert bij Smart WorkPlace.

woensdag 3 januari 2018permalink