Veilig terug naar de werkvloer

 

Veilig terug naar de werkvloer

Om na de coronasluiting een veilige terugkeer naar de werkvloer te garanderen, voorzag Smart WorkPlace partner Heijmans Stadskantoor Venlo binnen tien dagen van BeSafe.

De Heijmans-oplossing BeSafe bestaat uit 510 sensoren, een werkplekreserveringen systeem, en een online dashboard, waarop de gemeente in één oogopslag de real time-bezetting en gebruik van werkplekken ziet. En er zijn nog veel meer toepassingen mogelijk.

Wie binnenloopt in Stadskantoor Venlo, ziet een lichte en ruime hal vol groen. Dit cradle to cradle-gebouw is onder andere duurzaam, zelfvoorzienend in energie, water en lucht en biedt een zo prettig mogelijke werkomgeving. Daarmee is het een voorbeeld voor andere gemeenten, maar dat is absoluut geen reden om achterover te leunen, vindt facility manager Ruud Geraedts. “Een gebouw moet meegroeien met zijn tijd. In 2016 was dit gebouw het neusje van de zalm, maar inmiddels zijn we vier jaar verder.

Veilig terug naar de werkvloer

Corona versnelde de interesse in datagedreven werken bij facility manager Ruud Geraedts van de gemeente Venlo.

Een jaar geleden begon ik me te verdiepen in datagedreven werken. Ik merkte namelijk dat we veel op gevoel deden. Intern hoorde ik regelmatig van collega’s terug dat het te druk was in het gebouw en vroegen ze mij of het mogelijk was om er werkplekken bij te zetten. Toch zag ik tijdens rondes in het gebouw regelmatig lege werkplekken. Ik had hard bewijs nodig om hen te laten inzien wat er nu daadwerkelijk gebeurt in het gebouw, om zo hun gevoel te weerleggen.”

Snel schakelen

Corona versnelde Geraedts’ interesse in datagedreven werken. “Toen rees ineens de vraag: hoe zorgen we ervoor dat onze werknemers veilig terug naar de werkvloer kunnen? Data zou daar een oplossing voor kunnen zijn.” Geraedts nam contact op met verschillende partijen en koos uiteindelijk voor BeSafe, een onderdeel van de datagedreven dienstverlener BeSense die veilig werken op kantoren mogelijk maakt. “Omdat BeSense werkt met anonieme data – we willen werknemers niet het gevoel geven dat ze gecontroleerd worden – en omdat we niet veel tijd hadden en ze bij BeSense enorm snel konden schakelen”, legt Geraedts uit.

Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, beaamt dat het voortraject sneller verliep dan normaal. “Een implementatieproces duurt gewoonlijk zes weken. Maar die tijd was er niet. Het hielp dat de wens heel duidelijk was; de gemeente wilde de bezettingsgraad van de werkplekken monitoren en de mogelijkheid bieden om werkplekken te laten reserveren door hun eindgebruikers. Doordat we een duidelijk doel hadden, konden we ons implementatieproces verkorten naar drie weken. Daarna hingen we met een team in een dag 510 sensoren op en was het systeem binnen acht werkdagen live.”

Veilig terug naar de werkvloer

Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, begeleidde de implementatie van BeSafe op het stadskantoor.

Overzichtelijk dashboard

De sensoren zijn in het stadskantoor geïnstalleerd onder bureaus en aan de wand van zes vergaderzalen. De infraroodsensoren registreren warmte en beweging. Wat ze registreren, sturen de sensoren door naar de drie gateways in het gebouw, die het via het onafhankelijke LoRa-netwerk weer doorsturen naar het BeSense-systeem. Klantbeheerder Lars van der Pluijm is verantwoordelijk voor het dashboard dat de klant vervolgens inzicht geeft in de data. “Ik stem af met de klant wat hij inzichtelijk wil hebben.”

“De eerste prioriteit van Ruud was de bezettingsgraad van de werkplekken. Dus maakte ik een dashboard waarin hij in een oogopslag kan zien wat de bezetting en benutting is van zijn gebouw. Ook kan hij door middel van filters per dag en per werkplek of afdeling zien wat de bezettingsgraad is en dagen of werkplekken vergelijken.”

Voor Geraedts is dit dashboard overzichtelijk en het biedt hem de informatie die hij nu nodig heeft. “Maar het is nu aan mij om de juiste vragen te stellen, zodat we dit samen verder kunnen ontwikkelen. Dat gaat heel soepel bij BeSense. Als ik bel krijg ik altijd snel antwoord, in duidelijke taal. En heb ik een technische vraag, dan is er zo een MS Teams-meeting geregeld, met een specialist van hen erbij. 

Wat dat betreft voel ik me als klant echt koning. Dat is ook precies waar ik naar op zoek ben, want als gemeente besteden wij maatschappelijk geld. Dan wil je niet het gevoel hebben dat je steeds moet aansluiten in een rij wachtenden.”

Legio mogelijkheden

Nu de eerste fase – de bezettingsgraad in de opstartfase monitoren – bijna voorbij is, denkt Geraedts na over hoe hij de data nog meer zou willen inzetten. “Wellicht dat we medewerkers inzicht gaan geven in de beschikbare werkplekken of dat we gebruik gaan maken van een reserveringssysteem.” Hij is er zeker van dat dit het begin is van een veel grotere ontwikkeling. 

“Ik zie nu al dat deze data goud waard is: we zetten het in om de veiligheid van medewerkers te kunnen garanderen. Maar in de toekomst kan er veel meer. We zouden de schoonmaak kunnen aanpassen op de bezetting. En stel dat we zien dat er een werkplek is waar niemand gaat zitten, dan moeten we uitzoeken waar dat door komt. Is een bureau kapot, of maakt het koffieapparaat teveel herrie? Op die manier kun je je gebouw veel gerichter inrichten. Dat helpt ons als Facility Management enorm, want zo kunnen we nog beter onze hoofdtaak uitvoeren: medewerkers een zo fijn mogelijke werkomgeving bieden.”

Ook je kantoor efficiënter benutten? Bekijk de BeSense website.

Fotocredit alle foto's: René Koster Photography.

Bijschrift openingsfoto: Facility manager Ruud Geraedts en BeSense-klantbeheerder Lars van der Pluijm ervaren de samenwerking als zeer prettig.

Delen:

Meer reboarding

Hoe krijg je jouw collega’s terug naar kantoor?

Hoe krijg je jouw collega’s terug naar kantoor?

woensdag 22 juni

Ga met je medewerkers in gesprek en maak het de moeite waard om naar kantoor te komen. Dat is volgens Petra de West van HEYDAY ...

Lees meer

Thuiswerken en hybride werken steeds vaker in vacatureteksten

Thuiswerken en hybride werken steeds vaker in vacatureteksten

vrijdag 8 april

De mogelijkheid om thuis of hybride te werken komt steeds vaker terug in vacatureteksten. Dat zegt Anne van der Put, promovendus ...

Lees meer

Hoe verandert het kantoor?

Hoe verandert het kantoor?

woensdag 6 april

Hoe wordt er vanuit verschillende disciplines gekeken naar de terugkeer naar kantoor? Een Vandaag sprak met hoogleraar Stefan ...

Lees meer

Werkgevers terughoudend bij loslaten coronamaatregelen op werkvloer

Werkgevers terughoudend bij loslaten coronamaatregelen op werkvloer

woensdag 9 maart

Werkgevers zijn opgelucht, maar ook terughoudend en voorzichtig met het loslaten van de coronamaatregelen op de werkvloer. ...

Lees meer

<span class='hscoswrapper'><span>Versoepeling thuiswerkadvies: let op deze vijf aandachtspunten</span></span>

Versoepeling thuiswerkadvies: let op deze vijf aandachtspunten

woensdag 16 februari

Op de persconferentie van 15 februari werd het thuiswerkadvies gewijzigd in: werk de helft van de tijd thuis. Maar ...

Lees meer

Het meest gelezen nieuwsbericht van 2021

Het meest gelezen nieuwsbericht van 2021

vrijdag 31 december

2021 was voor de duurzame en gezonde werkomgeving een enerverend jaar. Deze week de drie meest gelezen nieuwsberichten van ...

Lees meer

Hybride werken en pogingen daartoe

Hybride werken en pogingen daartoe

vrijdag 17 december

Hoe ging het in 2021 met hybride werken en de pogingen daartoe en wat zijn de verwachtingen voor 2022? Daarover gaat de ...

Lees meer

Optimalisatiekansen voor het thuiswerken uit onderzoeken

Optimalisatiekansen voor het thuiswerken uit onderzoeken

donderdag 9 december

Thuiswerken zal ook bij het hybride werken belangrijk blijven. Daarom zet Smart WorkPlace expert Rianne Appel een aantal ...

Lees meer

Van office first naar virtual first

Van office first naar virtual first

donderdag 11 november

Over vijf jaar is het virtual first en kijken we terug naar de coronacrisis als het omslagpunt naar een andere manier van ...

Lees meer

Tweederde bedrijven heeft afspraken over hybride werken

Tweederde bedrijven heeft afspraken over hybride werken

vrijdag 8 oktober

Tweederde van de bedrijven heeft al afspraken gemaakt over het hybride werken. Bedrijven hebben vooral behoefte aan goede ...

Lees meer

Thuiswerken en de gevolgen voor wonen, werken en mobiliteit

Thuiswerken en de gevolgen voor wonen, werken en mobiliteit

vrijdag 17 september

Hoe, en in hoeverre, gaat het thuiswerken veranderen en welke gevolgen heeft dat naar verwachting voor de kantorenmarkt, ...

Lees meer

De tien trends van het hybride werken in moderne kantoren 

De tien trends van het hybride werken in moderne kantoren 

woensdag 8 september

Wat zijn de tien belangrijkste trends met betrekking tot het hybride werken in moderne kantoren? Expert Willem Adriaanssen ...

Lees meer

Nederlandse medewerkers actief betrokken bij het vormgeven van de ideale werkplek

Nederlandse medewerkers actief betrokken bij het vormgeven van ...

dinsdag 31 augustus

Bijna alle Nederlandse organisaties betrekken medewerkers bij het vormgeven van de werkomgeving na corona. Dat blijkt uit ...

Lees meer

Hoe manage je een duurzame carrière?

Hoe manage je een duurzame carrière?

maandag 30 augustus

Hoe manage je duurzaam je carrière in de hedendaagse werkomgeving? Daarop promoveerde Maral Darouei aan de Universiteit ...

Lees meer

Spacewell lanceert Opportunity Simulator voor kantoren

Spacewell lanceert Opportunity Simulator voor kantoren

maandag 23 augustus

Smart WorkPlace partner Spacewell lanceert het  Opportunity Simulator-dashboard voor de postpandemische werkplek. Daarmee ...

Lees meer

Gemeente Tilburg nieuwe partner Smart WorkPlace

Gemeente Tilburg nieuwe partner Smart WorkPlace

maandag 16 augustus

Verder pionieren om het begrip hybride werken te kunnen laden en concreet te maken in de praktijk. Deze ambitie licht Ilse ...

Lees meer

Hybride werken voor gemeente Alphen aan de Rijn

Hybride werken voor gemeente Alphen aan de Rijn

dinsdag 10 augustus

De gemeente Alphen aan de Rijn staat samen met Smart WorkPlace partner Aestate voor de uitdaging om de werkomgeving te optimaliseren, ...

Lees meer

Whiteboardwebcam met AI-functies

Whiteboardwebcam met AI-functies

woensdag 4 augustus

Logitech introduceert de whiteboardwebcam Scribe. Scribe heeft AI-functies om bijvoorbeeld de hand van een presentator transparant ...

Lees meer

Back to Work Check draagt bij aan veilig reboarden

Back to Work Check draagt bij aan veilig reboarden

vrijdag 30 juli

Onlangs voegde premier Rutte in het coronadebat ventileren toe als vierde basisregel. Ventilatie speelt ook een belangrijke ...

Lees meer

Van sociale ongemakkelijkheid naar plezier bij terugkeer op kantoor

Van sociale ongemakkelijkheid naar plezier bij terugkeer op kantoor

donderdag 15 juli

Hoe kunnen we bij reboarding de sociale ongemakkelijkheid omzetten in plezier? Justin Timmer van Smart WorkPlace partner ...

Lees meer

Terug naar boven