Een gedetailleerd overzicht van de kantooractiva biedt meer flexibiliteit om de werkplek te herstructureren. Dat stelt Mike Kaandorp van Smart WorkPlace partner Measuremen in onderstaand blog.

Het pre- en post-COVID-tijdperk bepaalt op dit moment de facilitaire sector, de vaccinatie percentages die met de minuut stijgen en de landen die voortdurend de sociale regelgeving met betrekking tot COVID wijzigen. Het nieuwe tijdperk van werk is in verschillende delen van de wereld begonnen. Veel bedrijven brengen werknemers terug naar kantoor en zijn begonnen met de uitvoering. Hoewel enkelen volledig op afstand zullen blijven werken en anderen gebruik zullen maken van het hybride werkmodel, willen de meeste organisaties de normaliteit in hun kantoren terugbrengen. Hoewel deze vormen niet de enige zijn, zijn deze strategieën in alle sectoren en bedrijfstakken gangbaar.

Werknemers terugbrengen naar kantoor kan een uitdagende taak zijn. Ze verwelkomen in een werkruimte die niet langer is aangepast aan de behoeften van de werknemers kan het nog moeilijker maken. De behoefte om menselijke interacties te creëren en de verloren bedrijfscultuur te herwinnen door mensen met elkaar in contact te brengen, vereisen faciliteiten die beide mogelijk maken. Een van de noodzakelijke stappen voor een geslaagde terugkeer naar het kantoor is het maken van een inventaris van de kantoormeubelen. Want een gedetailleerd overzicht van de kantooractiva biedt meer flexibiliteit om de werkplek te herstructureren. In deze blog wordt uitgelegd waarom dit het juiste moment is om het kantoor aan te passen aan het nieuwe werktijdperk en hoe een inventarisatie van de kantooractiva een gunstig proces kan zijn om werknemers terug naar kantoor te halen. 

Het kantoor is NIET verdwenen

Tijdens de hele periode van lockdowns groeide de verwachting dat het kantoor in het post-COVID-tijdperk overbodig zou worden. Thuiswerken en werken op afstand zijn al meer dan een jaar de norm geworden. Dit is echter verre van de realiteit, aangezien het kantoor niet alleen symbool staat voor een ruimte om de cultuur van een organisatie op te bouwen en de optimale omstandigheden te creëren om te werken. Het kantoor vertegenwoordigt een plaats waar werknemers samenkomen (fysiek of virtueel). Een ruimte om samen te werken, nieuwe ideeën op te doen en momenten te delen ten behoeve van sociale contacten en de vooruitgang van het bedrijf. 

Iets wat misschien niet meer relevant is, is de manier waarop het kantoor was in het pre-COVID tijdperk. Een negen tot vijf aanpak van maandag tot vrijdag, wat min of meer de norm was. Dit model zal flexibeler moeten, wat zich vertaalt in een meer dynamische werkplek waar het kantoor wordt aangepast om allerlei werkschema’s gecombineerd in te delen. Ofwel met een sterke toename van werken op afstand, en meer werknemers die een hybride werkmodel willen omarmen. Hoe gaat jouw organisatie een vergadering houden waar zowel medewerkers op afstand als medewerkers in persoon op kantoor onbeperkt met elkaar kunnen integreren? Wat als de vergaderzalen nu vooral (of niet helemaal) aangepast zijn aan vergaderingen op afstand of aan in-persoon vergaderingen? Het is noodzakelijk om een overzicht te hebben van de ruimtes, de capaciteit van die ruimtes en de middelen die de werknemers gebruiken. 

De kantoorstrategie aanpassen

De ervaring en cultuur zijn cruciaal voor het succes van een werkplekstrategie. Faciliteiten moeten vervolgens opnieuw worden ontworpen om tegemoet te komen aan de nieuwe uitdagingen en eisen van het personeel. Van hybride vergaderingen naar een mensgerichte verbinding tussen de teams. In dit opzicht zullen er volgens Harvard Business Review verschillende modellen voor de post-pandemische werkplek in opkomst zijn. Die niet noodzakelijk nieuw zijn, maar wel opties zijn om zich aan te passen aan het nieuwe tijdperk van werk. Er wordt echter aanbevolen om werknemers niet in één keer terug naar kantoor te halen. Dit betekent dat de werkplek moet worden aangepast aan op activiteiten gebaseerde werkplekken, waar werknemers opnieuw contact kunnen leggen en kunnen samenwerken.

Terugkeer naar kantoor vereist een plan dat rekening houdt met aspecten zoals de afstand tussen de bureaus, de indeling van het kantoor en het maximum aantal mensen dat in vergader- en conferentieruimtes wordt toegelaten. Dit zijn enkele voorbeelden van criteria waarbij een kantoorinventarisatie kan helpen. Misschien moeten in jouw kantoor bepaalde ruimtes, zoals individuele bureaus, worden omgebouwd tot andere soorten werkplekken. Of misschien moet de maximale capaciteit in een bepaalde ruimte worden verlaagd, omdat niet elke werknemer zich veilig zal voelen om heel dicht op elkaar in een krappe ruimte te werken. Bovendien zullen de verschillende roosters, dagen van de week en locaties waar werknemers mogelijk in het kantoor zullen werken, bepalen hoe werknemers de kantoorruimte gebruiken.

Ken jij jouw kantoormiddelen?

Het maakt niet uit welk werkplekmodel jouw organisatie wilt aanpassen. Een kantoorinventarisatie is nodig om het grotere plaatje te zien van wat de organisatie bezit en wat er ontbreekt bij het aanpassen van de kantoorindeling. Het is mogelijk dat er meer open space meubilair nodig is om samenwerkingsgebieden uit te breiden. De kans is groot dat de individuele bureaus kunnen worden hergebruikt voor extra ruimte in de vergader- of conferentieruimtes. Terwijl zit opstellingen zoals stoelen en banken kunnen worden verdeeld over gebieden waar teamwerk wordt verricht. 

Een inventarisatie van de kantoormiddelen geeft inzicht in het meubilair en de levensduur van je bedrijfsmiddelen. Dit betekent dat je weet hoe lang je op deze activa kunt rekenen en wat de specifieke kenmerken van de werkplek middelen zijn. In termen van statisch meubilair zijn specifieke aspecten niet van belang, maar meer geavanceerde activa. Zoals IT, hardware en communicatieapparatuur vereisen een meer gedetailleerde registratie. Niet elke technologie in het kantoor is aangepast om de communicatieplatforms te ondersteunen die tegenwoordig meestal worden gebruikt. Denk maar aan technologie die in staat is om alle verschillende videoconferentie platforms met elkaar te verbinden.  Tegelijkertijd bereidt de inventarislijst jouw werkruimte voor op toekomstige gebeurtenissen, zoals een betere aanpassing aan externe of hybride omgevingen. Of een onverwachte aanpassing aan sociale- en afstandsregels.

Een kans om het anders te doen

Teruggaan naar kantoor lijkt misschien een enorme uitdaging. Met de juiste voorbereidingen kan dit het moment zijn om het anders te maken, om het beter te maken. Experimenten op de werkplek moeten plaatsvinden zolang de gebruikers en werknemers in het middelpunt van de veranderingen staan. Toch is het van essentieel belang om, alvorens testen te doen en conclusies te trekken, elk van je troeven op de werkplek te identificeren. Op die manier is het gemakkelijker om de inventaris te verminderen, toe te voegen, te wijzigen of te verbeteren, waardoor de taak om het kantoor aan te passen aan het nieuwe tijdperk van werken een soepel proces wordt.

woensdag 22 september 2021permalink