Hoe creëer je in het kantoor na corona je ideale werkomgeving? Smart WorkPlace partner Profile Project maakte een stappenplan.

Door de Corona-crisis is de wereld snel veranderd. Ook zijn we anders gaan kijken naar de manier waarop we werken. We hebben massaal de voor- en nadelen van het thuiswerken ervaren. Zo zullen sommige medewerkers het thuiswerken als prettig hebben ervaren maar werken anderen juist liever op kantoor.

Veel organisaties grijpen de crisis aan om de huidige werkomgeving eens onder de loep te nemen. Wat wordt de functie van het kantoor en heb ik nu meer of minder vierkante meters nodig als een gedeelte van de medewerkers thuis blijft werken?

Kantoren zullen niet verdwijnen maar dat de kantoren gaan veranderen staat vast. Er zal meer aandacht zijn voor gezondheid van de medewerkers. Het kantoor zal ook een andere functie gaan krijgen. Het wordt steeds meer een plek waar men elkaar kan ontmoeten en waar men komt om te samenwerken. Dit was al een trend vóór de crisis maar zal zich nu in een rap tempo verder gaan ontwikkelen. Het kantoor alleen als ontmoetingsplaats zal niet voldoende zijn. Niet iedereen heeft het thuiswerken als positief ervaren. Het kantoor zal een plek worden waar je elkaar ontmoet, inspireert, maar waar je ook geconcentreerd kunt werken op jouw manier. Het wordt een plek waar je wil zijn!

Hoe de werkomgeving eruit komt te zien zal per organisatie verschillend zijn. Elke organisatie is immers uniek en heeft andere behoeften ten aanzien van de werkomgeving. Klinkt logisch, maar wat betekent dit voor mijn organisatie? En hoe creëer je een optimale werkomgeving waar je wil zijn? Om antwoord op deze vragen te geven heeft Profile Project een handig stappenplan ontwikkeld.

Stap 1: Wat zijn de behoeften?

De eerste stap is het in kaart brengen van de behoeften van de organisatie. Bij het bepalen van de behoeften dienen de medewerkers centraal te staan. De medewerkers bepalen immers het succes van de organisatie. Het thuiswerken kan grote invloed hebben op de behoeften van de medewerkers. Zo zullen sommige medewerkers het thuiswerken als prettig hebben ervaren maar werken anderen juist weer liever op kantoor.

Voor veel organisaties zal het in deze coronatijd extra belangrijk zijn om het wij-gevoel te creëren. Medewerkers willen met elkaar in contact blijven en zijn op zoek naar verbinding. Daarnaast zal gezondheid van de medewerker een steeds belangrijkere rol gaan spelen in de werkomgeving.

De crisis kan een goed moment zijn om ook de bedrijfscultuur aan te scherpen. Past de huidige werkomgeving nog wel bij onze identiteit? Wordt het werken in teams gestimuleerd of is de organisatie meer gericht op het individu? Het kantoor wordt een plek waar je klanten kunt laten zien wat de echte aard van de organisatie is.

Voor het vaststellen van de behoeften van de medewerkers hebben we een enquête ontwikkeld. Deze enquête geeft inzicht in wat nu echt belangrijk is in de werkomgeving.

Stap 2: Activiteiten in kaart brengen

Hoe werkt jouw organisatie? Een ideale werkomgeving sluit aan bij de activiteiten van de medewerkers. Denk hierbij aan geconcentreerd werken, vergaderen, brainstormen, bellen maar ook aan ontspannen en socializen.

Grotendeels zullen deze activiteiten na de Corona-crisis niet veranderen, maar de manier waarop en waar ze uitgevoerd (kunnen) worden wel. Zo kunnen individuele activiteiten vaak ook prima thuis worden uitgevoerd. Een goede thuiswerkplek is dan wel een must.

Gezamenlijke activiteiten zoals vergaderen en brainstormen lenen zich meer voor een fysieke omgeving.

Na het in kaart brengen wat de activiteiten zijn wordt gekeken waar men de activiteiten het liefst zou uitvoeren. Iedere medewerker heeft een persoonlijke voorkeur. Zo vinden sommigen het prettig om mensen om zich heen te hebben. Geconcentreerd werken doen ze graag in een gedeelde open werkomgeving. Anderen vinden het juist prettiger om in rust te kunnen werken. Dit zou zowel thuis als op (het nieuwe) kantoor kunnen.

Stap 3: Hoeveel oppervlakte heb ik nodig?

Heb ik meer of minder vierkante meters nodig in de toekomst? Het is een vraag waar veel organisaties mee bezig zijn. Het antwoord op deze vraag hangt van veel factoren af en volgt uit de vorige stappen.

Wanneer medewerkers een groot deel van hun activiteiten thuis uitvoeren zullen er minder werkplekken (vierkante meters) nodig zijn. Wanneer de functie van het kantoor verandert naar een ontmoetingsplek waar ook (geconcentreerd) gewerkt kan worden, is er misschien wel meer ruimte nodig. Waarschijnlijk zullen werkplekken in de open omgeving ruimer worden opgezet om meer afstand tussen de werknemers te creëren. Wanneer er in shifts gewerkt wordt kunnen werkplekken juist weer gedeeld worden.

Voor het berekenen van de benodigde oppervlakte hebben we een handige tool ontwikkeld. Daarnaast kunnen we een testfit maken als er al een locatie op het oog is.

Stap 4: Thuiswerken faciliteren

Het thuiswerken zal in de toekomst voor velen een vast onderdeel blijven. Belangrijk is dat er een beleid komt waarbij wordt gekeken naar de voorkeuren van de medewerkers.

Als werkgever ben je verplicht om voor een gezonde en veilige thuiswerkplek te zorgen. Gelukkig mag je eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding geven om een thuiswerkplek in te richten. Voor thuiswerken geldt net als op kantoor dat je niet te lang in dezelfde houding zit. Zorg voor voldoende afwisseling en beweging.

De basis van een goede thuiswerkplek is een in hoogte verstelbaar bureau en een goede bureaustoel. Zorg voor voldoende (dag)licht en een beeldscherm op ooghoogte. De thuiswerkplek hoeft er natuurlijk niet uit te zien als op kantoor. Je kunt de plek helemaal naar jouw wensen inrichten. Ook voor de thuiswerkplek denken we graag met je mee om een inspirerende werkplek te faciliciteren.

Stap 5: Blijf in verbinding

Moeten we met z’n allen wel op dezelfde tijd beginnen? Of kunnen we ook in shifts naar kantoor komen om te werken en elkaar te ontmoeten. Als we zelf mogen kiezen waar en wanneer we werken lopen privé en werk door elkaar heen. We delen onze eigen dag in en werken wanneer het ons het beste uitkomt.

Toch hebben we behoefte aan een groepsgevoel, een bepaalde binding en interactie. Maar liefst driekwart van de thuiswerkers geeft aan zijn of haar collega’s te missen. En dat is niet zo vreemd want interactie vormt een belangrijk onderdeel in ons werkproces. Het delen van kennis, samenwerken, het vieren van succes maar ook het verwerken van tegenslagen doen we niet alleen. Er is dus behoefte aan een gezamenlijke plek.

In verbinding blijven is essentieel of het nu fysiek of virtueel is. Voor velen is het praatje bij het koffiezetapparaat er niet meer. Als werkgever moet je er dus voor zorgen dat je dit op een andere manier faciliteert. Bijvoorbeeld door een online vrijdagmiddagborrel te organiseren of elke dag een ‘koffiemomentje’ in te plannen, zodat iedereen even inlogt en bijkletst. Dan kun je het even over andere zaken dan werk hebben. Of hoe je in deze tijd werk met los rennende kids combineert.

Stap 6: Een plek waar je wilt zijn!

Door het thuiswerken zal de functie van het kantoor definitief gaan veranderen. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek, een plek van interactie en samenwerking. De coronacrisis heeft deze ontwikkeling misschien versneld, maar het is niks nieuws. De meest succesvolle organisaties beseften al dat ze de behoeften van hun medewerkers centraal moeten stellen. Zij zijn immers degenen die het succes van de organisatie bepalen. Een optimale werkomgeving waarin medewerkers gelukkig en gezond zijn zorgt voor een hogere productiviteit.

Van nature hebben mensen behoeften aan interactie met elkaar, een groepsgevoel. Er is behoefte aan een gezamenlijke plek. Het kantoor stimuleert spontane ontmoetingen tussen medewerkers. En juist die spontane ontmoetingen stimuleren de creativiteit en innovatie van de organisatie.

Hoe het kantoor eruit komt te zien is per organisatie verschillend. Zo zal de ene organisatie meer vierkante meters nodig hebben terwijl de andere organisatie juist minder oppervlakte nodig heeft.

Wanneer alle stappen zijn doorlopen krijg je een goed beeld hoe jouw kantoor er in de toekomst uit komt te zien. Het wordt een inspirerende omgeving die de cultuur van de organisatie ademt. Een plek waar werknemers graag komen om samen te werken en elkaar te ontmoeten, een plek die nodig is om tot verdere bloei te komen.

Kortom: een plek waar je wil zijn!

Download hier het stappenplan 'Het kantoor na corona; in 6 stappen naar jouw ideale werkomgeving'.

donderdag 3 september 2020permalink