Hoe kunnen we bij reboarding de sociale ongemakkelijkheid omzetten in plezier? Justin Timmer van Smart WorkPlace partner Measuremen geeft in onderstaande blog acht tips.

Vandaag realiseerde ik me dat ik sommige van mijn collega’s al meer dan een jaar niet heb gesproken. Tijdens de lockdown heb ik naar omstandigheden goed samengewerkt met mijn team, ook al zou ik ze graag weer eens in het echt zien. Maar ik heb gemerkt dat mijn sociale contacten met mensen buiten mijn team in deze periode zijn afgenomen. Voor de lockdown sprak ik hen tijdens de lunchpauze of op willekeurige koffiemomenten, maar die zijn verdwenen. Tijdens de lockdown zag ik sommige van die collega’s wel online, zoals tijdens bedrijfsvergaderingen, maar zelfs dan sprak ik ze niet rechtstreeks. Ik had niets werkgerelateerds van hen nodig, en het voelde als een verspilling van kostbare werkuren om een willekeurige vergadering te boeken om wat te kletsen. Nou ja, een collega organiseerde wel open co-working sessies, en ik weet zeker dat mijn bazen deze willekeurige gesprekken niet erg vonden of zelfs aanmoedigden, maar voor mij kwamen ze nooit echt van de grond. En ik zal vast niet de enige zijn.

Nu de kantoren weer opengaan, heeft dat zijn gevolgen. We zullen heel wat ongemakkelijke momenten krijgen op kantoor. Onze collega’s hebben het moeilijk gehad tijdens de lockdown. En ik weet zeker dat iedereen het nog steeds moeilijk heeft om terug naar kantoor te gaan. Hoe te praten over de zaken die we hebben meegemaakt? Hoe om te gaan met de fysieke afstand? Wat met het bespreken van onderwerpen als COVID-regelgeving? Lukt het me om weer in menigtes te werken?

De ervaring op kantoor

Het terugkomen op kantoor en het delen van dezelfde fysieke ruimte en elkaar weer in de ogen kunnen kijken zou een leuke en sociale ervaring moeten zijn. Maar onze recente worstelingen tijdens de lockdown en het verlies van sociale verbondenheid met onze collega’s zullen tot uitdagingen leiden. Werken in dezelfde ruimte met relatief vreemden is niet goed voor de bedrijfscultuur, omdat dit meer kans heeft om te leiden tot irritatie en andere in-group out-group verschijnselen. Als de ervaring als gevolg hiervan niet zo geweldig is, zullen schuchtere werknemers terugkeren naar hun remote kantoren. Maar hoe kunnen we een goede werknemerservaring op kantoor faciliteren zodat het de cultuur terugbrengt? Kunnen we de sociale ongemakkelijkheid omzetten in plezier bij terugkeer op kantoor? Zowel vanuit een Facility- als Human resource perspectief zijn er verschillende dingen die je kunt doen. We hebben hieronder een aantal ideeën op een rijtje gezet. Het mooie is dat het kantoor nu een relatief blanco lei is, waarin je helemaal los kunt gaan.

Laten we het hebben over COVID-sessies

Een van de meest sociaal onhandige dingen is het niet aanspreken van de olifant in de kamer. We weten dingen niet van anderen als we ze niet bespreken. COVID heeft ons op vele manieren beïnvloed. Het is goed om te weten waar je collega’s staan. Er kunnen extreme standpunten zijn die ook belangrijk zijn om te weten, maar ze moeten het gesprek niet kapen. Daarom is het misschien slim om de discussies in kleine groepen te houden en het gespreksonderwerp gerelateerd te houden aan het werk. Onderwerpen als “Welke invloed had de lockdown op jouw werksituatie?” of “Hoe ben je nu van plan je werk aan te pakken?” zouden besproken kunnen worden. Wees verder voorzichtig met het betrekken van managers bij deze bijeenkomsten. In Nederland is het bijvoorbeeld verboden om werknemers naar hun vaccinatie te vragen.

Initieer korte pauzes

Pauzes zijn uitstekend voor het tot stand brengen van collega-interacties tussen afdelingen. Je kunt ze inlassen wanneer je wilt, of ze plannen rond een bepaald moment. Een kleine snack of een feestelijke gelegenheid koppelen aan een pauze motiveert mensen altijd meer om deel te nemen aan de pauze. En als je er een gewoonte van wilt maken, initieer dan elke dag een pauze op hetzelfde moment (bijv. 11 uur of 16 uur), zodat mensen ze verwachten en het kunnen inplannen in hun agenda.

Maak ruimtes voor interactie

Koffiecorners zijn goed voor sociale interactie op een laag pitje. Maar laten we eerlijk zijn, we hebben misschien wat meer tijd nodig om bij te praten dan de tijd die we hebben om een kop koffie te zetten. Op dit moment is er een enorme kans om het kantoor te herdefiniëren als een plek voor menselijke interactie. Het faciliteren van een fysieke ruimte waar mensen wat langer kunnen zitten en praten zou een goed begin kunnen zijn om het komende jaar als naaste collega’s weer comfortabel naast elkaar te kunnen werken. Een half uur besteden aan een goed gesprek kan een jaar van sociale ongemakkelijkheid compenseren. Men zou ook attributen kunnen gebruiken, zoals een bordspel, een pingpongtafel, of boeken om de ruimte toegankelijker te maken. Het overbrengen van het doel van deze ruimtes (bv. via intranet of op een stuk papier) kan echter belangrijk zijn om de ruimtes te laten gebruiken zoals bedoeld.

Isolement vermijden

De oude gewoonte van mensen die individueel werk verrichten in een vergaderzaal, zouden we vaker kunnen zien. Want alleen werken in een vergaderzaal is COVID-veilig, maar ook lekker rustig. Voor kantoorgebruik is het echter niet effectief. Als manager zou je strenge maatregelen kunnen nemen om dit te voorkomen, maar je zou ook een gesprek kunnen aankaarten en zien wat hun motivatie is. Men zou ook individueel werk in vergaderzalen kunnen toestaan, en mensen juist stimuleren om zich bij deze individuen aan te sluiten en samen te werken, maar wel in stilte. Ze zouden zelfs een coworking-vriendschap kunnen initiëren.

Stimuleer vergaderingen buiten

Het kantoor kan overvol zijn en mensen kunnen daar moeite mee hebben. Buiten in de open lucht in de zomer is het misschien fijner om openlijk te praten en een stukje te lopen. Het is gezond, de lucht voelt schoon en het kan leuk zijn. Notulen schrijven of presentaties delen is lastig, maar dat hoeft niet altijd, en men zou de vergaderingen ook in delen kunnen splitsen, of zelfs buiten op laptops kunnen werken.

De kantine sociaal inrichten

Kantines hebben altijd een interessante dynamiek. De manier waarop de tafels zijn georganiseerd doet mensen samenklitten, of juist van elkaar scheiden. De COVID-voorschriften zullen fysieke afstand tussen mensen veroorzaken, maar dit maakt het een sterker argument om juist sociale interactie te stimuleren en scheiding te vermijden. Men zou bijvoorbeeld de kantine groter kunnen maken om meer mensen te kunnen faciliteren of de stoelen en tafels tactisch kunnen plaatsen om zo de sociale interacties te verbeteren. 

Organiseer sociale activiteiten

Middagborrels, vooral op vrijdag, kunnen heel stimulerend zijn voor mensen om elkaar (opnieuw) te leren kennen. Leuke informele borrels die direct na het werk beginnen (of om 16.00 uur) zijn de beste manier om de bedrijfscultuur te verbeteren, zonder al te veel van de vrije tijd van mensen te vragen. Meer werkgerelateerde activiteiten zoals workshops, brainstormsessies, of inspirerende lezingen kunnen ook werken. Maar je kunt ook denken aan meer extravagante niet-werkgerelateerde activiteiten, zoals samen naar de bioscoop gaan, bedrijfssporten, of etentjes thuis. Dit is hét moment om met die activiteiten te experimenteren, aangezien de cultuur opnieuw moet worden opgebouwd.

Pas de ervaring aan jouw organisatie aan

Er zijn veel dingen die je kunt doen om de ervaring van jouw werknemers op kantoor te vergemakkelijken en te stimuleren. We hebben een paar ideeën op een rijtje gezet, maar je kunt er misschien nog veel meer bedenken. Het is belangrijk om te bedenken welke daarvan bij jouw organisatie passen en ze aan te passen aan jouw eigen bedrijfscultuur. Wij wensen dat de terugkeer naar kantoor voor jou en jouw medewerkers een leuke en sociale ervaring zal zijn. En we hopen je geïnspireerd te hebben om jouw bedrijfscultuur een boost te geven.

donderdag 15 juli 2021permalink