“Leidinggevenden worstelen regelmatig met medewerkers die thuiswerken als een recht zien en vragen waarom ze moeten komen.” Dat zei Marco Dieleman van de gemeente Breda tijdens de eerste City Table in Tilburg van het platform GemeenteHuisvesting.

Marco Dieleman is programmamanager Mijn Werkomgeving bij de Brabantse buurgemeente Breda. “We zijn qua aantallen inwoners en ambtenaren redelijk vergelijkbaar met Tilburg. In Breda is de situatie anders omdat we in 2020 een stip op de horizon hebben gezet: in 2028 gaan we weg. Dat betekent dat het budget voor de bestaande huisvesting navenant is: allerlei zaken zoals liften en trappenhuizen of andere onhandige indelingen kon ik niet veranderen. Daarnaast spelen bij ons ook kwesties als ‘hoeveel mensen komen er echt terug?’ en het gedrag. Aan dat laatste hebben we van alles gedaan: Q en A’s in het begin, gebruikersgroepen bij de ontwikkeling van de panden en nu is er nog de peilstokgroep met vertegenwoordigers van de afdelingen, die zo nu en dan de thermometer in de organisatie steekt. Ook hielden we sessies met leidinggevenden over hybride werken en hoe je je team meekrijgt.”

Marco merkt dat momenteel individueel belang vaak prevaleert boven het organisatiebelang: “Thuiswerken wordt soms als een recht beschouwd en medewerkers vragen waarom ze moeten komen. Leidinggevenden worstelen daar regelmatig mee. Een aantal had graag gehad dat de directie had gezegd: medewerkers moeten twee vaste dagen naar kantoor. De directie heeft echter gezegd: je werkt waar het werkt en dat stem je af binnen het team, de afdeling of de projectgroep. De verantwoordelijkheid wordt dus meer bij het individu gelegd en in overleg met het team of de leidinggevende maken zij hierover afspraken.” Marco ziet dat er een kleine groep blijft van vijf tot tien procent, die moeite heeft met de veranderingen. “De directie vindt dat ik aan hen niet teveel aandacht moet blijven besteden omdat ze misschien niet meer goed bij onze organisatie passen waar meebewegen in een snel veranderende wereld belangrijk is.” Net als bij de gemeente Tilburg zijn er ook bij de gemeente Breda maatschappelijke partijen ingetrokken. “Bij ons is dat sinds vorig jaar de sociale werkvoorziening. Die werkomgeving is echt nog jaren ’80. Ze staan daardoor op een forse achterstand en hebben ook amper budget. Ik probeer dat nu toch enigszins gelijk te trekken om te scheve gezichten te voorkomen.” Een succesvol traject bij de gemeente Breda is de digitalisering. “Veel medewerkers dachten dat ze niet zonder kasten konden, maar dat gaat prima. Ook dachten ze dat er te weinig werkplekken en te weinig lockers zouden zijn. Ik had 60 procent lockers gedaan, in verhouding tot het aantal medewerkers. De bezetting is echter maar 15 procent momenteel. Daardoor hebben we nu zowel een overschot aan werkplekken als aan lockers.”

Evenemententeam

Ook de gemeente Breda heeft inpandig de nodige evenementen. Marco: “Dat komt ook omdat de directeur bedrijfsvoering fors het mes heeft gezet in het boeken van externe ruimtes bijvoorbeeld bij hotels. Dat betekent inpandig echter veel werk. We hebben daarom binnen Facilitair ook een evenemententeam. Je ziet dat daardoor ook de functie van facilitair medewerker en het bijbehorend type mens verandert: van vroeger vooral uitvoerend naar nu steeds meer gastheer.”

Tijdens de City Table vraagt Marco zich ook af hoe het ondertussen zit met de interne klant. “Wij zijn bij de gemeente Breda druk bezig met een intern serviceplein voor de medewerkers van de gemeente. Ik vroeg me af of de gemeente Tilburg daar ook mee werkt.” Een andere vraag die Marco op de lippen brandt gaat over de fraaie uitstraling van het heringerichte Tilburgse Stadhuis. “Leidt dit niet tot kritische vragen over de besteding van gemeenschapsgeld?”

Moderator Wim stelt de deelnemers vervolgens de vraag of de reorganisatie van de werkomgeving na de coronapandemie al een eerste vorm krijgt. Wim: “Nu is het nog geen probleem om je op kantoor terug te trekken voor een Teams-overleg omdat de bezetting nog laag is. Dat kan over een half jaar anders zijn wanneer weer meer medewerkers naar kantoor komen. Hoe sorteren jullie daarop voor?”

Marco is duidelijk: “Laat het probleem maar ontstaan dan lost het zich ook vanzelf op. Medewerkers die nooit een plek op kantoor hebben om te Teamsen blijven vanzelf wel thuis.” Toch heeft de gemeente Breda hierop voorgesorteerd: “Wij hebben na 2020 bouwkundig meer individuele werkplekken gemaakt ten opzichte van het eerdere plan.”

Marco – zelf marathonloper – herkent uit het verhaal van Tilburg dat trajecten zoals de verbouwing van het Stadhuis vaak marathons zijn: “Dat betekent dat je het goed vol moet kunnen houden en dat je soms te maken krijgt met onverwachte hobbels op de weg. Voor de directie was het vormgeven van de nieuwe werkomgeving in het begin van de coronapandemie het sturen van een groot cruiseschip in de mist. Ik pleit er voor deze bijeenkomsten regelmatig te herhalen. De wereld verandert namelijk snel en straks zit je mogelijk met andere problemen.”

Marco geeft aan het eind van de City Table een voorbeeld van een onderdeel waarbij de gemeente al de gewenste flexibiliteit heeft ingericht: “Bij het thuiswerkmeubilair werken we met een constructie waarbij de medewerker geen eigenaar is van het meubilair. Per maand kijken we via een dashboard wat nodig is. Een werkplek-as-a-service constructie in feite.”

Lees hier het complete verslag van de City Table. Benieuwd naar de achtergronden van de deelnemers en de overige City Tables? Click dan hier.

dinsdag 23 augustus 2022permalink