Hoe start je met Workplace Analytics?

4 min

 

Hoe start je met Workplace Analytics?

Het implementeren van workplace analytics vereist zorgvuldige planning en afweging. In deze blog van Measuremen nemen ze je mee door het proces van begin tot eind.

1. Identificeer de werkplekstrategie en bedrijfsfactoren

Het uitgangspunt en het doel van het verbeteren van werkplekken kunnen enorm verschillen. Human resource managers en facility managers hebben allebei te maken met dezelfde werkplek, maar ze bekijken die vanuit heel verschillende perspectieven. De grootste tweedeling is die tussen fysieke werkplekken en mensen. Het verbeteren van organisatorische prestaties door het veranderen van een fysieke werkplek is een heel ander proces dan beginnen met het veranderen van het gedrag van de mensen die er gebruik van maken. Maar het zijn allebei invalshoeken die volledig te rechtvaardigen zijn. Toch vereist het andere data, dataverzameling, en heeft het andere resultaten. Dus in dit stadium is het al slim om rekening te houden met wat je kunt veranderen en probeert te bereiken met het workplace analytics programma.

2. Bepaal de meetvariabelen

Zoals besproken kunnen de doelstellingen van het managen en verbeteren van werkplekken sterk uiteenlopen. Je kan bijvoorbeeld het doel hebben om kosten te verlagen, het welzijn te verbeteren of de werkprocessen te verbeteren. Hierdoor loopt de data die je wilt verzamelen en analyseren sterk uiteen. Als je met data werkt, werk je met variabelen. Vergeet echter niet dat het werken aan één variabele de uitkomsten van een andere variabele kan veranderen. Als je bijvoorbeeld de kosten probeert te verlagen en te bezuinigen op kantoorruimte, zal dit ook gevolgen hebben op het welzijn en de werkprocessen. Men kan dus besluiten om ook te analyseren hoe de werkervaring of de productiviteit wordt beïnvloed wanneer in kantoorruimte wordt gesneden. Bovendien zijn er ook andere doelstellingen (zoals hygiëne, veiligheid, privacy of ontwerp) die deze doelstellingen beïnvloeden en waaraan ook hun eigen meetvariabelen zijn gekoppeld.  

3. Selecteer de juiste meetmethode

Via verschillende methoden kan je data verzamelen. Je persoonlijke doelen liggen echter sterk in lijn met de meetmethoden die je moet nemen. In onze vorige blog hebben we een uitgebreide lijst van verschillende methoden genoemd, maar hier bespreken we ze kort met verschillende doelen voor ogen. Als je liever intensief met mensen omgaat, kan je een meer kwalitatieve data aanpak hanteren met behulp van interviews of focusgroepen. De interviewer krijgt een diepgaand inzicht in de verhalen (van sommige) werknemers, maar als het gaat om data analyse is dat niet zo nuttig.

4. Verzamel data en zorg voor gegevensbeveiliging en privacy

Voor alle verschillende methoden geldt dat je in theorie zelf data kunt verzamelen. Je kunt bijvoorbeeld enquêtes versturen via Google-forms of online sensoren kopen. Echter, als het gaat om zachte data; het is erg belangrijk om de juiste vragen te stellen. De data die je verzamelt mogen niet bevooroordeeld zijn en de vragen moeten zo gesteld worden dat ze gemakkelijk te analyseren zijn. Voor harde data moet men ook de juiste methoden gebruiken om nauwkeurige resultaten te krijgen, en men moet de verzamelde data op de juiste manier analyseren, wat een hele uitdaging kan zijn. Natuurlijk zijn er veel verschillende organisaties, waaronder Measuremen, die je graag ondersteunen bij het meten en analyseren van jullie data. Een voordeel van deze diensten is dat zij instrumenten en mensen leveren om de data op de juiste manier te verzamelen, de veiligheid en privacy van de gegevens waarborgen en over voldoende methodes beschikken om de data te analyseren en weer te geven. Hun gestandaardiseerde methoden maken het vaak ook mogelijk om je eigen gegevens te benchmarken met andere (soortgelijke) organisaties. Dit kan interessant zijn om te begrijpen hoe je werkplek het doet in vergelijking met anderen.

5. Analyseer de data

De verzamelde data, opgeslagen in (grote) databases met kolommen, rijen en duizenden getallen, moeten worden omgezet in aantrekkelijke visualisaties. Voor zachte data uit interviews of enquêtes is de enige gebruikelijke visualisatie methode een “woordwolk”. Bij zachte enquêtegegevens worden de antwoorden vaak gegroepeerd in categorieën en weergegeven in grafieken, net als bij veel harde data die zijn verzameld via observaties of sensoren. Cirkeldiagrammen, staafdiagrammen en lijngrafieken zijn allemaal visuele basis weergaven die een duidelijk beeld geven van de data. Voor meer geavanceerde workplace analytics zijn er verschillende mogelijkheden. De eerste is het gebruik van filters en selectiemethoden. Sommige diensten bieden interactieve dashboards waarbij je delen van de dataset kunt selecteren die je inzichten sterk kunnen beïnvloeden. 

6. Zet inzichten om tot acties

Het is gemakkelijk om te verdwalen in de data door steeds dieper te duiken in sub-dashboards en filter na filter te gebruiken. Deze inzichten moeten worden omgezet in acties. Het goede van data is dat ze de lading dekken. Het is dus gemakkelijk om andere besluitvormers te overtuigen om een strategie te maken op basis van deze cijfers. Meer gedetailleerde inzichten (door het gebruik van deze filters) kunnen leiden tot meer gedetailleerde strategieën. Om hier actie te ondernemen is echter vertrouwen nodig in de werkelijk verzamelde data. Daarom is het belangrijk dat de eerste 5 stappen van dit actieplan goed zijn gerealiseerd. Alleen dan kan je effectieve acties ondernemen door middel van data-gedreven beslissingen.

Dit artikel is een verkorte samenvatting van de volledige blogpost op de website van Measuremen, klik hier om het volledige stuk te lezen

Delen:

Meer digitalisering

Van monumentaal pand naar werkplek

Van monumentaal pand naar werkplek

donderdag 27 februari

Hoe maak je van een monumentaal pand een moderne werkomgeving? AENC vertelt over de transformatie van zorginstelling IJsselheem ...

Lees meer

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

vrijdag 17 januari

Voldoen aan wet- en regelgeving kan als gebouweigenaar of beheerder een complexe uitdaging zijn. In een webinar ontdek je ...

Lees meer

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

donderdag 16 januari

Het moderne kantoor heeft het afgelopen decennium grote veranderingen ondergaan. Open ruimtes hebben traditionele hokjes ...

Lees meer

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

donderdag 12 december

Next Sense, een aanbieder van SaaS-oplossingen voor slimme gebouwen, heeft met succes €11,5 miljoen opgehaald in een ...

Lees meer

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

maandag 18 november

Zens introduceert nieuwe innovaties voor het revolutioneren van moderne kantoorruimtes. Deze productintroducties zijn ontworpen ...

Lees meer

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

donderdag 14 november

DialogueTrainer is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Innovatie Award 2024 met hun AI-gestuurde platform voor het trainen ...

Lees meer

Digitaal tot elkaar komen

Digitaal tot elkaar komen

vrijdag 25 oktober

De Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft gekozen voor CTOUCH als onderdeel van hun digitale transformatie, met als doel de samenwerking ...

Lees meer

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

maandag 30 september

Eén kabel, meerdere functies. Zo beschrijft OCS Bachmann OCHNO. OCHNO zorgt voor de gebruiksvriendelijke vergaderruimte: ...

Lees meer

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken aantrekkelijker

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken ...

vrijdag 27 september

Choose your own device (CYOD) levert een essentiële bijdrage aan een positieve werkplek voor gelukkige medewerkers. ...

Lees meer

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

woensdag 25 september

De ontwikkeling van het digitale landschap lijkt onophoudelijk door te zetten. Overal om je heen zie je de digitale ontwikkelingen ...

Lees meer

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

dinsdag 17 september

Slimme gebouwtechnologie transformeert snel het landschap van moderne infrastructuur. In deze blog van Spacewell vertellen ...

Lees meer

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

donderdag 5 september

Signify heeft Neuron, een deep renovation project op de TU/e Campus in Eindhoven, voorzien van slimme verlichting met geavanceerde ...

Lees meer

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten werktijd

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten ...

donderdag 29 augustus

Sinds maandag hebben Australiers het recht op onbereikbaarheid. Dit betekent dat zij mailtjes, telefoontjes of andere berichten ...

Lees meer

Planon en Schneider Electric breiden hun strategische samenwerking uit

Planon en Schneider Electric breiden hun strategische samenwerking ...

vrijdag 2 augustus

Schneider Electric heeft een overeenkomst getekend om zijn belang in Planon te verhogen tot een meerderheidsbelang van tachtig ...

Lees meer

Data dient het belang van de werkomgeving

Data dient het belang van de werkomgeving

woensdag 3 juli

In een wereld waar de dynamiek van werkplekken snel verandert, helpen data en inzichten bedrijven om hun ruimtes effectief ...

Lees meer

De noodzaak van een slim en aantrekkelijk kantoor

De noodzaak van een slim en aantrekkelijk kantoor

dinsdag 2 juli

Met de opkomst van hybride werken verandert de rol van kantoorruimtes drastisch. Een slim en aantrekkelijk ingericht kantoor ...

Lees meer

Digitale transformatie van bedrijfsvastgoedbeheer

Digitale transformatie van bedrijfsvastgoedbeheer

woensdag 19 juni

Ontdek in het nieuwe e-book van Planon waarom geïntegreerde digitale transformatie essentieel is om de echte waarde ...

Lees meer

De data achter vraaggestuurd huisvesten

De data achter vraaggestuurd huisvesten

woensdag 5 juni

Bart in 't Velt, adviseur huisvesting en welzijn van Gemeente Utrecht, gaf tijdens de City Table Utrecht zijn inzichten ...

Lees meer

Hoe zet je data in voor de beste werkomgeving?

Hoe zet je data in voor de beste werkomgeving?

vrijdag 31 mei

Databronnen helpen een optimale werkomgeving te creëren. Maar welke inzichten gebruik je en hoe dragen die bij aan ...

Lees meer

Versnelling in de schoonmaak

Versnelling in de schoonmaak

maandag 13 mei

Schoonmaak als onderdeel van een Smart Building verdient volgens CSU een datagedreven aanpak. Met Hi Five zet CSU een volgende ...

Lees meer

Terug naar boven