Op 7 oktober spraken Nick Lettink (YNNO, foto) en Bart In ’t Velt (Menzis) tijdens het webinar ‘Is vastgoed de sleutel voor wellbeing?’ over leefkracht in de werkomgeving. Zij kregen naar aanleiding daarvan verschillende vragen.

Het webinar ‘Is vastgoed de sleutel voor wellbeing?’ werd georganiseerd door CoreNet Global Benelux Chapter en Smart WorkPlace. Tijdens het webinar kwamen al verschillende vragen aan de orde. Hieronder geven Nick Lettink en Bart In 't Velt antwoord op de resterende vragen.

Preventief actie ondernemen vraagt om een investering? Is er dan de ROI vraag van jouw klant? Kun je die beantwoorden aan de klant? 

“Een van de meeste gestelde vragen vanuit een Raad van Bestuur. Je hebt een gouden formule in handen als je de preventieve maatregelen direct kan koppelen aan het terugdringen van ziekteverzuim percentage. Ziekteverzuim kan door veel verschillende oorzaken worden beïnvloed. Je kan op alle vlakken gezonde maatregelen treffen die ‘bewezen’ de productiviteit en het welzijn van werknemers bevorderen terwijl tegelijkertijd een reorganisatie wordt doorgevoerd. Welke impact de maatregelen dan exact hebben is heel lastig te meten. Bij Menzis hebben we door het unieke wetenschappelijk onderzoek wel aangetoond (zowel subjectief als objectief) dat de genomen interventies een positief impact kennen.”

Hoe kijkt Menzis aan tegen thuiswerken? Op welke manier kunnen werkgever en werknemer er samen voor zorgen dat de werknemer ook thuis een gezonde werkomgeving heeft en dat de werknemer ook in de thuissituatie een gezonde manier van werken kan ontwikkelen? 

“Thuiswerken wordt gefaciliteerd, maar daarin wordt ook gedifferentieerd. De leidinggevende bepaalt tot op zekere hoogte in hoeverre het mogelijk is om kwalitatief thuis te werken en in welke mate (aantal dagen) dit het best passend is bij de activiteiten en de werkstijl van het team. In de huidige COVID-19 tijd werkt heel Menzis thuis. Vanaf dag 1 waren de basisfaciliteiten hiervoor al aanwezig aangezien (bijna) iedereen al met een mobiel device werkte en digitaal samenwerken voor ons al een belangrijk uitgangspunt was. Op dit moment wordt een langetermijnbeleid ontwikkeld om medewerkers ook in de breedte te voorzien. Buiten ‘de werkplek’ worden ook thema’s als vitaliteit en verbinding met elkaar besproken.”  

Heeft dit project rondom het creëren van de nieuwe werkomgeving geheel voor COVID plaats gevonden? 

“Dit project is vlak voor maart 2019 afgerond. Op dit moment wordt het concept nog eens tegen de loep gehouden om het werken post-COVID goed te faciliteren in de omgeving en daarbuiten.”

Ieder programma start met een goede businesscase. Kunnen jullie iets zeggen over kosten en baten? 

“Menzis was in 2015 een krimpende organisatie met verouderende eigendomspanden. De inrichting was gedateerd en de organisatie maakte een koerswijziging (van ziekte en zorg naar preventie en gezondheid). In de businesscase is opgenomen om alleen de vierkante meters te verbouwen die we nodig hebben. En leegstand duurzaam in te zetten of af te stoten.”

Productiviteit is goed meetbaar binnen callcenters, hebben jullie daar ook een t=0 en t=1 meting gedaan? 

“We hebben in deze werkomgeving metingen uitgevoerd. We hebben ons met de omgeving vooral gericht op het verbeteren van kwaliteit van de omgeving waarin mensen werken. Je kunt namelijk ‘heel efficiënt de verkeerde kant op gaan’. De kwaliteit van de omgeving is ook in de contactcenters zichtbaar toegenomen. Dit is ook aangetoond in onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek bestaande uit observaties, interviews en verschillende sessies.”

Er zijn veel verschillende maatregelen tegelijk genomen. Lukt het om te ontrafelen welke maatregel welk effect heeft? 

“Juist de combinatie van verschillende maatregelen is belangrijk. Je kunt niet één maatregel doorvoeren en verwachten dat meteen ander gedrag ontstaat. De maatregelen hebben ook op iedere locatie en zelfs op afdelings- en teamniveau andere effecten. Het bieden van een breed pallet aan mogelijkheden is belangrijk om op het juiste moment op de juiste plek de juiste interventie te kunnen nemen.”

Hoe (actief) hebben jullie de medewerkers betrokken bij de voorbereiding en bij het kiezen/uitwerking van de gezondheidsinitiatieven? Hoe en wanneer vond communicatie plaats met de medewerkers? Wat werkte daarin goed of juist niet zo goed? 

“Medewerkers zijn vanaf het begin in verschillende samenstellingen betrokken. In eerste instantie bij conceptontwikkeling via klankbordgroepen. En in latere fases als ambassadeur van het werkplekconcept. Voor de borging vinden wij het belangrijk dat de werknemers het concept zelf omarmen en doorgeven aan de (nieuwe) mede-collega’s. Alle werknemers zijn in de transitie naar de nieuwe werkomgeving in een begeleidingstraject betrokken geweest. De interventies zijn door eigen werknemers gekozen. Feit is wel, dat wij een soort van gezondheid verkopen en veel ervaring hebben bij onze zakelijke klanten en een enorme grote providerboog hebben met uiteenlopende aanbieders van fysieke tot mentale oplossingen.”

Hoe zijn kennis en inzichten uit de verschillende onderzoeksdomeinen (organisatie, ruimte, gedrag) verenigd in een totaalontwerp? 

Het programma is integraal uitgevoerd, waarbij we gedragsverandering prioriteit hebben gegeven. Het succes van een gezond werkend ontwerp wordt bepaald door gedrag. Je kan de mooiste interventies en inrichtingen creëren, maar als de werknemers oud gedrag vertonen dan win je niets. In zijn totaliteit bestond het programma uit een drietal sporen: Manier van Werken, Fysieke omgeving (inclusief facilitair) en de Digitale omgeving.”

Hebben jullie speciale oplossingen toegepast om de medewerker ook daadwerkelijk gedurende de dag van werkplek te laten wisselen? Verschillende werksettings aanbieden geeft nog niet de garantie dat de medewerker daar gedurende de dag ook gebruik van maakt. 

“We hebben heel veel nadruk gelegd op de bewustwording van de werknemer zelf. Dus of hij/zij het begrijpt. Hierbij moeten we wel differentiëren. Elke medewerker is anders, belangrijk is om samen afspraken te maken hoe een ruimte bedoeld is en hoe een ruimte gebruikt kan worden. Wij hebben een breed pallet aan werkplekken geboden en gezorgd dat het wisselen van werkplekken zo makkelijk mogelijk is gemaakt. Dus altijd diversiteit op korte afstand, voldoende beschikbaarheid en een heldere opbouw van iedere vloer. Middels sessies op team- en vloerniveau is het gebruik van de vloer besproken. Er zijn ook plekken waar dezelfde medewerkers een groot deel van de tijd zitten. Dit hoeft niet erg te zijn als dit het werkproces dat zij hebben goed ondersteund. Aan de voorkant hebben we veel onderzoek gedaan naar dit werkproces en vervolgens hebben we de werkomgeving hierop ingericht.”

Wat vindt de medewerker ervan dat hij/zij op een actieve en intensieve manier onderdeel is van de ontwikkeling van de eigen werkomgeving? Bemerken jullie na een aantal jaren ook een soort ‘moeheid’? 

“We hebben gefaseerd het project aangepakt. En we hebben ons in eerste instantie gericht op de 20% werknemers die willen veranderen. Circa 60% volgt en accepteert de verandering. 20% gaat in de weerstand, waarvan 10% uiteindelijk overstag gaat. En je behoudt altijd een kleine groep die het werkplekconcept niet omarmt. Maar dat heb je altijd wel. Ook bij de oude werkomgeving was een groep die het lastig vond om in gesloten en gecompartimenteerde inrichting op een transparante manier te communiceren en te verbinden. Door de betrokkenheid is die 10% die niet meegaat zelfs nog lager gebleken. We merken op dit moment ook zeker geen moeheid in de betrokkenheid bij de (door)ontwikkeling van het werkconcept. We blijven met de medewerkers in gesprek over het verbeteren en doorontwikkelen van het concept, ook in COVID-19 tijd. De verschillende sessies die nu worden geboden zitten volledig vol en de respons op enquêtes betreffende de omgeving hebben ook nu nog een stabiele respons van boven de 50%.”

Welke restpunten staan nog open? 

“Een werkomgeving is nooit helemaal klaar omdat de manier van werken constant in beweging is. Het programma is afgerond en de ‘borging’ van de (integrale) omgeving staat. Dit betekent dat we nu continu in gesprek zijn om enerzijds de omgeving aan te passen waar nodig, maar anderzijds ook de organisatie beter gebruik te laten maken van de omgeving. Momenteel loopt het traject om te kijken of de omgeving ook geschikt is voor werken post COVID-19 en om te kijken welke eventuele interventies er daarvoor nodig zijn.”

Het hele webinar terugkijken? Klik dan hier.

woensdag 4 november 2020permalink