Hoewel veel organisaties maatregelen nemen voor een coronaproof kantoor blijven ze afhankelijk van het gedrag van medewerkers. Smart WorkPlace partner HEYDAY FM legt uit hoe sensordata kunnen helpen.

Steeds meer werknemers weten weer de weg naar kantoor te vinden. Veel organisaties hebben maatregelen doorgevoerd om hun kantoor coronaproof in te richten, maar in de praktijk blijf je als werkgever afhankelijk van het gedrag van je medewerkers. De inzet van sensordata kan in deze situatie uitkomst bieden. In dit blog haalt Amber Klaassen, Consultant bij HEYDAY, drie mogelijke toepassingen aan.

Als HEYDAY-consultant op het gebied van vastgoed en huisvesting gebruik ik sensordata om de werkomgeving te optimaliseren. En wat blijkt? Ook tijdens deze pandemie is sensordata een belangrijke bron van informatie als het gaat om het realiseren van een coronaproof kantoor. Het grote voordeel van het gebruik van sensordata is dat het bevestigt of medewerkers zich aan de richtlijnen houden én je kunt de inzichten gebruiken om bijvoorbeeld de inzet van facilitaire services te optimaliseren. Graag deel ik een aantal voorbeelden.

Voorbeeld 1: Optimalisatie van het schoonmaakprogramma

Het schoonmaken van werkplekken is in deze pandemie natuurlijk uitermate belangrijk. Gezien het aantal werknemers dat je op kantoor mag verwelkomen is het niet nodig om dagelijks elke werkplek te reinigen, maar hoe kom je erachter welke werkplek je moet je desinfecteren en welke niet? Het is een optie om aan je medewerkers te vragen wanneer ze een werkplek hebben gebruikt, maar in de praktijk is dit geen waterdicht systeem.

In samenwerking met een verzekeringsmaatschappij en hun schoonmaakpartner hebben we ‘schoonmaakmaps’ ontwikkeld. De schoonmaker kan op basis van bezettingsinformatie in één oogopslag op een plattegrond zien of een werkplek de vorige dag is gebruikt en kan het schoonmaakprogramma hierop afstemmen. Dit voorbeeld laat zien dat de toepassing van data zeker niet ingewikkeld hoeft te zijn.

Voorbeeld 2: Controleren van gebruikte werkplekken

Waarschijnlijk heb jij als onderdeel van jouw corona-aanpak ook werkplekken buiten werking gesteld om het houden van 1,5-meter afstand mogelijk te maken. De verwachting is dat de meeste medewerkers zich hieraan zullen houden, maar zeker weten doe je dit natuurlijk niet. Veel organisaties kiezen er dan ook voor om bureaustoelen weg te halen of om de werkplekken af te zetten met lint. Helaas is ook dit geen waterdicht systeem. Een stoel is namelijk zo verplaatst.

Voor een gemeente hebben we een ‘corona-monitor’ uitgewerkt. Deze monitor laat de bezetting zien op werkplekken die buiten werking zijn gesteld. Een sensor registreert volledig anoniem de aanwezigheid van een collega en hoe lang hij of zij daar heeft gezeten. Het is voor de gemeente zo inzichtelijk of de richtlijnen van de organisatie goed worden nageleefd en of het noodzakelijk is om op het gedrag van de medewerkers bij te sturen.

Voorbeeld 3: Controleren van gemaakte reserveringen

Het klinkt als het ideale plaatje: een medewerker mag alleen op kantoor werken als er een werkplek is gereserveerd. Deze reservering geldt als ‘toegangskaartje’ tot kantoor en kan ook helpen bij het in kaart brengen van een mogelijke corona-uitbraak. Helaas ben je in deze situatie wederom afhankelijk van het gedrag van de medewerker: is er een werkplek gereserveerd? En gaat hij of zij wel op de plek zitten die was gereserveerd?

Voor een omgevingsdienst vergelijken we de reserveringen met de daadwerkelijke bezetting aan de hand van sensoren. Op basis van deze inzichten is het voor de omgevingsdienst mogelijk om te achterhalen of medewerkers zich aan de reserveringen houden of dat ze moeten bijsturen.

Sensordata voor een coronaproof kantoor

In de praktijk bestaat een 100% coronaproof kantoor niet. Je blijft in dit kantoor afhankelijk van het vertoonde gedrag van de gebruiker. De inzet van sensoren helpt om interessante inzichten boven tafel te krijgen. Deze data maakt het mogelijk om risico’s in te perken of de inzet van services te optimaliseren. 

vrijdag 14 januari 2022permalink