Voor succesvol reboarden is meer nodig dan schermen, stickers en desinfectiemiddelen. Dat  betoogt Marcel van Rosmalen, directeur Huisvesting en Vastgoed bij Smart WorkPlace partner AT Osborne in onderstaande blog.

Hoewel we allemaal het thuiswerken ontdekt hebben, blijft ook de behoefte om samen te kunnen werken en collega’s te kunnen ontmoeten. Hiervoor wordt de werkomgeving ingericht op de 1,5 meter samenleving. Inmiddels zijn er talloze producten die hierbij goed van pas komen, zoals stickers, schermen en natuurlijk desinfectiemiddelen. Maar voor een succesvolle implementatie is veel meer nodig dan dat.

De aanpak voor het implementeren van een 1,5 meter inrichting is te verdelen in drie aandachtsvelden, die uiteraard onderling ook raakvlakken hebben:

1. Ruimtelijk en fysiek (wat zichtbaar is)
2. Organisatie en communicatie (wat je afspreekt)
3. ICT (hoe je ondersteunt)

Daarnaast is het nodig de afspraken regelmatig te toetsen en te beoordelen op ‘werkbaarheid’. Hiermee sluiten de maatregelen beter aan op de medewerkers of bezoekers en is het succes op ‘het houden aan’ groter.

Ruimtelijke en fysieke maatregelen

De fysieke maatregelen hebben als doel de ‘veilige’ 1,5 meter gebieden aan te duiden. Natuurlijk is dit maatwerk, maar het is efficient om meteen onderscheid maken in generieke en specifieke ruimtes in je gebouw. Zo is de ‘workload’ beheersbaar. Voor de generieke ruimtes en veel voorkomende situaties in een gebouw maak je een ‘blauwdruk’, die gemakkelijk universeel toe te passen is. Belangrijk is dat er eenheid, duidelijkheid en herkenbaarheid is voor de gebruikers bij de gebruikte aanduidingen en materialen.

Door gebruikers te betrekken bij de voorstellen en proefopstellingen te maken, kun je de gebruikersbeleving vooraf goed testen. Met eenvoudige ‘verkeersregels’ en ‘verkeersborden’ kun je overzichtelijk looproutes (bijvoorbeeld éénrichtingsverkeer) en voorrangsregels aanduiden. Deze zijn voor iedereen heel herkenbaar. Vergeet niet hierbij ook de buitenruimte te betrekken.

Natuurlijk zijn er ook onoverzichtelijke ruimtes, zoals voorportalen bij toiletten. Hiervoor zijn zeer geavanceerde systemen met aanwezigheidssignalering beschikbaar, maar vaak helpt het ook om gewoon de deur van het voorportaal open te zetten. Dat werkt net zo effectief en is veel goedkoper. Dit geldt overigens voor meer deuren die wellicht ook opengezet kunnen, zodat deze niet aangeraakt hoeven te worden.

Het beschikbaar stellen van voldoende schoonmaakvoorzieningen, met desinfecterende gel, handschoenen en doekjes, maakt dat iedereen zelf, indien gewenst, voor en/of na gebruik de werkplek kan schoonmaken.

Veel van de maatregelen hebben helaas wel invloed op de beschikbare capaciteit. Aangeven wat de maximale capaciteit van een ruimte is, geeft duidelijkheid. Werkplekken die niet gebruikt kunnen of mogen worden, hebben bijvoorbeeld geen stoel of zijn voorzien van een heldere aanduiding dat de plek niet gebruikt kan worden.

Doorgaans zijn liften betrekkelijk klein en niet groot genoeg om binnen de kaders meerdere personen toe te staan. Geef duidelijk aan hoeveel personen gelijk in de lift mogen staan en waar. Zijn er meerdere liften of een lift in combinatie met een trap? Kies dan voor ‘éénrichtingsverkeer’ met een omhoog en omlaag lift, in combinatie met het trappenhuis. De richting van de liften kan op gedurende de dag aangepast worden. Bijvoorbeeld in de ochtend meer capaciteit naar boven en in de middag meer naar beneden. Hetzelfde geldt voor de trappen, waar stijgend verkeer bijvoorbeeld in de ochtend voorrang heeft en dalend verkeer in de avond. Per organisatie en per doelgroep (bijvoorbeeld klanten, medewerkers, bezoekers, patiënten, studenten) kan de acceptatie van de maatregelen en daarmee de doelmatigheid sterk verschillen.

In algemene zin is het belangrijk aanwijzingen te geven die medewerkers niet voor al te grote aanpassingen stelt. Door bijvoorbeeld éénrichtingsverkeer in te stellen, kan een grote omleiding ontstaan die men minder snel geneigd is te volgen. Stel dan bij versmallingen een voorrangsregel in. Zeker als we weten dat de bezetting vaak minder dan de helft van de ‘oude’ was, dan is dit een goed alternatief. De verkeersdrukte is tenslotte ook lager.

Voorkom dat er obstructie ontstaat, met name in verkeersgebieden en bij de koffievoorziening. Schaal indien nodig op qua faciliteiten. Identificeer de algemene knelpunten in het gebouw en werk van daaruit richting een hoger detailniveau. Niet voor elke organisatie zal het nuttig zijn om dit detailniveau uit te werken voor elke individuele ruimte. Afhankelijk van de situatie kan er al dan niet beroep worden gedaan op het verantwoordelijkheidsgevoel van de mensen in het gebouw. Het is wel aan te raden om mensen hier op verschillende plekken aan te herinneren en te sturen waar nodig.

Organisatorische en communicatiemaatregelen

Naast fysieke maatregelen, blijft het volgen van de aanbevelingen van het RIVM ook een belangrijk aandachtspunt. Dit breng je voor de continuïteit onder bij een functionaris of een team. Van daaruit worden de specifieke spelregels voor jouw organisatie, doelgroep of afdeling gemaakt. Deze functionaris of dit team is ook verantwoordelijk voor passende en eenduidige communicatie naar alle gebruikers.

Ook bij de eenduidige communicatie kun je de medewerkers eenvoudig betrekken. Haal, bijvoorbeeld via een vragenlijst, verbetersuggesties op en voer deze, waar nodig, door. Ook moeten medewerkers weten waar zij met eventuele ‘klachten’ over onveilige situaties of gebeurtenissen naartoe kunnen en wie verantwoordelijk is om dat vervolgens op te pakken. Deze stap heeft als bijkomend voordeel dat de maatregelen beter worden opgevolgd.

Randvoorwaarden

Er moet specifieke aandacht zijn voor het voorraadbeheer van de (niet reguliere) schoonmaak artikelen. Dat kan algauw uit het oog verloren worden. Ook moet met het schoonmaakbedrijf afgestemd worden hoe de schoonmaak in de veranderde situatie wordt uitgevoerd. Met een catering maak je aanvullende afspraken over bijvoorbeeld lunchpakketten, in plaats van zelfbedieningsbuffetten. En de beveiliging wordt erbij betrokken als bijvoorbeeld delen van het gebouw afgesloten worden en of langere openstelling nodig is.

ICT maatregelen

Doordat de capaciteit van het aantal werkplekken en bijvoorbeeld vergaderruimten beperkter is, bieden digitale reserveringssystemen een uitkomst om ‘overbevolking’ tegen te gaan. Ook kan het zijn dat ruimtes anders gebruikt worden, waarvoor de ICT faciliteiten nog aangelegd of aangepast moeten worden. De capaciteit van de systemen moet wel getoetst worden op het veranderende gebruik naar bijvoorbeeld meer video bellen.

Er zijn al vele tools beschikbaar en er zullen er meer komen om het werken op afstand efficiënt te ondersteunen. Maar elkaar ‘life’ zien en ontmoeten is niet weg te denken en noodzakelijk. De realiteit voor de komende maanden zal een mix zijn van beeldbellen en fysiek aanwezig zijn op je werkplek.

Checklist

• Verantwoordelijkheid beleggen
• Blauwdruk generieke situaties bedenken
• Maatwerk oplossingen voor specifieke situaties bedenken
• Duidelijkheid scheppen in beschikbare – en niet-beschikbare (werk)plekken
• Herkenbare aanduidingen gebruiken
• Gebruikers betrekken: 1. Testen proefopstellingen en feedback ophalen. 2. Testen communicatie en feedback ophalen over de duidelijkheid.
• Verantwoordelijke aanwijzen in organisatie
• Opzetten heldere communicatie
• Maatregelen uitrollen over gebouw en organisatie
• Schoonmaakvoorzieningen aanbrengen
• Voorraadbeheer schoonmaakartikelen
• Afstemming schoonmaakbedrijf
• Afstemming catering
• Afstemming beveiliging
• Hoe wordt de bezetting geregeld (bijvoorbeeld met een reserveringssysteem)?
• Voldoen de ICT faciliteiten?
• Contactmomenten beperken

Al met al spreken een groot aantal zaken voor zich, maar zoals al eerder benoemd, is een open deur soms zo slecht nog niet. Het is voor iedereen nieuw en daardoor geen dagelijkse kost. Een goede voorbereiding, heldere communicatie en overzicht behouden voorkomt dat dingen snel vergeten worden. Zo maken we samen een nieuwe start.

maandag 8 juni 2020permalink