Moet je vanwege de onzekerheid rond corona je programma of project herijken? Jeroen Brinkman van Smart WorkPlace partner AT Osborne zette het op een rijtje voor organisaties, opdrachtgevers en projectmanagers.

In ons werk aan ruimtelijke projecten zagen wij in eerste instantie grote verschillen in hoe organisaties, opdrachtgevers en projectmanagers met de afgekondigde maatregelen en onzekerheid zijn omgegaan. Diverse projectmanagers en opdrachtgevers wilden door en zorgden ervoor dat het ook kon. Anderen konden met deze onzekerheid geen besluiten nemen, kregen te maken met hoge kosten of haalden de planning niet. Nu, enkele maanden na de uitbraak in Europa, maken we ons op voor een onzekere periode waarin het virus nog onder ons is, maar we wel ‘de draad weer willen oppakken’. Deze overgang roept binnen veel projecten vragen op: Kloppen onze uitgangspunten nog wel? Moeten we ons project of programma herijken?

In projectbeheersingstermen is de coronapandemie een exogeen risico dat zich manifesteert. Er zijn geen ruimtelijke projecten waar het uitbreken van een pandemie opgenomen is in het risicodossier. Uit een scan over diverse programma’s en projecten waarbij AT Osborne betrokken is, (b)lijkt dat de impact van het uitbreken van een pandemie van een aantal factoren afhankelijk is.

Illustratie van de (on)balans in de ‘ijzeren driehoek’ bij het optreden van een (exogeen) risico.

1. De sector waarin je opereert

In zijn algemeenheid is de industrie en de bouw in een normale crisis conjunctuurgevoelig. In deze Coronapandemie reageert de bouw tot nu toe vrij stabiel. Het is opvallend dat maar weinig bedrijven gebruik maken van de NVO-regeling (ofwel overheidssteun). Kijken we goed naar de sectoren, dan zijn verschillen waarneembaar.

In de woningbouw en infrastructuur is de impact zeer beperkt. Er is nog steeds een tekort aan woningen. In de infrastructuur is de overheid de grootste opdrachtgever. De overheid stimuleert waar mogelijk de economie en is terughoudend in het aanhouden of opschorten van projecten. Het wegvallen van arbeidsmigranten door de lock-down leidt tot nieuwe vraag naar arbeid in de bouw.

Met name in de utilitaire bouw voor (semi-)publieke functies zijn consequenties waarneembaar. Enerzijds omdat opdrachtgevers hier financieel geraakt zijn door de crisis, met als gevolg uitval van middelen. Anderzijds omdat het ruimtelijk programma van eisen tegen het licht gehouden wordt. Zijn de gangen van het ziekenhuis of nieuw te bouwen gemeentehuis breed genoeg? Welke kantoorinrichting is efficiënt als we na Covid-19 met een nieuwe Covid-variant te maken krijgen?

Ook zien we dat bij zorgprojecten door de acute crisis deadlines vervagen en opschuiven. Inmiddels worden mijlpalen opnieuw bepaald. Niet geheel onverwacht wordt de onderhouds- en renovatiebranche hard geraakt. Opdrachtgevers stellen met name niet urgente onderhoudswerkzaamheden uit.
Voor alle sectoren geldt dat de productiviteit op de middellange termijn onder druk kan komen te staan. Met name vertraagde leveringen uit het buitenland (Italië wordt veel genoemd) kunnen tot stagnatie leiden, maar ook door vraaguitval bij opdrachtgevers. Er is nog tijd om hierop in te spelen.

2. De teamcapaciteit en de samenwerking binnen je project

Teamleden zijn verrast dat veel werkzaamheden goed vanuit huis kunnen worden vervuld. Bij goed ingewerkte teams werken maatregelen, zoals beeldbellen en -vergaderen zelfs als procesversneller! Toch zien we dat na verloop van tijd de behoefte aan face to face contact (begrijpelijkerwijs) toeneemt. Deze wens is er nog meer voor project in de opstartfase. Contact leggen op afstand is onpersoonlijk en lastig, doordat je elkaar (nog) niet goed kent. Noodzakelijke Project Start Ups (PSU’s) worden uitgesteld of door gebruik van beeldschermen in effectiviteit sterk beperkt. Waar de samenwerking al kenmerken vertoonde van ‘het conflictmodel’, neemt de samenwerking eerder af dan toe. De mate waarin je als team flexibel kan inspelen op de gewijzigde situatie bepaalt mede de snelheid waarin je de onbalans in ijzeren driehoek inzichtelijk krijgt, en kan opvangen.

3. Wijziging van programma- of projectscope

Door vraaguitval, bijvoorbeeld omdat een huurcontract voor nieuwbouw wordt geannuleerd, komen projecten niet tot stand of moeten ze worden herzien. Het programma van eisen moet soms worden aangepast door budgetuitval: de opdrachtgever heeft of een veel lager of zelfs een negatief rendement behaald in de afgelopen maanden en verwacht dit (mogelijk) ook voor de komende periode. Door een langere terugverdientijd komt de Business Case onder druk te staan. Met heroverweging van programma- of projectscope tot gevolg. Het doel hierbij is om (weer) balans te brengen tussen scope, tijd en geld en te anticiperen op nieuwe Covid-varianten.

4. Is er een directe relatie met het primaire proces?

Uitvoeringsprojecten met een ‘Winkel-open’ principe ondervinden al snel hinder van de social distancing maatregelen. Vooral als organisaties voorbereidend (gebouwinspecties) of uitvoerend personeel geen toegang geven tot hun gebouw of terrein.

Aan de andere kant gaan uitvoerende werkzaamheden juist vlotter, of zijn deze ‘naar voren gehaald’ bij organisaties waar het primaire proces volledig of voor een deel is uitgevallen. Werkruimte genoeg, zonder tijdelijke afschermings- of beheersmaatregelen.

5. De fase in het bouwproces

Projecten in de uitvoeringsfase gaan in principe gewoon door. Met name leveringsproblemen uit het buitenland (Italië is veel genoemd) vormen een belemmering. En ook de eerder aangegeven Winkel-open issues. Voor de projecten in de Ontwerpfase en met name de Initiatieffase zie je het herijken van het programma voor vertraging zorgen.

6. Contractuele spanning

De genomen maatregelen bij projecten in uitvoering werken veelal kostenverhogend. Bij een aantal projecten leidt dit tot een verschil van inzicht over voor wie de kosten zijn. Zij ze voor de opdrachtgever of voor de opdrachtnemer? In de meeste projecten zie je dat opdrachtgever en opdrachtnemer hier op basis van redelijkheid en billijkheid goed uitkomen. Dit hangt samen met de mate waarin je al echt samen aan hetzelfde project aan het werk was. Vreemd genoeg zijn er ook opdrachtnemers die er simpelweg een nieuwe conflict inkleunen, met de gedachte ‘Er komt altijd wel wat uit’.

Bij aanbestedingen zie je in de vragen en antwoorden van de Nota van Inlichtingen terug dat opdrachtgever en opdrachtnemer anticiperen op een ‘tweede golf’ of een nieuwe virusvariant. De risicoverdeling in het contract is maatgevend voor de ‘verdeling’ van de impact die dit voor het project heeft. Daarnaast wordt Corona als argument gebruikt om de aanbestedingsperiode te verlengen, wachtend op meer zekerheid, of het op onderdelen nog kunnen bijsturen van de scope of leveringsomvang van het project.

7. Ben je als programma of project in control?

Ben je als programma of project in control, dan komt de claim niet, houd je deze buiten de deur en kom je sneller tot een redelijk vergelijk over de onkosten van de Coronapandemie. Je hebt of maakt ruimte voor creatieve en innovatieve oplossingen om de voortgang te borgen. Waar het door moet, kan het ook door. Het wordt dan ‘gewoon’ mogelijk gemaakt. Waar professioneel wordt samengewerkt, wordt geen hinder ondervonden van de maatregelen van de fysical distancing. Iedereen weet wat zij of hij moet doen, pakt haar of zijn rol en verantwoordelijkheid en kan op basis hiervan zowel voortgang boeken, en verantwoordings- en sturingsinformatie leveren. Een opdrachtgever van een project ‘in control’ waardeert de inzet en vindingrijkheid, en accepteert de consequenties die de maatregelen op het project heeft. Omdat maximaal wordt ingezet op (bij)sturing en de verantwoording hiervan op orde is. Als de Coronapandemie desondanks je projectsucces in de weg staat, mag je erop vertrouwen dat dit je niet wordt aangerekend.

Hoe nu verder?

Iedereen rekent erop dat we de pandemie onder controle zullen krijgen. Wanneer is nog onzeker. En nog onbekend is welke (beheers)maatregelen structureel van aard zullen zijn.

Dit roept diverse vragen op: Wat is er bij jouw programma of project nu écht aan de hand? Kloppen de uitgangspunten van destijds nog, of moeten ze worden bijgeteld? Hoe is de samenwerking eigenlijk? Is de projectgovernance en de verantwoording goed georganiseerd? Klopt de planning nog? Meer dan anders is dit daarmee een moment om te reflecteren en jezelf en jouw team dit type vragen te stellen. En kan als mogelijkheid worden aangegrepen om bij te sturen en te voorkomen dat (een eerder en/of onbewust) ingeslagen weg doodloopt of meer een off-road-karakter heeft.

Uit de reviews en evaluaties die wij als bureau uitvoeren, komen vaak verrassende uitkomsten naar voren, die iedereen op het project (impliciet) ergens al wel wist. Door hier structuur in aan de brengen, weet te opdrachtgever de rode draad weer terug te vinden, bij te sturen en passende maatregelen te implementeren. Door als team zelf voldoende te reflecteren, voorkom je dat je de (rode) draad kwijtraakt. Zo levert Corona toch nog een goede bijdrage aan jouw project!

De programma- of projectorganisatie zou als doelstelling moeten hebben om ook gesteld te staan voor onbekende exogene risico’s. Dit kan door een goed doordachte governance en bijbehorende escalatielijnen, een goed samenwerkend team dat de rollen kent en respecteert, waar de sturings- en verantwoordingsinformatie op orde is, en hier ook daadwerkelijk op wordt gestuurd, en mee wordt verantwoord. Dit begint met het beschikbaar hebben en houden van informatie met betrekking tot:

• Scope: een heldere projectopdracht met een actueel overzicht van de doorgevoerde wijzigingen;
• Geld: prognose van de kosten einde werk (Prognose Eindstand);
• Tijd: realistische planning met voldoende buffers, voorzien van een standlijn en prognoses op de mijlpalen;
• Risico: een overzicht van geïnventariseerde en geclassificeerde risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen.

Samen met goed functionerende processen en procedures brengt dit ‘orde in de chaos, en scherp zicht op de driehoek’. Zelfs in coronatijd is werken in programma’s en projecten dan het leukste wat er is!

vrijdag 17 juli 2020permalink