Welk effect heeft corona op jouw programma of project?

 

Welk effect heeft corona op jouw programma of project?

Moet je vanwege de onzekerheid rond corona je programma of project herijken? Jeroen Brinkman van Smart WorkPlace partner AT Osborne zette het op een rijtje voor organisaties, opdrachtgevers en projectmanagers.

In ons werk aan ruimtelijke projecten zagen wij in eerste instantie grote verschillen in hoe organisaties, opdrachtgevers en projectmanagers met de afgekondigde maatregelen en onzekerheid zijn omgegaan. Diverse projectmanagers en opdrachtgevers wilden door en zorgden ervoor dat het ook kon. Anderen konden met deze onzekerheid geen besluiten nemen, kregen te maken met hoge kosten of haalden de planning niet. Nu, enkele maanden na de uitbraak in Europa, maken we ons op voor een onzekere periode waarin het virus nog onder ons is, maar we wel ‘de draad weer willen oppakken’. Deze overgang roept binnen veel projecten vragen op: Kloppen onze uitgangspunten nog wel? Moeten we ons project of programma herijken?

In projectbeheersingstermen is de coronapandemie een exogeen risico dat zich manifesteert. Er zijn geen ruimtelijke projecten waar het uitbreken van een pandemie opgenomen is in het risicodossier. Uit een scan over diverse programma’s en projecten waarbij AT Osborne betrokken is, (b)lijkt dat de impact van het uitbreken van een pandemie van een aantal factoren afhankelijk is.

Welk effect heeft corona op jouw programma of project?

Illustratie van de (on)balans in de ‘ijzeren driehoek’ bij het optreden van een (exogeen) risico.

1. De sector waarin je opereert

In zijn algemeenheid is de industrie en de bouw in een normale crisis conjunctuurgevoelig. In deze Coronapandemie reageert de bouw tot nu toe vrij stabiel. Het is opvallend dat maar weinig bedrijven gebruik maken van de NVO-regeling (ofwel overheidssteun). Kijken we goed naar de sectoren, dan zijn verschillen waarneembaar.

In de woningbouw en infrastructuur is de impact zeer beperkt. Er is nog steeds een tekort aan woningen. In de infrastructuur is de overheid de grootste opdrachtgever. De overheid stimuleert waar mogelijk de economie en is terughoudend in het aanhouden of opschorten van projecten. Het wegvallen van arbeidsmigranten door de lock-down leidt tot nieuwe vraag naar arbeid in de bouw.

Met name in de utilitaire bouw voor (semi-)publieke functies zijn consequenties waarneembaar. Enerzijds omdat opdrachtgevers hier financieel geraakt zijn door de crisis, met als gevolg uitval van middelen. Anderzijds omdat het ruimtelijk programma van eisen tegen het licht gehouden wordt. Zijn de gangen van het ziekenhuis of nieuw te bouwen gemeentehuis breed genoeg? Welke kantoorinrichting is efficiënt als we na Covid-19 met een nieuwe Covid-variant te maken krijgen?

Ook zien we dat bij zorgprojecten door de acute crisis deadlines vervagen en opschuiven. Inmiddels worden mijlpalen opnieuw bepaald. Niet geheel onverwacht wordt de onderhouds- en renovatiebranche hard geraakt. Opdrachtgevers stellen met name niet urgente onderhoudswerkzaamheden uit.
Voor alle sectoren geldt dat de productiviteit op de middellange termijn onder druk kan komen te staan. Met name vertraagde leveringen uit het buitenland (Italië wordt veel genoemd) kunnen tot stagnatie leiden, maar ook door vraaguitval bij opdrachtgevers. Er is nog tijd om hierop in te spelen.

2. De teamcapaciteit en de samenwerking binnen je project

Teamleden zijn verrast dat veel werkzaamheden goed vanuit huis kunnen worden vervuld. Bij goed ingewerkte teams werken maatregelen, zoals beeldbellen en -vergaderen zelfs als procesversneller! Toch zien we dat na verloop van tijd de behoefte aan face to face contact (begrijpelijkerwijs) toeneemt. Deze wens is er nog meer voor project in de opstartfase. Contact leggen op afstand is onpersoonlijk en lastig, doordat je elkaar (nog) niet goed kent. Noodzakelijke Project Start Ups (PSU’s) worden uitgesteld of door gebruik van beeldschermen in effectiviteit sterk beperkt. Waar de samenwerking al kenmerken vertoonde van ‘het conflictmodel’, neemt de samenwerking eerder af dan toe. De mate waarin je als team flexibel kan inspelen op de gewijzigde situatie bepaalt mede de snelheid waarin je de onbalans in ijzeren driehoek inzichtelijk krijgt, en kan opvangen.

3. Wijziging van programma- of projectscope

Door vraaguitval, bijvoorbeeld omdat een huurcontract voor nieuwbouw wordt geannuleerd, komen projecten niet tot stand of moeten ze worden herzien. Het programma van eisen moet soms worden aangepast door budgetuitval: de opdrachtgever heeft of een veel lager of zelfs een negatief rendement behaald in de afgelopen maanden en verwacht dit (mogelijk) ook voor de komende periode. Door een langere terugverdientijd komt de Business Case onder druk te staan. Met heroverweging van programma- of projectscope tot gevolg. Het doel hierbij is om (weer) balans te brengen tussen scope, tijd en geld en te anticiperen op nieuwe Covid-varianten.

4. Is er een directe relatie met het primaire proces?

Uitvoeringsprojecten met een ‘Winkel-open’ principe ondervinden al snel hinder van de social distancing maatregelen. Vooral als organisaties voorbereidend (gebouwinspecties) of uitvoerend personeel geen toegang geven tot hun gebouw of terrein.

Aan de andere kant gaan uitvoerende werkzaamheden juist vlotter, of zijn deze ‘naar voren gehaald’ bij organisaties waar het primaire proces volledig of voor een deel is uitgevallen. Werkruimte genoeg, zonder tijdelijke afschermings- of beheersmaatregelen.

5. De fase in het bouwproces

Projecten in de uitvoeringsfase gaan in principe gewoon door. Met name leveringsproblemen uit het buitenland (Italië is veel genoemd) vormen een belemmering. En ook de eerder aangegeven Winkel-open issues. Voor de projecten in de Ontwerpfase en met name de Initiatieffase zie je het herijken van het programma voor vertraging zorgen.

6. Contractuele spanning

De genomen maatregelen bij projecten in uitvoering werken veelal kostenverhogend. Bij een aantal projecten leidt dit tot een verschil van inzicht over voor wie de kosten zijn. Zij ze voor de opdrachtgever of voor de opdrachtnemer? In de meeste projecten zie je dat opdrachtgever en opdrachtnemer hier op basis van redelijkheid en billijkheid goed uitkomen. Dit hangt samen met de mate waarin je al echt samen aan hetzelfde project aan het werk was. Vreemd genoeg zijn er ook opdrachtnemers die er simpelweg een nieuwe conflict inkleunen, met de gedachte ‘Er komt altijd wel wat uit’.

Bij aanbestedingen zie je in de vragen en antwoorden van de Nota van Inlichtingen terug dat opdrachtgever en opdrachtnemer anticiperen op een ‘tweede golf’ of een nieuwe virusvariant. De risicoverdeling in het contract is maatgevend voor de ‘verdeling’ van de impact die dit voor het project heeft. Daarnaast wordt Corona als argument gebruikt om de aanbestedingsperiode te verlengen, wachtend op meer zekerheid, of het op onderdelen nog kunnen bijsturen van de scope of leveringsomvang van het project.

7. Ben je als programma of project in control?

Ben je als programma of project in control, dan komt de claim niet, houd je deze buiten de deur en kom je sneller tot een redelijk vergelijk over de onkosten van de Coronapandemie. Je hebt of maakt ruimte voor creatieve en innovatieve oplossingen om de voortgang te borgen. Waar het door moet, kan het ook door. Het wordt dan ‘gewoon’ mogelijk gemaakt. Waar professioneel wordt samengewerkt, wordt geen hinder ondervonden van de maatregelen van de fysical distancing. Iedereen weet wat zij of hij moet doen, pakt haar of zijn rol en verantwoordelijkheid en kan op basis hiervan zowel voortgang boeken, en verantwoordings- en sturingsinformatie leveren. Een opdrachtgever van een project ‘in control’ waardeert de inzet en vindingrijkheid, en accepteert de consequenties die de maatregelen op het project heeft. Omdat maximaal wordt ingezet op (bij)sturing en de verantwoording hiervan op orde is. Als de Coronapandemie desondanks je projectsucces in de weg staat, mag je erop vertrouwen dat dit je niet wordt aangerekend.

Hoe nu verder?

Iedereen rekent erop dat we de pandemie onder controle zullen krijgen. Wanneer is nog onzeker. En nog onbekend is welke (beheers)maatregelen structureel van aard zullen zijn.

Dit roept diverse vragen op: Wat is er bij jouw programma of project nu écht aan de hand? Kloppen de uitgangspunten van destijds nog, of moeten ze worden bijgeteld? Hoe is de samenwerking eigenlijk? Is de projectgovernance en de verantwoording goed georganiseerd? Klopt de planning nog? Meer dan anders is dit daarmee een moment om te reflecteren en jezelf en jouw team dit type vragen te stellen. En kan als mogelijkheid worden aangegrepen om bij te sturen en te voorkomen dat (een eerder en/of onbewust) ingeslagen weg doodloopt of meer een off-road-karakter heeft.

Uit de reviews en evaluaties die wij als bureau uitvoeren, komen vaak verrassende uitkomsten naar voren, die iedereen op het project (impliciet) ergens al wel wist. Door hier structuur in aan de brengen, weet te opdrachtgever de rode draad weer terug te vinden, bij te sturen en passende maatregelen te implementeren. Door als team zelf voldoende te reflecteren, voorkom je dat je de (rode) draad kwijtraakt. Zo levert Corona toch nog een goede bijdrage aan jouw project!

De programma- of projectorganisatie zou als doelstelling moeten hebben om ook gesteld te staan voor onbekende exogene risico’s. Dit kan door een goed doordachte governance en bijbehorende escalatielijnen, een goed samenwerkend team dat de rollen kent en respecteert, waar de sturings- en verantwoordingsinformatie op orde is, en hier ook daadwerkelijk op wordt gestuurd, en mee wordt verantwoord. Dit begint met het beschikbaar hebben en houden van informatie met betrekking tot:

  • Scope: een heldere projectopdracht met een actueel overzicht van de doorgevoerde wijzigingen;
  • Geld: prognose van de kosten einde werk (Prognose Eindstand);
  • Tijd: realistische planning met voldoende buffers, voorzien van een standlijn en prognoses op de mijlpalen;
  • Risico: een overzicht van geïnventariseerde en geclassificeerde risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen.

Samen met goed functionerende processen en procedures brengt dit ‘orde in de chaos, en scherp zicht op de driehoek’. Zelfs in coronatijd is werken in programma’s en projecten dan het leukste wat er is!

Delen:

Meer nieuws

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zette 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel zijn om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

Mr. Green opent eerste franchise-locatie in Rotterdam

dinsdag 8 april

Mr.Green heeft op 28 maart 2025 de deuren geopend van zijn eerste franchise-locatie in Rotterdam, gelegen aan het Hofplein. ...

Lees meer

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

Croonwolter&dros nieuwe partner Smart WorkPlace

dinsdag 8 april

SWP-Partner Croonwolter&dros is al sinds 1875 druk met het ontwerpen, implementeren en beheren we onzichtbare technologieën ...

Lees meer

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

Impact van de gezonde werkomgeving op ons brein

maandag 7 april

De City Table XL bij gemeente Amstelveen, samen georganiseerd met PD Group, gaf antwoord op een prangende vraag: wat doet ...

Lees meer

Terug naar boven