Kennisplatform Gemeentehuisvesting organiseerde onlangs een Ronde Tafel over de inrichting van hybride werken bij gemeenten. Deel 2 van het verslag is nu beschikbaar.

Huisvestingsorganisaties van gemeenten denken momenteel volop na over hoe het beschikbare vastgoed de komende jaren zo slim mogelijk kan worden ingezet om hybride werken te faciliteren. Echter, vanwege een aantal bijkomende (politieke) ambities is die puzzel vaak nog complexer dan bij ‘gewone’ organisaties. Bij wijze van een eerste verkenning organiseerde het Kennisplatform Gemeentehuisvesting onlangs een Ronde Tafel over dit onderwerp. ‘Als je te snel naar concrete oplossingen wilt, kom je in een soort niemandsland terecht.’

Digitaal aangeschoven zijn Jan-Willem de Wit (Teammanager Facilitair bij de gemeente Hilversum), Maaike Ligthart (Interimhoofd Unit Vastgoed gemeente Capelle aan den IJsel), Dick Toornstra (Manager Huisvesting bij de gemeente Groningen), Robert Scholte (Adviseur Huisvesting bij de gemeente Groningen) en Ilse Schapendonk (Programmamanager Het Nieuwe Werken/Werken in Verbinding bij de gemeente Tilburg). Daarnaast is drie experts gevraagd een bijdrage te leveren aan de discussie: Simone Leenders (zelfstandig organisatie- en huisvestingsadviseur bij onder meer SVB en gemeente Drechtsteden), Susanne Colenberg (promovenda Human-centered design, TU Delft) en Jan-Gerard Hoendervanger (zelfstandig adviseur Huisvesting & Organisatie). Wim Kooyman van SWP treedt op als moderator.

[ Lees hier het eerste deel van deze Ronde Tafel ]

Organisatorische pleisters

Simone Leenders is eveneens een voorstander van een wat ze aanduidt als een ‘sudderperiode’. “Het lijkt me goed als gemeenten niet snel wat organisatorische pleisters gaan plakken, maar zichzelf de tijd gunnen een diepere laag aan te boren in termen van behoeften.” Volgens Leenders was zowel bij de SVB als bij de gemeente Drechtsteden de scope aanvankelijk gericht op het inbedden van de voordelen van thuiswerken in de bedrijfsvoering, maar hebben beide organisaties die scope inmiddels verbreed. “Als je te snel naar concrete oplossingen wilt, kom je in een soort niemandsland terecht waarin je de aansluiting op je HR-strategie en meerjarenplannen kwijtraakt”, aldus Leenders. “Bij de SVB werken we daarom nu met twee programmalijnen: een proactieve lijn voor de lange termijn, en een reactieve lijn gericht op aanpassingen op de wat kortere termijn.”

Simone Leenders: “Niet te snel naar concrete oplossingen toe willen”

Ligthart wijst erop dat ‘het even aanzien’ wellicht een verstandige aanpak is, maar dat die in praktijk niet altijd (politiek) te verkopen is. “Er moet op korte termijn een plan liggen voor de huisvesting op langer termijn. Dan is de dynamiek eerder die van een snelkookpan dan van een sudderplaatje.” Ook ervaart zij dat er nog wel eens flinke discrepantie kan zijn tussen wat medewerkers zelf willen, en wat de leidinggevenden willen. “We zullen daartussen toch bruggen moeten slaan”, aldus Ligthart. Jan-Willem de Wit ziet (enige) druk niet per se als negatief. “Het kan ook wel helpen om bepaalde dingen op het wensenlijstje juist nu te realiseren, bijvoorbeeld een meer inclusieve werkcultuur. Ik denk dat corona heel duidelijk heeft gemaakt dat het credo ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ wel een beetje passé is en dat er heel goed verschillende werkstijlen naast elkaar kunnen bestaan.” Hoendervanger is het daarmee eens. Hij zegt: “Corona heeft voor veel mensen de ogen geopend met betrekking tot wat ze nodig hebben om goed te kunnen werken. Ik denk dat huisvestingsmanagers straks ook echt andere gesprekken zullen gaan voeren, met mensen die hun behoeften veel beter kunnen aangeven.”

Bij de gemeente Groningen lijkt van druk vanuit de Raad geen sprake. Volgens Robert Scholte neemt Huisvesting, in samenspraak met de rest van de organisatie, de tijd om de kansen en bedreigingen goed in kaart te brengen. “Met name de sociale component van het huisvestingskader willen we vasthouden. De insteek is om het nieuwe werken organisch te laten ontstaan per gebouw, om op uiteindelijk tot één overkoepelend plan te komen op basis waarvan we definitieve langetermijn-aanpassingen doorvoeren in de gebouwen.” Toornstra vult aan dat deze aanpak ook het best recht doet aan de grote verscheidenheid aan functies binnen gemeenten, alsmede aan het feit dat lang niet elke functie geschikt is voor hybride werken. “We zullen toch ook moeten uitvinden hoe baliemedewerkers de burger veilig en efficiënt kunnen blijven bedienen.”

Meer zichtbaar in de wijken

Op de vraag van Kooyman welke waarden leidend zouden moeten zijn bij de hybride herinrichting zegt Hoendervanger: “Je kunt daar van alles bij bedenken, maar ‘van buiten naar binnen’ lijkt me een zinvolle. Ofwel: hoe kun je je als gemeente meer openstellen voor de maatschappij door deze letterlijk naar binnen te halen. Een soort coworking spaces maken voor maatschappelijke organisaties. Dat houdt overigens ook in dat je misschien niet direct moet denken aan het afstoten van vierkante meters, maar aan het anders inzetten ervan.”

Volgens Ligthart is het bieden van huisvestingsruimte aan maatschappelijke partners, bijvoorbeeld in de zorg en veiligheid, een breed levend thema bij gemeenten. Schapendonk bevestigt dit. “Ons nieuwe centrale kantoor in Tilburg gaat bijvoorbeeld onderdak bieden aan het UWV, waarbij we er overigens wel rekening mee proberen te houden dat de Customer Journey van iemand die een uitkering komt aanvragen een andere is dan die van iemand die zijn pasgeboren kindje komt aangeven.” Zelf ziet zij ‘van binnen naar buiten’ ook als een leidende waarde. “In Tilburg willen we werken in verbinding met de stad, letterlijk meer zichtbaar zijn in de wijken. Dan moet je natuurlijk wel de tools hebben om dat doen. Vandaar dat nu iedereen een laptop heeft, zodat je in de wijk ook een keukentafelgesprek kunt voeren en eigenlijk overal kunt werken. Dat laatste zal ook echt moeten, want voor ons is het een uitgemaakte zaak dat we in de toekomst naar een flexfactor van 0,5 toegaan.”

Toornstra denkt dat gemeenten altijd in zekere zin zullen blijven worstelen met het vinden van de juiste balans tussen maatschappelijke wijkorganisatie en individuele ondersteuning van burgers. “Je moet daar een integrale visie op ontwikkelen, voordat je je huisvesting daarop kunt aanpassen.” Leenders is het daar mee eens en denkt dat gemeenten er goed aan doen een duidelijke richting aan te geven, maar medewerkers daarbinnen veel ruimte te geven om het tot goede afweging van het individueel belang, het belang van de ‘klant’ (burger) en het belang van de organisatie als geheel te komen.

Noot redactie:
In het najaar zal er een vervolg op deze Ronde Tafel komen. Daarin zal centraal staan de vraag hoe medewerkers zo optimaal mogelijk kunnen functioneren (sociale behoeften en mentale weerbaarheid) en hoe de toekomstige werkomgeving het beste kan worden ontworpen (transformatie en design).

 

vrijdag 23 juli 2021permalink