Het stadskantoor van de Gemeente Breda was verouderd, te groot en niet ingericht op het 'nieuwe werken'. Samen met Veldhoen + Company werken ze aan een toekomstbestendig kantoor.

Het proces begint al in 2015, vertelt Marco Dieleman, programmamanager Mijn Werkomgeving bij de gemeente Breda. “Dat begon ermee dat we de publiekshal wilden aanpakken, maar al snel kwamen we tot de conclusie dat we in meerdere gebouwen zaten met veel vierkante meters. Bovendien was onderling samenwerken in het gebouw lastig, door het hokkerige karakter.” Marco legt uit dat het belangrijk was om de juiste vraag te stellen: "Wat willen we met het stadskantoor en hoe willen we nu werken?”

Scenario's

Er werden verschillende scenario’s doorgesproken. Marco: “Dat varieerde van helemaal niets doen tot het neerzetten van een modern multifunctioneel stadskantoor elders.” Uiteindelijk werd in 2019 besloten om te gaan verbouwen. Elles raakte in die periode bij het project betrokken: “De verbouwing was nodig, bovendien zou nieuwbouw minimaal vijf jaar duren. Er is toen wel besloten om geen zaken op te pakken die zonde van het geld zouden zijn, wanneer we na vijf jaar alsnog zouden verhuizen.”

Covid

Corona zorgde er in maart 2020 voor dat Breda kort na de start van de verbouwing de stopknop indrukte. Elles: “Tot aan dat moment hadden we alleen aan oplossingen gedacht binnen het stadskantoor. Op het moment dat corona langer ging duren, besloten we dat we opnieuw moesten gaan nadenken en het misschien wel groter moesten aanpakken. Want het was al na een paar maanden duidelijk dat we niet meer teruggingen naar allemaal terug naar kantoor.”

Na de zomer van 2020 startte de tweede fase van de verbouwing. Elles: “Het hielp dat we Veldhoen + Company al hadden ingeschakeld. Zij hadden niet alleen al plannen gemaakt voor de verbouwing, maar ook de geesten binnen de organisatie rijp gemaakt om tijd- en plaatsonafhankelijk te gaan werken. We hadden kortom al een stapje gezet. Dat maakte het in de tweede fase gemakkelijker om vervolgens een grote sprong te maken.”

Succesfactor

Wat een duidelijke succesfactor was voor het welslagen van het project, aldus Marco, was dat Elles en de directie de rug recht hielden, ook wanneer er wel weerstand kwam. “Het betekende dat er een duidelijke koers werd gecommuniceerd en deze ook werd gevolgd waardoor medewerkers hierin hun weg moesten zien te vinden. Dat deden ze ook en ze gingen in gesprek en op zoek naar oplossingen. Dat is echt een compliment voor Elles en de directie.” Hij noemt nog een feit waar hij blij van wordt: “Uit enquêtes komt nu naar voren dat voor medewerkers hybride werken en regie op hun manier van werken belangrijke redenen zijn om bij de gemeente Breda te werken.”

Lessen

Marco en Elles hebben een aantal adviezen voor organisaties die nog flinke stappen moeten zetten op het gebied van Teams, verbouwen en hybride werken. Elles: “Allereerst heb je een goede projectleider nodig. Daarmee bedoel ik niet alleen iemand die goed zijn project leidt en deadlines haalt, maar vooral iemand die voelhorens heeft in zijn organisatie en die met iedereen contact kan maken. Zodat medewerkers voelen dat het een projectleider is, die ze kunnen vertrouwen. Daarnaast moet er een directie zijn die het echt wil. Anders gaan andere belangen – ik schetste ze al eerder – de overhand krijgen.”

Marco heeft nog een ander advies: “Bezint eer ge begint en focus je niet alleen op de harde kant van een project zoals vierkante meters, inrichting, kleur en verbouwing. Stel jezelf als organisatie ook de vraag welke werkgever je wilt zijn, welke leiderschapsstijl wil je hanteren en hoe wil je met medewerkers omgaan. Als je vervolgens een koers hebt gekozen is mijn advies: houd daaraan vast.” Elles: “Je hoeft het niet allemaal al te weten, het gaat erom dat je het denken hebt losgewrikt.”

De gemeente Breda en V+C staan open voor het delen van kennis over het gelopen traject rond de verbouwing. Belangstellenden kunnen contact opnemen met Marco Dieleman (nu bij gem. Middelburg: m.dieleman@middelburg.nl) en Elles Boers (ppm.boers@breda.nl) van de gemeente Breda of met Roel Geenen (roel@veldhoencompany.com) van V+C.

Lees het volledige verslag hier.

maandag 4 december 2023permalink