“Als aan de basisvoorwaarde van impact maken met je werk en leuke dingen doen met collega’s is voldaan, kun je vanuit die inhoud vorm geven aan andere zaken.” Dat stelde Ilya Devèrs tijdens een Round Table over hybride werken.

Devèrs, die met Smart WorkPlace partner Reworc software maakt waarmee kenniswerkers inzicht krijgen in hoe ze werken en hoe dat aan verandering onderhevig is, zag dat de afgelopen tien jaar de hele werkplekconceptadviesmarkt bijna helemaal van best practices aan elkaar hing. “Inmiddels is er echter de watervalscheiding van voor, tijdens en straks na corona waardoor die best practices niet meer ter zake doen. Want de medewerkers willen niet dat het oude werken het nieuwe normaal wordt.” Devèrs maakt vervolgens een kanttekening: “We moeten enerzijds kijken naar wat de verschillende doelgroepen binnen een organisatie nodig hebben en anderzijds de vraag stellen of wat goed is voor het individu ook goed is voor de organisatie. Je ziet daarbij dat als aan de basisvoorwaarde van impact maken met je werk en leuke dingen doen met collega’s is voldaan je vanuit die inhoud vorm kunt geven aan andere zaken.”

Meer autonomie

Devèrs ziet uit de overkoepelende cijfers dat medewerkers meer autonomie krijgen om beslissingen te maken. “Die autonomie leidt meestal tot meer tevreden medewerkers maar is tegelijkertijd het moeilijkste te regisseren. Want hoe zorg je ervoor dat het vijfdagenkantoor geen driedagenkantoor wordt met twee dagen loos gebruik?” Om mensen goed te laten samenwerken in een hybride omgeving is volgens Devèrs nodig dat alle informatie ook hybride aanwezig is. “Dat betekent dat je ook zaken als kennismaking en de informele processtromen via digitale middelen goed moet onderhouden. Naast natuurlijk de formele kennismomenten en terugkoppelingen. Ook moet een organisatie aandacht besteden aan de tegenhanger van het hybride werken, het ‘nabijheidseffect’: als mijn baas ziet dat ik aan het werk ben denkt hij dat ik goed werk aan het doen ben en dat is goed voor mijn carrière. De uitdaging voor het management en het leiderschap zit daarom bij het hybride werken in het zoeken naar de balans tussen kennis delen en mensen aanmoedigen. Ik zie nu als leuk innovatietraject dat medewerkers buiten het kantoor afspreken op een andere locatie. Daardoor staat hybride samenwerken niet altijd gelijk aan kantoor.” Devèrs ziet ook dat medewerkers niet alleen voor het clubhuisgevoel naar kantoor komen. “Samenwerken betekent ook samen aan moeilijke dossiers werken. Hybride zijn ook in je onderzoek wordt daarom een grote uitdaging.”

Verschillende dingen

Devèrs ziet momenteel verschillende dingen: “Om te beginnen mensen die zeggen: kom naar kantoor, want hier is het gezellig, hier leren we elkaar kennen en hier doen we aan binding en innovatie. Daarnaast mensen die zeggen: kom allemaal naar kantoor want we gaan keihard werken en productief zijn. Vervolgens heb je CFO’s die zeggen: de helft minder mensen op kantoor is de helft minder vierkante meters. En tenslotte heb je nog medewerkers die naar kantoor komen om zich te concentreren en die dus een bureau nodig hebben. Het gevolg van dit alles is: meer open kantoorlandschappen in minder vierkante meters, nog intensievere menshouderij en een nog slechter presterende werkomgeving. Terwijl juist die tailormade experimenten en oplossingen nodig zijn.”

Servicecoördinator

Devèrs ziet ook rollen veranderen. “Zo heeft een klant van ons bij FM servicecoördinatoren, die verantwoordelijk zijn voor een gebouw. Dat waren voorheen vaak veredelde conciërges, maar op één van de locaties is dat nu een gastvrouw, die nudges bedenkt – van bakavonden en bloemen verzorgen tot gameavonden – om op andere momenten en op andere manieren het kantoor op een verschillende manier te gaan gebruiken. Ik vond dat een menselijke invulling van ervoor zorgen dat mensen zo nu en dan naar kantoor komen en zo verbinding houden. Want ik ril van het op gezette tijden naar kantoor komen om creatief te zijn. Dat werkt niet. Ik sluit me veel meer aan bij: managers moeten meer op de mens gaan zitten.”

Blinde vlek

Devèrs ziet een grote blinde vlek bij kenniswerkend Nederland: “Organisaties zeggen tegen nieuwe medewerkers: dit is de huisstijl en het Powerpoint-template. Maar organisaties stellen niet de vraag: hoe kunnen en willen we samenwerken, hoe zorgen we ervoor dat we elkaar gaan vinden en hoe gebruiken we het pand effectief? Dat wat Stephen Covey ‘sharpening the saw’ noemt – het onder de loep nemen van je samenwerkingsskills en ze vervolgens verbeteren – doen we eigenlijk nooit.” Kleverwal heeft wel een verklaring: “Dat voelt voor organisaties te moeilijk, dus kiezen ze voor de gemakkelijke weg: de fysieke oplossingen.”

Hoopvol

Toch is Devèrs hoopvol: “Ik merk dat organisaties van de vorige periode geleerd hebben. Ze zullen nu niet meer zonder HR, zonder gedragscomponent en zonder organisatietalent dingen gaan doen. Het vakmanschap van meewerkend voorman zijn gaat namelijk ook over de goede definitie van samenwerken en het goed invullen met het verspreiden van kennis en ervoor zorgen dat mensen aangehaakt zijn. Anders gaat het Peter-principe gelden, waarbij elke werknemer in een hiërarchie stijgt tot diens onbekwaamheid.”

Devèrs pleit er tijdens de Round Table voor dat organisaties teams een grotere rol gaan geven. “Vanwege de diversiteit – van callcenter tot huisvestingsteam – kunnen teams het het beste van binnen uit op hun niveau regelen.”

Geen rocket science

Devèrs vindt dat er van hybride werken geen rocket science moet worden gemaakt. “Ten slotte is hybride werken een continuering van Het Nieuwe Werken, met tijd-, plaats- en device-onafhankelijk werken. Kortom: hele oude wijn in hele nieuwe zakken. Tegelijkertijd constateren we zojuist ook dat het nodig is om het portfolio aan programma’s, dat met hybride werken samenhangt, te rangschikken om te voorkomen dat we overbelast raken. Vandaar dat ook ik het pleidooi voor een Head of Change steun, want dat rangschikken is juist zijn rol.”

Echt nadenken over samenwerken

Devèrs ziet bij steeds meer organisaties een ander besef indalen: “Echt nadenken over hoe we bij hybride werken samenwerken als organisatie en als team is de essentie van wat we doen. En dat is niet een project maar een continu proces. Waarbij we in de komende vijftien jaar de quantumsprong gaan maken naar de nieuwe kenniswerker.”

Devèrs is niet zo bang voor het teloorgaan van de verbinding met werk: “Onderschat niet de mate van zelfverwezenlijking en identiteit die mensen ontlenen aan hun werk. En dat is niet alleen het fysiek aanwezig zijn, maar gaat veel verder en heeft bijvoorbeeld ook met ownership te maken. Sta jij aan de lat, thuis of kantoor, voor de resultaten van je team en organisatie?”

Deelnemers Round Table

Bert Wessels, Strategisch adviseur Huisvesting en Workplace Innovator bij de Belastingdienst.

Janine Kleverwal, Business Partner Facility Services bij Essent.

Janneke Koeleman, Senior manager huisvesting- en organisatiestrategie bij Brink.

René Keijzer, Hoofd Facilitair Management bij DCMR Milieudienst Rijnmond.

Pieter van der Laan, Veranderkundige en Partner bij YNNO.

Sander Munsterman, Co-Founder FlexApp Approxx.

Ilya Devèrs, Co-Founder Reworc.

Wim Kooyman, Directeur Smart WorkPlace.

Click hier voor het complete verslag van de Round Table.

donderdag 19 mei 2022permalink