Het advocaten- en notarissenkantoor Pels Rijcken realiseert zich de waarde van human capital. Daarom besteedt de organisatie veel aandacht aan de werkplek en de gezondheid en vitaliteit van medewerkers.

Leo Voermans is als manager facilities bij het Haagse advocaten- en notarissenkantoor Pels Rijcken verantwoordelijk voor facilitaire zaken. Zeger de Bruin is senior medewerker facilities en in die hoedanigheid belast met het uitvoeren, plaatsen en instrueren van de werkplekken in de thuissituatie en op kantoor.

Zowel De Bruin als Voermans spelen een belangrijke rol in het arbo-beleid van Pels Rijcken. De Bruin is gespecialiseerd in ergonomie op de werkplek, zoals het instellen van bureaus en bureaustoelen, het afstellen van monitoren en toetsenborden. “We willen er namelijk alles aan doen om mensen zo gezond mogelijk te laten werken. Dat betekent dat als medewerkers aanvullende wensen hebben, we daar goed naar kijken. Voermans vult aan: “Zelf ben ik, samen met een HR-adviseur, aangesteld als preventiemedewerker. Dit betekent dat we zorgen dat de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op orde is. Daarbij kijken we naar de werkplek en de werkplekomstandigheden, zowel thuis als op kantoor. Goed zorgen voor mensen en zorgen dat mensen een goede werkplek hebben, zit sinds jaar en dag in het DNA van Pels Rijcken. We kijken altijd naar de ergonomische omstandigheden, omdat we ons als Pels Rijcken realiseren dat onze mensen ons ‘human capital’ zijn.”

Corona

Ook bij Pels Rijcken zorgde corona er in het voorjaar van 2020 voor dat vrijwel de gehele organisatie van de ene op de andere dag moest gaan thuiswerken. Voermans: “Onze ICT-afdeling heeft daarbij een enorme klus geklaard door ervoor te zorgen dat iedereen van huis uit via een browser kon inloggen op een kantoor-PC. Uit veiligheidsoogpunt werken medewerkers namelijk nooit op privécomputers.”

Toen bleek dat het thuiswerken maanden zou duren, kwamen de eerste klachten van medewerkers over hun thuiswerksituatie. “We zijn als afdeling voortdurend in dialoog geweest met de medewerkers en ook met het bestuur om ervoor te zorgen dat medewerkers ook thuis structureel de juiste faciliteiten zouden krijgen. Eén onderdeel daarvan waren ook de zit-sta-plekken.” Voermans ging in conclaaf met De Bruin, die de aanbiedersmarkt van zit-sta-meubilair goed kende. Voermans: “We hadden daarbij een belangrijk criterium: het moest een leverancier zijn, die niet alleen de juiste producten leverde, maar die ook zo flexibel was om de producten thuis te bezorgen.”

Vertidesk

De Bruin kwam terecht bij Vertidesk en regelde een proefplaatsing op het kantoor. “Daaruit bleek al snel dat het zit-sta-bureau van Vertidesk een prima oplossing zou zijn voor de thuiswerksituatie van veel medewerkers. Daarbij waren er natuurlijk wel restricties: als je als werkgever werkplekmeubilair verschaft aan medewerkers, dan moet dat aan bepaalde arbo-normen voldoen.” En dat leverde soms een dilemma op: “Medewerkers vroegen in verband met hun thuissituatie om kleinere afmetingen, terwijl de arbo uitgaat van minimale afmetingen. En als advocatenkantoor kunnen we natuurlijk niet zomaar die arbo-normen naast ons neer leggen.” Vertidesk bleek een uitweg te bieden, omdat hun zit-sta-bureau beschikt over een flexibel frame dat is in- en uit te schuiven met een door Pels Rijcken gewenste bladmaat. Op dat frame, met een ingebouwde motor, wordt een blad gemonteerd. Met daarnaast een controlbox en een bedieningspaneel is het zit-sta-bureau klaar voor gebruik. De eenvoud zelf.” Voermans vult aan: “Daarnaast kon Vertidesk een bijbehorende stoel leveren die aan de arbo-normen voldeed. Daarmee was het plaatje rond en konden we één leverancier inzetten voor de complete thuiswerkoplossing.” Daarbij was ook de flexibiliteit die Vertidesk bood van belang, vertelt Voermans: “We hadden geen uitrolplan, maar leverden het thuiswerkmeubilair op aanvraag. Dat was mogelijk, omdat Vertidesk de voorraad had opgeslagen.”

De aandacht voor kwalitatief hoogwaardig thuiswerkmeubilair laat opnieuw zien hoe belangrijk gezondheid en vitaliteit van medewerkers voor Pels Rijcken is. Voermans: “We besteden daar ook op andere manieren aandacht aan, zeker bij nieuwe medewerkers. Zo organiseren we bootcamps en zorgen we dat mensen kunnen sporten. En zelfs bij Zoom-meetings helpen we medewerkers, bijvoorbeeld met tips over licht op de werkplek of over hun zithouding.”

Het volledige interview met Leo Voermans en Zeger de Bruin van Pels Rijcken kunt u digitaal lezen in Smart WorkPlace magazine 9, dat op 18 november verschijnt en als thema 'human capital' heeft. Leest u liever het magazine in print? Bestel uw nummer dan nu hier.

Bijschrift foto: Leo Voermans (links) en Zeger de Bruin bij de zit-stawerkplek van Vertidesk op het kantoor in Den Haag.

donderdag 25 november 2021permalink