Waarom sluit een lagere werkplekfactor goed aan bij het concept van een circulaire economie? Dat legt Johanna Scherer, adviseur circulariteit bij Smart WorkPlace partner HEVO, uit in onderstaand artikel.

Het hybride werken heeft in het afgelopen jaar een vlucht genomen. Enerzijds omdat thuiswerken vanwege de geldende coronabeperkingen ‘moest’, anderzijds omdat hierdoor binnen veel organisaties ook bleek dat het gewoon ‘kan’. Hybride werken is de combinatie van werken in een vaste kantooromgeving en op andere locaties, digitaal en fysiek. Aspecten van het plaats- en tijdonafhankelijk werken spelen hierbij ook vaak een rol.

Door veranderende werkprincipes, een andere indeling van de werkdag en gebruik van andere instrumenten om het werk uit te kunnen voeren ontstaan andere behoeften wat betreft de kantooromgeving en de thuiswerkplek. Binnen de kantooromgeving worden belcellen en kleine vergaderruimten belangrijker om met collega’s en zakenpartners digitaal te kunnen vergaderen. Concentratiewerkplekken zijn, afhankelijk van de werkzaamheden die eenieder uitvoert, nog steeds belangrijk. Hetzelfde geldt voor de zogenoemde aanlandplekken, waarbij medewerkers kortstondig geconcentreerd werkzaamheden uit kunnen voeren, bijvoorbeeld tussen twee vergaderingen door. Deze andere behoeften zijn vaak aanleiding om de werkplekfactor onder de loep te nemen. Hoeveel procent van de werkzaamheden zal nog op kantoor plaatsvinden, hoeveel procent vindt elders plaats? En wat is de spreiding van de werkzaamheden over de dagdelen van de week? Op basis hiervan kan voor een kantoorhoudende organisatie bepaald worden hoeveel volwaardige arbo-werkplekken binnen de kantooromgeving nodig zijn. De quotiënt van het aantal arbo-werkplekken gedeeld door het aantal fulltime medewerkers (fte’s) geeft aan hoeveel werkplekken beschikbaar zijn.

Wat heeft deze manier van hybride werken te maken met circulariteit?

Een lagere werkplekfactor geeft aan dat voor een bepaalde organisatie minder volwaardige werkplekken nodig zijn en daarmee ook minder kantooroppervlakte. Dat sluit goed aan bij het concept van de circulaire economie waarbij er zo min mogelijk afval geproduceerd wordt. Dat in 2013 door de Ellen MacArthur Foundation voor het eerst gepubliceerde concept heeft in de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekregen. Zo is inmiddels ook het onderstaande 9R-model uitgewerkt, dat aangeeft welke stappen tot de meest circulaire oplossingen zullen leiden. Bovenaan staat overduidelijk Refuse, wat zoveel betekent als het voorkomen van de inzet van materialen en producten door het gebruik hiervan te beperken tot hetgeen daadwerkelijk nodig is. Vertaald naar de kantooromgeving betekent dat: door een lagere werkplekfactor te kiezen zijn minder werkplekken nodig en is daarmee een kleiner oppervlak aan kantoorruimte nodig. En die kleinere kantoorruimte wordt met minder meubilair ingericht, er wordt minder oppervlakte verwarmd en de beschikbare oppervlakte wordt efficiënter door meer mensen per vierkante meter gebruikt. Het efficiënt gebruik van de kantooromgeving kan in het 9R-model gekoppeld worden aan Rethink.

Om het ontstaan van afval en schadelijke producten te voorkomen dient verder ingezet te worden op duurzame en toekomstgerichte kantoorinrichting. Bij de materiaalkeuze kan teruggegrepen worden op hergebruik van bestaande inrichtingselementen (Reuse), biobased producten, cradle-2-cradle-producten (Reduce) of producten met een leaseconstructie waardoor materialen en producten niet meer eigendom worden van de kantooreigenaar of -gebruiker.

Efficiëntie heeft grenzen

Dat klinkt bijna alsof een werkplekfactor van nul het ideaalplaatje zou zijn. Dat is echter niet het geval. Het besef moet er zijn dat een lage werkplekfactor ook betekent dat de medewerkers op andere locaties alsnog hun werk moeten kunnen doen. Dat kan thuis zijn, op een flexwerkplek in een shared office of onderweg (bijvoorbeeld in de trein). Als we ervan uitgaan dat medewerkers op kantoor of thuis aan het werk zijn, dient ook voor het thuiswerken goed geïnventariseerd te worden wat dit qua inzet van materiaal en producten betekent. Immers, als een lage werkplekfactor ervoor zorgt dat veel thuiswerkvoorzieningen gerealiseerd worden, wordt ook hier veel materiaal en inrichting gebruikt. Van een thuiswerkplek maken in de regel alleen personen gebruik die bij hetzelfde huishouden horen. Medegebruik door collega’s van een werkplek met bureau en stoel maar ook van bijvoorbeeld een printer is daarmee niet mogelijk.

Om echt tot een circulaire en goede oplossing te komen is een uitgebreide inventarisatie nodig, waarbij duidelijk wordt hoeveel medewerkers binnen een organisatie werken én hoeveel medewerkers hiervan op basis van hun werkzaamheden plaatsonafhankelijk werken en dat op basis van hun persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld thuiswonende kinderen) ook daadwerkelijk willen en kunnen doen. Hieruit zal blijken hoeveel werkvoorzieningen binnen een kantooromgeving nodig zijn. Als dit zo efficiënt als mogelijk maar toch zo ruim als nodig ingestoken wordt, kan een goede basis ontstaan voor ontmoeten en samenwerken én voor het kantoor als centrum van de bedrijfscultuur. Bij de uitwerking en de inrichting van de kantooromgeving kunnen vervolgens volgens het 9R-model keuzes gemaakt worden tussen hergebruik van meubilair en inrichtingselementen waarbij geldt: hoe hoger op de ladder, hoe circulairder.

woensdag 6 oktober 2021permalink