Kennisplatform Gemeentehuisvesting organiseerde onlangs een Ronde Tafel over de inrichting van hybride werken bij gemeenten. Deel 1 van het verslag is nu beschikbaar.

Huisvestingsorganisaties van gemeenten denken momenteel volop na over hoe het beschikbare vastgoed de komende jaren zo slim mogelijk kan worden ingezet om hybride werken te faciliteren. Echter, vanwege een aantal bijkomende (politieke) ambities is die puzzel vaak nog complexer dan bij ‘gewone’ organisaties. Bij wijze van een eerste verkenning organiseerde het Kennisplatform Gemeentehuisvesting onlangs een Ronde Tafel over dit onderwerp. ‘Als je te snel naar concrete oplossingen wilt, kom je in een soort niemandsland terecht.’

Digitaal aangeschoven zijn Jan-Willem de Wit (Teammanager Facilitair bij de gemeente Hilversum), Maaike Ligthart (Interimhoofd Unit Vastgoed gemeente Capelle aan den IJsel), Dick Toornstra (Manager Huisvesting bij de gemeente Groningen), Robert Scholte (Adviseur Huisvesting bij de gemeente Groningen) en Ilse Schapendonk (Programmamanager Het Nieuwe Werken/Werken in Verbinding bij de gemeente Tilburg). Daarnaast is drie experts gevraagd een bijdrage te leveren aan de discussie: Simone Leenders (zelfstandig organisatie- en huisvestingsadviseur bij onder meer SVB en gemeente Drechtsteden), Susanne Colenberg (promovenda Human-centered design, TU Delft) en Jan-Gerard Hoendervanger (zelfstandig adviseur Huisvesting & Organisatie). Wim Kooyman van SWP treedt op als moderator.

Als het gaat om het ‘hybride herinrichten’ van de werkvloer verschillen de uitdagingen van gemeenten niet wezenlijk van die van andere organisaties - althans in zoverre dat er sprake is van grote onzekerheden met betrekking tot de inhoud en vormgeving van het hybride werkmodel. Dit betreft dan vragen als: wie wil wanneer terug naar kantoor, en onder welke condities? Hoe houd je de organisatie bij elkaar? En zeker ook: hoe zorg je ervoor dat medewerkers in een hybride werkomgeving het juiste gedrag vertonen? Want, zo zegt Maaike Ligthart, veel huisvestingsorganisaties hebben de neiging vooral te focussen op het inrichtingsvraagstuk (FM, IT) terwijl de sociale component minstens zo belangrijk is.

Jan Gerard Hoendervanger is het daarmee eens. Sterker, hij ziet het als een valkuil als de gemeentelijke huisvestingsorganisatie of facilitymanagement (te snel) in de lead komt. Hij zegt: “We weten op dit moment nog heel weinig, behalve dat er grote individuele verschillen zijn tussen mensen en dat de voorspelbaarheid heel klein is met betrekking tot wat die mensen straks daadwerkelijk willen en doen. Ook omdat we nu alleen persoonlijke inschattingen zien en de komende maanden pas zal blijken hoe mensen samen, in onderlinge afstemming, een nieuwe ‘hybride’ balans gaan vinden. Het gaat de komende tijd vooral over het gesprek op gang brengen in de organisatie. Mensen moeten het samen gaan vormgeven, en dan zie ik toch vooral een rol voor HR en het management. Huisvesting en facilitymanagement moeten wat mij betreft maar even geduld hebben.”

Jan Gerard Hoendervanger: “Huisvesting en facilitymanagement moeten wat mij betreft maar even geduld hebben”

Opgavegericht werken

Tegelijkertijd verschillen gemeentelijke huisvestingsorganisaties wel degelijk van de gemiddelde huisvestingsorganisatie in het bedrijfsleven. Zo wijst Dick Toornstra erop dat gemeentelijk vastgoed veelal een meervoudige functie heeft. Toornstra: “Bedrijven kunnen eenvoudig een of twee kantoren afstoten. Wij moeten ook kijken naar de rol van kantoren in het economisch weefsel van de stad, de leefbaarheid en eventuele publieksfuncties. Dat maakt het toch lastiger.”

Volgens Ilse Schapendonk maken ook de veelzijdige en domein-overstijgende opgaven van gemeenten dat zij anders in de race zitten. “In feite moet de ontwikkeling naar opgavegericht werken die er al veel langer ligt, nu op andere thema’s vormkrijgen, zoals meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken en het digitaliseren van processen”, aldus Schapendonk. De gemeente Tilburg waar zij momenteel werkzaam is, opende midden in de pandemie een nieuw stadskantoor (een huzarenstukje) en een tweede kantoor is gepland. Daarin zullen alle publieksfuncties worden gecentreerd – een vurige wens van de Raad. Schapendonk: “Omdat de bouw nog niet gestart is kunnen we de ervaringen die we tijdens de lockdown hebben opgedaan nu doorvertalen in het planontwerp, wat zeker tot aanpassingen zal leiden.”

Ilse Schapendonk: “meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken”

De complexiteit van de hybride herinrichting komt ook tot uitdrukking in het feit dat veel gemeenten nog geen duidelijk beeld hebben van de beste aanpak. Sommige proberen daar door middel van een uitvraag onder de ambtenaren een beeld van te krijgen, maar Susanne Colenberg is daar kritisch over. Ze zegt: “Mensen zijn notoir slecht in het voorspellen wat ze zullen gaan doen. Ik denk dat er straks allerlei mechanismen gaan spelen waar we nu nog geen idee van hebben, maar die wel van invloed zijn op de vraag of mensen op kantoor of thuis gaan werken. Ik bepleit een aanpak van proefondervindelijk uitvinden, en niet teveel op voorhand al beslissen. Experimenteer, observeer, en verzamel een paar maanden lang informatie voordat je rigoureuze veranderingen doorvoert.”

[Foto gemeente Tilburg Joris Buijs]

[ Lees hier deel 2 van deze Ronde Tafel ]

 

woensdag 21 juli 2021permalink