YNNO organiseert op de Workplace Xperience een break-out sessie over succesvol hybride vergaderen. Benieuwd naar wat dat precies is? In deze blog lichten ze het alvast toe!

Er staat een vergadering op kantoor op de agenda. Last-minute sluiten er toch twee collega's online aan. De vergadering moet worden omgegooid naar een hybride vergadering. Vliegensvlug kijk je of de gereserveerde ruimte uitgerust is met de juiste techniek, wat – zul je net zien – niet meteen goed werkt: de vergadering begint later. Eenmaal ín de vergadering moet de helft van het gesprek herhaald worden omdat niet duidelijk is wie nu wat zegt. Sommige deelnemers zijn nauwelijks aan het woord en druk met hun e-mails bezig. Na een rommelige meeting druk je op de rode knop om af te sluiten en ga je gehaast door naar de volgende vergadering. Want dat doen we nou eenmaal: veel vergaderen. Herkenbaar? Dit is niet de manier waarop je succesvol hybride vergadert. Maar hoe moet het dan wel?

Route van succes

Hybride vergaderen blijft. Mensen zijn niet meer bereid om voor één vergadering het hele land door te reizen, flexibiliteit en vrijheid staan tegenwoordig hoog in het vaandel en de faciliteiten om hybride te vergaderen zijn er. De hybride vorm vraagt om een andere organisatie en andere voorbereidingen dan bij de digitale of fysieke vorm van vergaderen. Hier wordt lang niet altijd rekening mee gehouden, het gebeurt vaak ad-hoc waardoor niet alles uit de vergadering wordt gehaald. Daarnaast is de hybride vorm niet in elke situatie wenselijk, soms is het nodig tóch voor die ene afspraak naar kantoor - of waar dan ook - te komen. Om elke hybride vergadering zo succesvol mogelijk te maken en mensen bewust te maken van de vorm van vergaderen, is onze tool ontwikkeld: de Route van Succes.

Wanneer wel en wanneer niet?

Hybride vergaderen levert veel voordelen op: je bent geen onnodige reistijd kwijt en je kunt gericht kiezen waar en wanneer je vergadert. Het is anderzijds een illusie om te denken dat een hybride vergadering hetzelfde is als een fysieke vergadering, je levert namelijk ook iets in. Denk maar aan de informele interactie, dat stukje extra of - zoals mijn collega zou zeggen - de FUN. Het is vooral belangrijk dat je met elkaar stilstaat bij de vorm van de vergadering (fysiek, virtueel of hybride) en waarom je daarvoor kiest. Onze Route van Succes laat deelnemers inzien welke factoren belangrijk zijn bij het maken van deze keuze.

De Route van Succes helpt jou naast het kiezen van de vergadervorm ook invulling te geven aan jouw hybride vergadering. Elk soort hybride vergadering heeft een ander doel. Naar aanleiding van dit doel hanteert de Route van Succes vijf type hybride vergaderingen: afstemmen, ontmoeten, creatief samenwerken, overleggen en presenteren. De ideale invulling voor een hybride vergadering waarin je gaat afstemmen ziet er anders uit dan wanneer je gaat presenteren. Denk aan de ruimte en techniek die je nodig hebt, maar ook de voorbereidingen en organisatie verschillen van elkaar. Onze Route van Succes neemt alle factoren mee die helpen jouw soort hybride vergadering zo succesvol mogelijk te maken!
 
Hieronder de vijf belangrijkste tips voor het succes van een hybride vergadering:

1. Organisatie: de hybride vorm vraagt om een bepaalde mate van structuur. Anders wordt het een zooitje. Weet wie welke rol op pakt, wat de invulling van de bijeenkomst wordt en zorg dat de juiste voorbereidingen zijn gedaan.

2. Techniek: wanneer je iemand niet kan zien/verstaan of de verbinding is slecht, werkt het niet. Dit is een randvoorwaarde! Als de techniek niet (goed) werkt, heeft dit direct impact op de inclusiviteit van de groep.

3. Doel: zorg dat het doel van te voren is vastgesteld en dat iedereen hiervan op de hoogte is. Een vergadering wordt uitdagend als je niet weet wat je eruit wil halen, al helemaal in de hybride vorm. Daarnaast bepaalt onder andere het doel van de vergadering of het beter is elkaar in persoon te ontmoeten.

4. Betrokkenheid: bedenk hoe je alle deelnemers blijft boeien. Zorg dat het niet te lang duurt, zorg voor twee facilitators (afhankelijk van de groepsgrootte) of pas een creatief element toe om deelnemers te blijven betrekken. Zo wordt alle mogelijke output er écht uitgehaald. 

5. Afspraken: maak afspraken met je team wanneer nodig. Stel vast met je team wanneer je fysiek bij elkaar komt en wat de gedragsregels zijn. Zo voorkom je chaos en frustraties.

Reflecteren en blijven leren

Er zijn naast de hierboven genoemde punten meer aspecten die het succes van een hybride vergadering bepalen. Er is geen goed of fout; voor elk team en elke situatie geldt wat anders. Zorg er in ieder geval voor dat je reflecteert en leert voor de volgende keer. Onze Route van Succes geeft jou en jouw team in drie stappen de kennis om deze ontwikkeling om te zetten naar succes. Zo haal je alles uit je hybride vergaderingen, wat bijdraagt aan de productiviteit en het werkgeluk!

Praktische informatie

• Vorm: interactie workshop
• Sprekers: Bart van Roekel en Tosca Notkamp
• Tijdsduur: 50 minuten
• Onderwerp: Succesvol hybride vergaderen: zo doe je het!
• Waar: Van Nelle Fabriek - Workplace Xperience

donderdag 9 maart 2023permalink