Ingrepen in huisvesting gaan vaak gepaard met forse investeringen. Een businesscase moet inzicht geven in een gezonde verhouding tussen kosten en baten. Maar welke kosten en baten worden precies meegenomen?

Tekst: Jan Gerard Hoendervanger en Theo van der Voordt. Dit artikel is te lezen in het SWP Magazine.

Professionalisering van het vakgebied vraagt om verbreding van de scope, waarbij een scala aan invalshoeken, effecten, stakeholdersbelangen en een langere tijdshorizon in de afweging worden meegenomen.

Businesscases

In dit artikel bespreken we de inhoud van een businesscase, de beweging richting meer integrale en waardengerichte businesscases, en consequenties voor de besluitvorming. Het artikel sluit af met een oproep om praktijkervaringen met businesscases met elkaar te delen, en hiermee de besluitvorming over huisvestingsprojecten verder te verbeteren. Zelfs voor doorgewinterde managers en bestuurders, die dagelijks allerlei knopen doorhakken, is besluitvorming over huisvesting van een buitencategorie.

Er spelen veel factoren en belangen een rol. Er is vaak veel geld mee gemoeid en er kunnen zich allerlei risico’s voordoen. De lange-termijn-effecten en de combinatie van rationele overwegingen en emotionele betrokkenheid van een groot aantal actoren vergroten de complexiteit van de besluitvorming. Voor een ‘GO’ is een gedegen onderbouwing in de vorm van een businesscase daarom een must. Geen wonder dus, dat de term businesscase in de praktijk regelmatig valt. Wat er precies mee wordt bedoeld, varieert nogal. Soms gaat het om een puur financiële onderbouwing, soms om een veel bredere afweging. De term wordt ook wel gebruikt ter promotie van een visie of product. Het is, naast een vakterm die verschillend wordt geïnterpreteerd, ook een buzzword geworden. Gezien het evidente belang van businesscases binnen ons vakgebied, biedt de wetenschappelijke literatuur opmerkelijk weinig houvast.

Voor een recente literatuurstudie verzamelden Rianne Appel-Meulenbroek en Vitalija Danivska 52 artikelen over businesscases uit 41 wetenschappelijke tijdschriften. De artikelen gaan voornamelijk over investeringen in ICT, duurzaamheid en gezondheidszorg; niet één artikel gaat specifiek over huisvestingsprojecten. Er is wel de nodige vakliteratuur met praktische tips voor het opstellen van businesscases.

Integrale besluitvorming

Hoe bepaal je op basis van financiële en niet-financiële impact en input of een project een GO verdient? We hebben negen verschillende uitkomsten gevisualiseerd in figuur 3. Zowel voor de financiële als de niet-financiële impact kan een ondergrens worden gehanteerd. Een project moet financieel verantwoord zijn (in relatie tot de investeringsruimte en alternatieve bestedingsdoelen), anders is het sowieso een NO GO. Ook moet eventuele negatieve niet-financiële impact (denk aan milieuschade, overlast of imagoschade) acceptabel zijn. Als aan beide randvoorwaarden is voldaan, kan een businesscase een GO krijgen omdat de resultaten financieel interessant zijn, omdat de niet-financiële meerwaarde significant is, of allebei. Wanneer er onvoldoende basis is voor een GO, kan het project mogelijk worden aangepast om tot een betere balans van financiële en niet-financiële impact te komen.

Het onderscheid tussen financieel gedreven projecten en waardengedreven projecten is wezenlijk voor de implementatie en ook voor de manier waarop beslissers de GO toelichten. In het eerste geval wordt het project gelegitimeerd door de financiële voordelen die het voor de organisatie oplevert. De eindgebruikers zullen hier waarschijnlijk niet direct van profiteren, terwijl zij wel impact ondervinden in hun dagelijks functioneren. Toelichten dat het project belangrijk is om financieel gezond te blijven en ongewenste bezuinigingen (zoals op personeelskosten) te vermijden, is in deze context belangrijk om weerstanden te beperken. Bij een waardengedreven project is van belang dat er ook echt op waardencreatie wordt gestuurd (en niet alleen op het beheersen van de GROTIK aspecten). Dit vraagt om een dialoog met relevante stakeholders en om evaluatie en bijsturing op basis van outcome-metingen, in een proces dat doorloopt na de oplevering van het project.

Over de auteurs en noten

Jan Gerard Hoendervanger is zelfstandig adviseur huisvesting & organisatie onder de naam JGH advies en hoofddocent van de Workplace Academy. Theo van der Voordt is emeritus universitair hoofddocent in corporate real estate en facilities management aan de Faculteit Bouwkunde van de TU Delft, afdeling Management in the Built Environment, en voormalig senior onderzoeker bij het Center for People and Buildings in Delft.

Het volledige artikel is hier te lezen. In het volledige artikel zijn ook de noten en figuren te vinden. Wil je een fysieke versie van het magazine? Kijk dan hier!

dinsdag 5 december 2023permalink