Hoe krijgen we de werelden van het aanbesteden en de beheerfase beter op elkaar aangesloten? In deze blog gaat Significant Synergy verder in op deze vraag.

Het integraal aanbesteden van facilitaire diensten is een veelomvattende operatie. Dit geldt zowel aan de voorkant, ter voorbereiding op de aanbesteding, als tijdens de aanbesteding en achteraf rondom de implementatie en uitvoering. Het is dan ook fijn dat alle effort leidt tot het gewenste resultaat. Helaas is de praktijk weerbarstiger, en zien wij geregeld dat het gewenste resultaat pas later of zelfs niet wordt gerealiseerd. Maar waar ligt dit dan aan? Zit het in een nog betere aanbestedingsstrategie, uitgebreidere aanbestedingsstukken of een langere implementatieperiode en strakker contract- en leveranciersmanagement (hierna CLM)? De gedeelde vraag is dan ook: “Hoe krijgen we de werelden van de aanbesteding en beheerfase beter op elkaar aangesloten?”

Met dit vraagstuk hebben wij diverse opdrachtgevers en leveranciers bevraagd die afgelopen jaren hun facilitaire diensten (integraal) hebben uitbesteed en geïmplementeerd. Herman Spoelstra is consultant bij Significant Synergy en beschrijft in dit artikel de rol van opdrachtgever (aanbestedende partij) en opdrachtnemer (leverancier) om een totaalbeeld te krijgen van knelpunten en verbeterpunten.

De wereld voor de aanbesteding 

Wanneer het besluit is genomen om een facilitaire dienst in te kopen, is er doorgaans al veel tijd besteed aan de verschillende strategische afwegingen. De eerste opgave is de doorvertaling van (organisatie)doelstellingen naar een aanbestedingsstrategie. Wanneer deze "mijlpaal" is bereikt, volgt de offerte aanvraag, waar uiteindelijk alle facetten van de in te kopen dienst(en) samenkomen. Na publicatie van de uitvraag gaan de leveranciers aan de slag.

Verschillen

Binnen het facilitaire domein zien wij dat de belangen om een aanbesteding te winnen steeds groter worden. Dit komt grotendeels door een hogere mate van integratie van diensten (scopevergroting), lange winstmarges, langere contractperiodes en een sterk concurrerend speelveld van aanbieders.

Dit heeft ertoe geleid dat veel leveranciers werken met gespecialiseerde tekstschrijvers en bid managers. De inhoud en vormgeving van de offertes zijn doorgaans van een hoog kwaliteitsniveau. Maar weerspiegelt de inhoud van de (offerte)teksten dan ook daadwerkelijk de praktijk? En hoe beoordeel je als beoordelingsteam de teksten op basis van realiteit? Met dit vraagstuk worstelen veel inkoop- en facilitaire organisaties. Want één ding kunnen we wel concluderen: er zit vaak een verschil tussen hetgeen dat is geoffreerd en wat in de praktijk tot uiting komt, en krijgt de opdrachtgever uiteindelijk niet waarvoor is gekozen. Dit creëert ook een oneerlijke situatie ten opzichte van andere inschrijvers: die zouden mogelijk als eerste zijn geëindigd wanneer de beloofde dienstverlening niet zou worden gescoord. Zo hebben wij dit bijvoorbeeld recent gezien bij de inkoop van een facilitaire dienst dat de leverancier de aangeboden SROI inzet niet konden nakomen, omdat er dit onderdeel in de operatie onvoldoende was belegd.

Een goeie voorbereiding, is het halve werk! Mogelijk staat een dienst zoals schoonmaak, catering of beveiliging op de aanbestedingskalender van de opdrachtgever. Een goede voorbereiding is van belang omdat er doorgaans veel uitdagingen boven water komen.

Wij schetsen hieronder drie situaties:

Situatie 1 – Van papier naar gesprek

Wanneer het besluit is genomen om facilitaire dienstverlening in te kopen, ligt er een facilitaire sourcingsstrategie aan ten grondslag. De eerste opgave is om dit door te vertalen naar een inkoopstrategie. Dit vraagt om een samenwerking tussen de inkoopadviseur, de inhoudelijke materiedeskundige en de uiteindelijke contractmanager. Wanneer deze stakeholders onvoldoende aangelijnd zijn kunnen nieuwe discussies naderhand naar voren komen waardoor de aanbesteding en implementatie vertraging op kunnen lopen. 

Tip: Betrek de stakeholders integraal vanaf de voorbereiding tot aan de uitvoering van het inkooptraject. De projectleider dient zorg te dragen dat alle stakeholders tijdig en goed aangehaakt blijven gedurende de aanbesteding. Organiseer bijvoorbeeld meerdere focussessies waar alle stakeholders aan deelnemen. 

Situatie 2 – Verleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden

Bij integrale inkooptrajecten veranderen veelal ook de taken en verantwoordelijkheden van het bestaande team. Als je bijvoorbeeld van een single servicemodel naar een multiservice of integraal model gaat, betekent dat dat verantwoordelijkheden verschuiven. Rollen die eerst werden ingevuld door de eigen facilitaire organisatie, worden in het nieuwe contract uitgevoerd door de leverancier. Wanneer deze demarcatie niet helder en onvoldoende is omschreven kan dit in al snel voor veel onduidelijkheid en frustraties zorgen. Zowel voor de gebruikers als de betreffende functionarissen. 

Tip: Maak een schets van de huidige en nieuwe situatie qua rollen, taken en verantwoordelijkheden en houd er rekening mee dat deze verandering veel tijd en effort kan kosten.

Situatie 3 – Durven loslaten

Dit brengt ons gelijk bij situatie 3. Doordat een aantal verantwoordelijkheden door de leverancier worden uitgevoerd, dient de opdrachtgever bepaalde zaken los te laten. Als dit niet gedaan wordt, zullen er twee kapiteins op één schip gaan zitten en zal dit ten onrechte niet goed doen aan de efficiëntie. Tip: Reserveer vanaf de implementatie een dag om samen met het totale bid team (leveranciers en opdrachtgever) de concrete invulling te bespreken. En draag zorg voor een duidelijke demarcatie van taken en verantwoordelijkheden en beleg dit bij één functionaris. Geef de leverancier ruimte en tijd om haar rol te kunnen pakken.

Tot slot: van theorie naar praktijk

Het is dus goed om bewust te zijn van het feit dat er een verschil tussen het geoffreerde en de daadwerkelijke invulling in praktijk. Maar gelukkig zijn er manieren om het verschil zo klein mogelijk te maken. Wil je hier een keer verder over spreken, je mening of advies delen? Significant organiseert na de zomer een rondetafel over dit onderwerp en wij gaan graag met betrokkenen in gesprek, om de theorie in de praktijk te brengen.

woensdag 11 september 2024permalink