Relationeel samenwerken in Facility Management. We willen het wel … Maar hoe dan? Joris van Eijkeren, Commercieel Manager Beheer & Exploitatie bij Heijmans, schreef hier een blog over.

Samenwerking

Je kan er niet omheen. Uit elk onderzoek naar trends en ontwikkelingen in Facility Management blijkt de groeiende behoefte aan ècht samenwerken. Ik spreek veel professionals in de markt en bijna altijd komt het thema samenwerking ter sprake. Over de huidige samenwerkingen en hoe goed of slecht die lopen, maar vooral over de behoefte naar meer relationele samenwerkingen en de overtuiging dat dit tot meer waarde kan leiden. Reden voor Heijmans om eens met een groep van 10 klanten hierover in gesprek te gaan.

Vertrouwen

In een Relationele samenwerking is er sprake van vertrouwen, zijn er gezamenlijke belangen en wordt gestuurd op gezamenlijk gewenste output of outcome. Maar als het dan zo logisch is, waarom dan nog wachten om op deze manier te gaan samenwerken? Hoe ziet onze klantgroep dit? Heijmans sprak met klanten over dit thema en al snel was er eensgezindheid over het feit dat samenwerkingen op basis van vertrouwen en gelijkwaardigheid met duidelijke gezamenlijke belangen en doelen tot de meeste waarde voor beide partijen leiden.

Maar waarom lukt het dan niet? Om hier inzicht in te krijgen heeft Heijmans een interessante invuloefening opgezet. In een overzicht stonden vier kolommen:
1. Preferred supplier
2. Input
3. Output (= het moet hier altijd 21 graden zijn)
4. Outcome (= ik wil altijd een aangenaam binnenklimaat)

Op de rijen onder de 4 kolommen ging het over thema’s als:
-    Hoe stuur je op performance?
-    KPI’s op activiteit of output?
-    Hoe ver heb je dienstverlening gespecificeerd?
-    De WAT of ook de HOE?
-    Hoe is het commercieel model?
-    Gesloten versus Open book?
-    En de relatie? Transactioneel of Relationeel op basis van vertrouwen en gezamenlijke doelen?   

Relationeel

De opdracht was aan te geven in welk van de 4 samenwerkingsmodellen je het liefst zit. Vervolgens moesten de deelnemers aangeven in welk model hun huidige contract zich bevindt. En, we vroegen ze te vertellen hoe er nu in de praktijk wordt gehandeld. Drie invalshoeken die het probleem meteen bloot legden. Zonder uitzondering gaven de deelnemers aan het liefst een Relationele samenwerking te willen die gebaseerd is op vertrouwen, gelijkwaardigheid, gezamenlijke belangen en waar gestuurd wordt op output. Echter, bijna alle contracten herbergden veel Transactionele elementen in zich. Niet voor niets wordt gezegd dat een contract ‘gestold wantrouwen’ is. Hier staan vaak afspraken over controle, penalties en kosten in plaats van waarde.

Op de vraag hoe door opdrachtgevers in de praktijk wordt gehandeld, blijkt een mix van Transactioneel en Relationeel – afhankelijk van het thema, de persoonlijke voorkeuren en relatie met de opdrachtnemer en competenties van de opdrachtgever – te bestaan.

Conclusie

Alleen zeggen dat je een partnership wil is niet genoeg. Je zult goed na moeten denken over welke stappen je samen onderneemt om dit goed in te richten. Een workshop zoals Heijmans heeft georganiseerd helpt je ambitie te synchroniseren met je uitvraag, contract en wijze van handelen. Het heeft mij in ieder geval een verdiepend inzicht gegeven. Wil je hier meer over weten neem dan gerust contact op met mij.

woensdag 7 juni 2023permalink