Aanbestedingen doen, het is in de tijd van duurzaam ondernemen een steeds belangrijker onderwerp. Yaël Ben-Basat, consultant circulariteit bij Alba Concepts, schrijft er in deze blog over.

Het is denk ik een herkenbaar fenomeen. Het gevoel dat je na een uitgeschreven tender je schoen wel op kunt eten. Dit omdat je door moet met een partij, door een ongelukkig gekozen gunningscriterium. En laat ik voorop stellen, dit is al moeilijk bij onderwerpen waarvan we eenduidige definities kunnen opstellen. Dus het is ook niet gek dat er een uitdaging ligt om het onderdeel circulariteit op een heldere manier te specificeren en uit te vragen.

Van fouten kun je leren. Internet en social media staan vol met succesverhalen over duurzame en unieke projecten. Ogenschijnlijk allemaal aanbestedingen die ‘door een ringetje te halen zijn’. Maar geloof mij, zeker wat betreft circulair aanbesteden staan we echt nog in de kinderschoenen. Ook ik leer bij iedere circulaire aanbesteding wat ik bij een volgende selectie anders zou doen. Want er zijn niet alleen maar succes verhalen. Helaas heb ik ook zelf bij zowel het inschrijven als bij het opstellen van aanbestedingen missers gemaakt. Maar zonder wrijving geen glans!

De dag dat er een aangetekende brief persoonlijk aan mij werd overhandigd, herinner ik mij nog als gisteren. Ik schrok, maar vond het tegelijkertijd toch ook wel weer spannend. Tot mijn grote spijt was het een emotioneel betoog met een motivatie waarom de betreffende inschrijver de uitslag bestreed. Ik baalde daarvan. Want ik spreek voor de meesten denk ik, dat je bij het ontwerpen van een aanbesteding, alles op alles zet om het zo duidelijk en transparant mogelijk te maken voor de inschrijvers.

Het complexe en daarmee ook het mooie van een circulaire aanbesteding is, dat de gekozen aanpak altijd onder een vergrootglas ligt. Daarbij opgeteld het feit dat een inschrijver ook nog eens extreem kritisch naar de uiteindelijke beoordeling kijkt. Zeker wanneer het geen succesvolle boodschap is geweest. Maar waarom is het dan ook mooi? Dit omdat je continu wordt geprikkeld om het beter te doen. Ik heb dankzij die ene brief mijn aanpak nog verder kunnen perfectioneren en durf nu wel te zeggen dat ik zonder angst een circulair gunningscriterium kan opstellen. Een die duidelijk is voor alle partijen! Nu vraag je je vast af hoe? Daar neem ik je graag in mee. Want van mijn fouten kun je leren!

Probeer elkaar te begrijpen

Het leuke aan mijn werk bij Alba Concepts is dat ik zowel aan opdrachtnemer- als aan opdrachtgeverszijde mag acteren. Ik ervaar daarom, van beide kanten, hoe complex het is om een goede aanbesteding te ontwerpen. Maar ook hoe moeilijk het soms kan zijn om een goede inschrijving te formuleren. Want het krijgen van een goed antwoord, begint met het stellen van de juiste vraag. Bij het ontwerpen van een uitvraag bedenk ik me dan ook vaak, alsof ik zelf zou moeten inschrijven op de tender. Maar ook wanneer ik zelf akkoord zou gaan met een ongunstige beoordeling. Het helpt mij om twee fictieve inschrijvingen op hoofdlijnen te bedenken en kritisch na te gaan of ik daadwerkelijk kan onderbouwen waarom de één twee punten krijgt en de ander maar één. Vaak ga ik dan samen zitten met mijn collega’s die voornamelijk aan de opdrachtnemerszijde actief zijn.  

Kies de juiste meetmethode

Objectief vergelijken kan alleen als je een uniforme meetlat hebt bepaald. Momenteel zijn er meerdere manieren om circulariteit te meten. Dit is één van de redenen waarom het zo ingewikkeld kan zijn. De ene meetmethode heeft een focus op milieu impact, terwijl de ander juist ingaat op de losmaakbaarheid  De twee kunnen soms tegenstrijdig zijn waardoor je, als je op maar één stuurt, niet automatisch het gewenste resultaat krijgt voor je project. Het Nieuwe Normaal, van het programma Samen Versnellen, geeft een overzicht van de indicatoren en verificatiemethoden die je kunt kiezen. Voor ieder project is het weer maatwerk om te bepalen welke indicator het best passend is. De meetmethode die ik het meest gebruik en die ook voor circulariteit naar mijn mening het meest holistische beeld geeft, is de Building Circularity Index, oftewel de BCI. Deze meetmethode geeft inzicht in milieuimpact, CO2 footprint, losmaakbaarheid en de hergebruikpotentie.

Check op eisen!

Zorg voor een grondige check op de eisen die je opneemt over circulariteit. Als voorbeeld. Ik zie vaak tenders voorbij komen waar prestatie-eisen over hergebruik en/of het toepassen van biobased materialen zijn opgenomen. Wanneer we deze op haalbaarheid checken, blijken deze technisch onhaalbaar te zijn of niet realistisch in relatie tot de planning, kwaliteit en/of het budget. Probeer daarom zo veel mogelijk referenties op te zoeken en bepaal op basis daarvan passende en haalbare eisen.

Verificatie en validatie!

Van zeggen wat je doet, naar doen wat je gezegd hebt. Dit blijkt in de praktijk weerbarstiger te zijn. Wij zien vaak dat beloftes aan de voorkant, bijvoorbeeld op het onderdeel losmaakbaarheid, die uiteindelijk in de praktijk onhaalbaar zijn gebleken. Dit kan. Want gedurende een ontwikkelproces sneuvelen er altijd ontwerpoplossingen omwille van technische of financiële haalbaarheid. Maar helaas zien we ook voorbeelden van beloften die überhaupt onhaalbaar zijn. Zorg dat je in een aanbesteding duidelijk beschrijft wie, wanneer én hoe, verantwoordelijk is voor de bewijslast. Als je dit goed uitvraagt, dwing je inschrijvers om hier goed over na te denken en zorg je ervoor dat je elkaar kan helpen om de prestaties niet uit het oog te verliezen. Zo ga je van een invuloefening naar echt daadwerkelijk anders werken.

Hoewel een ezel zich niet twee keer stoot aan dezelfde steen, verwacht ik nog zeker wat hobbels tegen te komen in mijn carrière om te komen tot de perfecte circulaire aanbesteding. De vraag is ook of je daadwerkelijk zou kunnen komen tot een perfecte circulaire aanbesteding. Maar één ding weet ik wel zeker, we komen stap voor stap steeds dichterbij!

Wil je meer weten over circulair aanbesteden? Neem contact op met Yaël Ben-Basat.

woensdag 12 april 2023permalink