Medewerkers willen zelf kiezen waar en wanneer ze werken. En verwachten ook dat hun werkgever hybride werken faciliteert. Toch zijn veel werkomgevingen hier nog niet optimaal op ingericht. Wouter Aarts vertelt in deze blog over het online reserveren van een werkplek.

Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat medewerkers spontaan werkplekken kunnen reserveren en elkaar eenvoudig weten te vinden op kantoor?

Je wilt je medewerkers tevreden houden. Talent behouden én aantrekken. Dan is het belangrijk om een optimale werkervaring te bieden. Vooral de jongere generaties – die zijn opgegroeid met internet en nieuwere technologieën – verwachten moderne middelen en tools om altijd en overal soepel te kunnen werken. En snel en vlot aan de slag te kunnen.

Creëer flexibele ruimtes waarmee je hybride werken ondersteunt

Het is dus belangrijk om flexibele werkplekken in te richten, zodat medewerkers ook thuis en onderweg kunnen werken. En ook de inrichting en faciliteiten om op kantoor te werken zijn belangrijk. Medewerkers willen bijvoorbeeld efficiënt een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren (inclusief een parkeerplek). En overal hun aankomende vergaderingen inzien.

Reserveringssysteem in de cloud

Er bestaan handige tools waarmee je dit regelt. De voordelen van zo’n tool zijn tweeledig. Ten eerste verhoogt het de productiviteit en het werkplezier, want medewerkers kunnen snel aan de slag op kantoor. Ten tweede krijg je als organisatie inzicht in het kantoorgebruik en de dagelijkse bezetting. Zo is het mogelijk om het aantal werkplekken flexibel aan- en uit te zetten (handig tijdens rustigere of juist drukkere dagen). Ook zie je welke ruimtes en/of verdiepingen veel of juist niet veel worden gebruikt.

Optimaliseer je kantoorruimte

Bij dit alles wil je natuurlijk de volledige potentie van je werkomgeving benutten. Toch is dat lang niet altijd het geval. Uit onderzoek blijkt dat organisaties de potentie van de gemiddelde werkplek voor slechts 35-50% benutten. Zonder inzicht in je kantoorruimte en hoe die momenteel wordt gebruikt, is het onmogelijk te weten of je de juiste beslissingen neemt en de verwachte ROI behaalt.

IoT-sensortechnologie maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in het gebruik van kantoor. Dit inzicht stelt je in staat om weloverwogen, kostenbesparende beslissingen te nemen. Denk aan het vrijmaken van ruimten die vrijwel nooit worden gebruikt. Je bespaart dan op o.a. onderhoud en energie.

woensdag 16 november 2022permalink