Hybride werken wordt tegenwoordig steeds populairder. Maar wat is het precies? En hoe faciliteer je het als bedrijf? We leggen het je uit aan de hand van 7 tips.

Wat is hybride werken?

Hybride werken houdt in dat medewerkers gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken. Zo’n hybride manier van werken heeft recentelijk een vlucht gemaakt. Werkten we voorheen sporadisch een dag thuis, nu is de verwachting dat we dit in de toekomst op structurele basis blijven doen.

Wat betekent dit voor organisaties?

Veel werkgevers vragen zich af wat gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken betekent voor hun organisatie. Een doordacht beleid voor remote working is raadzaam. Hoe ga je bijvoorbeeld om met security en informatiebeveiliging, als medewerkers thuiswerken? Formuleer een protocol. Zodat je hier grip op houdt en medewerkers weten wat je van hen verwacht. Hybride werken heeft ook impact op je IT-investeringen. En mogelijk ook op de huisvesting en inrichting van je kantoor.

Tip 1: creëer inzicht

Wil je tijdig voorsorteren op deze trend? Dan is de eerste stap: inzicht creëren. Hybride werken begint namelijk bij inzicht in je huidige stand van zaken. Breng in elk geval de volgende punten in kaart:

• Hebben medewerkers de beschikking over de juiste hardware, zoals een bedrijfslaptop met de juiste veiligheidsmaatregelen?
• Hoe veilig en schaalbaar is je IT-infrastructuur op dit moment? Is deze zo ingericht dat het ook veilig is om te werken vanaf andere locaties dan kantoor?
• Werken jullie al vanuit de cloud? Zo nee, welke cloudoplossing kies je, zodat de benodigde bedrijfsapplicaties altijd en overal beschikbaar zijn?
• Zijn multifactor authenticatie (MFA) en het gebruik van sterke wachtwoorden geborgd binnen de organisatie? En zijn medewerkers zich bewust van het belang daarvan?
• Heeft iedereen die thuiswerkt een comfortabele, arboproof thuiswerkplek met de juiste voorzieningen? Denk aan twee monitoren, een hoogwaardige headset en een (externe) videovergadercamera.

Oplossingen voor hybride werken

Nu je weet hoe je huidige bedrijfsvoering ervoor staat, is het tijd om deze beter in te richten op hybride werken. Ik licht enkele oplossingen toe waarmee je een hybride manier van werken faciliteert:

Tip 2: IT-beheer op afstand

Een hybride manier van werken en de oplossingen die hiervoor nodig zijn vragen om continuïteit van IT. Je wilt escalatiemanagement voorkomen. Overweeg daarom een externe partner die het IT-beheer regelt en de prestaties proactief monitort. Dankzij rapportages hebben zij eventuele escalaties vroegtijdig in het vizier. Zo houden jouw IT-specialisten hun handen vrij voor strategische taken en werken medewerkers doorlopend soepel op afstand samen.

Tip 3: Altijd en overal documenten delen

Zorg ook dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud werken collega’s soepel samen aan documenten en delen zij informatie met elkaar. Deze oplossing heeft voordelen voor vrijwel elke afdeling, zoals HR, sales en inkoop.

Tip 4: Geavanceerde videovergaderoplossing

Stel je een medewerker de vraag ‘wat is hybride werken en wat is hiervoor nodig?’ dan weet ik zeker dat iedereen begint over een videovergaderoplossing. Heb je het afgelopen jaar ‘snel-snel’ een tool gekozen? Check dan of deze volstaat voor de lange termijn. Hoe zit het met de beveiliging? Kunnen gasten ook zónder account deelnemen aan een vergadering? En hoe zit het met de geluid- en beeldkwaliteit? Een gebruiksvriendelijke, solide oplossing draagt bij aan het werkplezier van medewerkers en de tevredenheid van klanten en relaties.

Tip 5: Digitaal post verwerken

Stel jezelf ook de vraag hoe je (tijdkritische) fysieke post snel bij de juiste afdeling of medewerker krijgt. Digitalisering kan uitkomst bieden.

Tip 6: Online deskbooking

Hoe houd je grip op de bezetting op kantoor, als medewerkers zelf bepalen waar ze werken? Met werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers zelf een werkplek. Tegelijk pas je het aantal beschikbare werkplekken flexibel aan. Stel dat de richtlijnen plotseling veranderen, dan kun je hierop snel anticiperen.

Tip 7: richt je kantoor optimaal in

Wanneer medewerkers inderdaad een werkplek reserveren en naar kantoor komen, doen ze dit voornamelijk om samen te werken. Door hybride werken transformeert het kantoor namelijk steeds meer in een ontmoetingsplek. Het is van belang om de werkomgeving hierop in te richten. Denk hierbij aan:

• open ontmoetingsplekken om informeel samen te komen
• creatieve ruimtes om te brainstormen en ideeën uit te wisselen
• phonebooths om alleen of in stilte te videovergaderen of bellen
• vergaderruimtes met apparatuur om hybride te vergaderen in grotere groepen
• concentratieplekken waar je in stilte kunt werken

Auteur: Wouter Aarts - werktrends.nl 

donderdag 13 oktober 2022permalink