Flexibele ruimtes zijn steeds belangrijker in het nieuwe werken, ook bij de GGZ. Maar een beschikbare plaats vinden kan voor kamerstress zorgen. Hierover gaat deze blog van SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger.

Van een afstand lijkt het dagelijks werk van professionals in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) op dat van andere kenniswerkers: een afwisselende combinatie van individueel bureauwerk en vele gesprekken en besprekingen; een deel gebeurt (sinds corona) thuis en op afstand. De (poliklinische) werkomgeving heeft ook veel weg van een standaard kantoor, met veel bureaus, kamers en vergaderruimten. Toch zie je, als je inzoomt, belangrijke verschillen, die maken dat het optimaliseren van de manier van werken en het gebruik van de werkomgeving een wezenlijk andere opgave is. Dat ontdekten we de afgelopen jaren in onze samenwerking met een aantal GGZ instellingen en vormde de aanleiding voor een geanimeerde, verdiepende bijeenkomst met vertegenwoordigers van negen GGZ instellingen en drie YNNO adviseurs. We delen hier graag de belangrijkste uitkomsten.

Wicked problem

De kern van het GGZ werk gebeurt in spreek- en behandelkamers. Het delen van deze kamers biedt potentieel grote efficiency- en flexibiliteitsvoordelen. Maar het introduceert tegelijkertijd een wicked problem: hoe voorkom je dat behandelaren de hele tijd moeten verkassen, af en toe mis grijpen, of zelfs ruzie krijgen over de kamers – hoe voorkom je kamerstress? Het vraagstuk is zo lastig, omdat er veel verschillende kanten aan zitten, die onderling samenhangen: van ruimtebezetting, weekspreiding en kamerinrichting tot planningssysteem, gedragsafspraken en werkcultuur. Het raakt direct het werkplezier en de autonomie van medewerkers en bovendien de kwaliteit en efficiency van de zorg. En het maakt nogal uit door welke stakeholder-bril je kijkt: die van de cliënt, de behandelaar, de secretariaats-medewerker, de manager of de bestuurder.

Geen wonder dus, dat er in de praktijk wordt geworsteld met de materie en dat best practices nog zeer schaars zijn. Is het dan eigenlijk wel een realistische missie en zijn de beoogde voordelen alle moeite wel waard? Dit vroegen we ons tijdens de bijeenkomst in ernst af, om via een stevige discussie uiteindelijk op tweemaal ‘ja’ uit te komen.

Van urgentie naar potentie

Sinds de coronapandemie is het ‘kameel patroon’ – met pieken op de dinsdag en donderdag – versterkt en de gemiddelde bezettingsgraad van ruimten verder gedaald. Als facilitair manager of bestuurder is het moeilijk om aan te zien dat er op woensdag en vrijdag veel lege ruimten zijn, terwijl je weet hoeveel geld er met de huisvesting gemoeid is – je voelt de urgentie om hier iets aan te doen. Terwijl behandelaren een hele andere urgentie ervaren, wanneer zij op de drukke dagen soms geen vrije kamer kunnen vinden. Hoe kun je vanuit deze situatie tot een constructieve aanpak komen waar alle stakeholders in mee willen gaan?
Het begint met het inzichtelijk maken van de potentiële mogelijkheden en voordelen van meer flexibel en over de week gespreid ruimtegebruik. Enkele instellingen gebruiken hier met succes sensordata voor. Die maken duidelijk wat de feitelijke bezetting is en waar de verborgen leegstand precies zit. Het is voor behandelaren vaak een eye-opener dat er op bepaalde momenten en plekken (vaak zelfs op de drukke dagen) ruimte beschikbaar is, waar ze geen gebruik van maken – zij zouden dus prettiger, met minder kamerstress, kunnen werken door dat wel te gaan doen.

Lees het volledige artikel van YNNO hier.

vrijdag 26 mei 2023permalink