Na ruim twee jaar hybride werken, kunnen veel organisaties niet meer zonder een hybride werkbeleid en thuiswerkvoorzieningen. Elke organisatie heeft baat bij goede hybride regelingen. Maar hoe zetten we dit op? Wouter Aarts van Ricoh Nederland vertelt er meer over.

Hoe vind je de juiste balans in hybride werken? Samen met je medewerkers. Iedereen heeft namelijk verschillende behoeften als het gaat om hybride werken. Hier zie je 5 inzichten om met je werknemers op één lijn te komen.

Ga met medewerkers in gesprek

Psycholoog Jan Machek van ArboNed beaamt de verschillende behoeften onder medewerkers: “Wat er nodig is voor een ideale werksituatie verschilt per persoon. Speel je hierop in, dan levert het jou en jouw medewerkers veel op.” Ga daarom in gesprek met iedere werknemer. Vraag hoe diegene meer werkplezier en minder werkstress kan ervaren. 

Laat medewerkers meebeslissen waar en wanneer ze werken

Juist nu is deze stap makkelijk om te zetten, door alle regelmogelijkheden die de voorgaande twee jaar met zich mee hebben gebracht. Volgens Jan Machek is dit een essentiële les van de afgelopen periode. “Iedereen heeft het thuiswerken ondervonden. Het heeft je veel gebracht of gekost. Het is onmisbaar om deze persoonlijke ervaring mee te nemen in de terugkeer naar kantoor.”

Blijf betrokken bij je medewerkers

Hybride werken is een continu proces. Tussendoor kan er stress ontstaan, zowel bij individuele medewerkers als bij teams. Het is belangrijk om deze signalen op tijd te herkennen en te bespreken. Op deze manier kun je ook het hybride werkbeleid regelmatig beoordelen en bijstellen waar nodig.

Zorg voor de juiste techniek en beveiliging

Medewerkers werken nóg prettiger met een goed ingerichte thuiswerkplek. Volgens de Werkgeversenquête 2022 stelt 75% van de ondervraagde werkgevers arbovoorzieningen beschikbaar. Onder arbovoorzieningen vallen bijvoorbeeld twee monitoren, een passende bureaustoel en een goede webcam.

Daarnaast zijn ICT-gerelateerde voorzieningen ook van belang, zoals up-to-date antivirussoftware en online vergadermogelijkheden via Zoom of Microsoft Teams. Volgens de Werkgeversenquête 2022 biedt 96% van de werkgevers passende ICT-voorzieningen, terwijl 76% van de werkgevers vindt dat de online vergadermogelijkheden verbeterd zijn in het afgelopen jaar.

Maak duidelijke afspraken

Bijvoorbeeld over het indelen van de eigen thuiswerkdagen, wanneer iedere medewerker wel en niet bereikbaar is en bij wie medewerkers terecht kunnen met vragen over hybride werken. Deze afspraken leg je zwart-op-wit vast in je hybride werkbeleid en thuiswerkvoorzieningen. Het is van belang dat deze in lijn zijn met de bedrijfsdoelen en de actuele RI&E volgens de ‘Checklist hybride werken’ van ArboNed.

Naast een hybride werkbeleid en thuiswerkvoorzieningen hebben organisaties een beleid rondom kantoorbezetting, volgens de Werkgeversenquête 2022. Dit beleid verschilt per werkgever:

• 31% van de werkgevers maakt afspraken met werknemers over wanneer ze aanwezig zijn op kantoor.
• 16% van de werkgevers maakt gebruik van een tool om de kantoorbezetting te managen.
• 10% van de organisaties geeft aan dat ze een maximum aantal kantoordagen hanteren voor medewerkers.

Resultaat voor je organisatie

Volg je alle 5 inzichten, dan ben je goed op weg naar een juiste balans in hybride werken. Dit heeft meerdere positieve resultaten tot gevolg, met name:

• Tevreden medewerkers, hogere productiviteit
  Heb je een goede balans in hybride werken, dan heb je ook een goede balans tussen energie en stress. Krijgen medewerkers meer energie dan stress van hun werk, dan zijn ze meer tevreden met hun baan en melden zich minder vaak ziek. Dit vergroot hun productiviteit.
• Bedrijf aantrekkelijk houden voor (nieuwe) medewerkers
  Volgens een artikel van de Rijksoverheid brengt hybride werken ook een betere balans tussen werk en privé. Ook daarom blijven veel medewerkers (deels) thuis werken. Als je hybride werken een onderdeel van je organisatie maakt, laat je zien aan (toekomstige) medewerkers dat je veel vertrouwen in hen hebt. Dit bevordert het aantrekken van nieuw talent.

Met deze werkwijze breng je hybride werken in balans voor jouw organisatie. Toch is dit niet de enige manier. Er zijn veel handvaten om hybride werken te faciliteren binnen je organisatie. Welke handvaten passen het beste bij jouw organisatie? Neem contact met mij op. Als specialist in ICT en Samenwerken implementeren we samen de best passende strategie.

Lees het volledige bericht hier

Auteur: Wouter Aarts 

donderdag 6 oktober 2022permalink