De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde (blog 3/3)
Smart WorkPlace partner TwynstraGudde nam in oktober 2019 de nieuwe huisvesting in de Nieuwe Stad in gebruik. Bas Drijfhout schrijft er drie blogs over. Zijn derde blog gaat over sensoren op de thuiswerkplek.
Een slim en meedenkend gebouw. Dat was één van de ambities toen we in 2017 onze wensen en eisen formuleerden voor ons nieuwe kantoor. Smart building technologie is anno 2020 één van de belangrijke trends in de facilitaire en vastgoedmarkt. Zo bleek ook uit het Facility & Workplace Marktonderzoek 2019, waar technologie als top 3 trend naar voren kwam. Ook voor onszelf zijn wij op zoek gegaan naar welke meerwaarde data en slimme gebouwtechnologie heeft voor TwynstraGudde en haar opdrachtgevers.
Dit is het laatste blog in de blogreeks van drie. In deze reeks worden zeven stappen beschreven in het proces om te komen tot de daadwerkelijke toepassing van de data uit smart building technologie. In de eerste twee blogs heb ik de stappen van oriëntatie tot implementatie beschreven. In dit blog richt ik mij op de laatste twee stappen: de data-analyse en actie. Door de huidige tijd waarin we veel thuiswerken, hebben we dit onderzocht aan de hand van een onderzoek van masterstudent Bouke Boegheim van de TU Eindhoven naar de meerwaarde van smart building technologie in de thuiswerkomgeving.
Smart building en de mentale gezondheid bij het thuiswerken
Sinds de publicatie van het marktonderzoek in 2019 is de techniek met sprongen vooruitgegaan. En ook in de huidige COVID-19 situatie is smart building een onderwerp dat met regelmaat bij de facilitair professional op de agenda staat. Zo stelt de techniek ons bijvoorbeeld in staat om consistent de bezetting en benutting in kantoren te meten, of om werkplekken te reserveren. Een welkome oplossing nu de maximale capaciteit goed moet worden gemonitord.
Ook in de thuiswerkomgeving kan de smart building technologie van meerwaarde zijn. Dat toonde Bouke Boegheim van de TU Eindhoven aan. Aan de hand van sensoren heeft hij de relatie tussen mentale gezondheid en het binnenklimaat op de thuiswerkplek onderzocht. In dit blog beschrijf ik wat de aanleiding was voor zijn afstudeeronderzoek, hoe hij dat heeft aangepakt en wat het resultaat is.
Van het kantoor naar de thuiswerkplek
In eerste instantie was het de bedoeling om de relatie tussen het binnenklimaat en de mentale gezondheid te onderzoeken op het kantoor van TwynstraGudde. Door de COVID-19 pandemie kon het geplande onderzoek op kantoor niet doorgaan. Daarom is ervoor gekozen om het onderzoek aan te passen en de thuiswerkplek te onderzoeken. Wat bleek, er is weinig bekend over hoe medewerkers het thuiswerken ervaren. De nieuwe unieke situatie, waarin alle medewerkers fulltime thuiswerken, leende zich wel voor dezelfde onderzoeksopzet met kleine aanpassingen. De onderzoeksvraag luidde als volgt: 'To what extent do the IEQ-parameters: air quality, thermal comfort, lighting, and noise in both subjective and sensory objective measurement, relate to workplace mental health while working from home?' Oftewel: hoe verhoudt het binnenklimaat zich tot de mentale gezondheid in een thuiswerkomgeving?
Sensoren om het binnenklimaat te meten
Voor het onderzoek zijn losse sensoren (zoals toegelicht in het vorige blog) gebruikt. De sensoren meten de temperatuur, lichtsterkte, het geluidsniveau en de hoeveelheid koolstofdioxide (CO2) in de lucht. Het voordeel van de gebruikte sensoren is dat deze op batterijen werken en geen gebruik maken van wifi maar van een zogenoemd LoRa-netwerk. Hierdoor konden de sensoren gemakkelijk zonder enige installatie – voor de deelnemers van het onderzoek – direct worden gebruikt op de thuiswerkplek.
Enquêtes
Om de mentale gezondheid in relatie tot het binnenklimaat te meten heeft Bouke een enquête opgesteld. De enquête is opgesplitst in de volgende concepten: stress, vermoeidheid, slaapkwaliteit, concentratie, productiviteit, betrokkenheid, mentaal welzijn, emotionele uitputting, depressie, gemoedstoestand en de tevredenheid omtrent de werkplek. De dataverzameling vond plaats gedurende twee meetperiodes van vijf werkdagen onder 36 medewerkers. Dagelijks vulden deelnemers twee keer een korte enquête in over wat ze op dat moment vonden van het binnenklimaat en of ze zich bijvoorbeeld productief voelden. Uiteindelijk heeft elke deelnemer gemiddeld negen korte enquêtes ingevuld en sloot de meetperiode af met een langere enquête, waarin werd gereflecteerd op die werkweek.
Stap 6: data-analyse
In het onderzoek was Bouke op zoek naar een significant verband tussen de verschillende variabelen. Het was geen gemakkelijke exercitie om daartoe te komen. Allereerst moest de data met enig programmeerwerk worden geprepareerd. Na de dataverzameling moest zowel de sensordata als de data uit de enquêtes aan elkaar worden gekoppeld. Vervolgens heeft Bouke de variabelen getest op significante correlaties. De tweede stap was een pad analyse. Waar in de eerste stap alleen relaties tussen twee variabelen onderzocht werden, werden in de pad analyse alle variabelen en ingevoerde relaties tegelijkertijd onderzocht, zodat direct en indirecte effecten aan het licht kwamen. Een aantal interessante uitkomsten van het onderzoek zijn:
- Wanneer de thuiswerkplek goed verlicht is (±> 570 lux) geven medewerkers aan meer betrokken te zijn bij het werk dat zij uitvoeren. De adviesnorm voor de verlichting van het bureau ligt tussen de 300 en 500 lux, afhankelijk van de activiteit die je uitvoert.
- Een gemiddeld geluidsniveau boven de 58 decibel resulteert in verhoogde spanning (gespannen of nerveus zijn) en een verminderde tevredenheid over het (storend-)geluidsniveau. Een vaatwasser, wasmachine of airco produceert ongeveer dit geluidsniveau.
- Een thuiswerkplek die als prettig wordt ervaren, leidt tot minder tekenen van vermoeidheid. Als er wel vermoeidheid aanwezig is, leidt dit tot vermindering van concentratie. Dit leidt dan weer tot een verminderde productiviteit.
- Wanneer medewerkers zijn afgeleid geven ze aan een lagere staat van mentale gezondheid te ervaren én geven zij aan zich minder betrokken te voelen.
Stap 7: actie
Niet alleen in de kantooromgeving, ook in de thuiswerkomgeving kunnen de sensoren meerwaarde bieden. De uitkomsten van het onderzoek onderstrepen namelijk dat zowel de subjectieve ervaring alsook de condities van het binnenklimaat van belang zijn voor de mentale gezondheid tijdens het thuiswerken. Ook de geschiktheid van de thuiswerkplek en de mate van afleiding op de thuiswerkplek zijn van belang. Als facilitair professional is het van belang goed te luisteren naar je medewerkers. Als een medewerker aangeeft dat hij niet goed kan werken op de thuiswerkplek, dan hoeft die reden blijkbaar niet ongegrond te zijn.
Toekomstig onderzoek zal de bevindingen moeten valideren. Daarnaast is het interessant om te kijken of er verschillen optreden bij andere beroepsgroepen en om het onderzoek een langere periode of op verschillende korte periodes in het jaar te houden. Ook is het interessant om te bekijken hoe de resultaten zich verhouden tot uitkomsten van een vergelijkbare onderzoeksopzet in een kantooromgeving. Voor nu is het als facilitair professional zaak om ook goed te luisteren naar wat je medewerkers aangeven over wat zij nodig hebben in de thuiswerkomgeving. Het onderzoek toont aan dat voldoende verlichting, een goed ingerichte werkplek en minimale afleiding bijdragen aan een betere mentale gezondheid van de medewerkers.
Bouke is eind augustus 2020 afgestudeerd aan de TU Eindhoven, zijn onderzoek is beoordeeld met een 9 en hij is cum laude afgestudeerd van twee masters (Urban Systems & Real Estate / Construction Management & Engineering). De volgende stap is om samen met zijn afstudeercommissie te werken aan een publicatie in een wetenschappelijk tijdschrift.
Heb je vragen over het onderwerp smart building? Of speelt er een smart building opgave binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met Bas Drijfhout via bdr@tg.nl voor een vrijblijvende (digitale) koffieafspraak.
Lees ook de andere blogs in deze reeks:
Blog 1: De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde
Blog 2: De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde; de implementatie
