Na een unieke Europese aanbesteding met dialoogdagen en gebruikerstesten met rijksmedewerkers, koos de Rijksoverheid voor Spacewell als partner voor de implementatie van het Workspace Management System.

Met de ondertekening van het contract op 30 augustus vorig jaar door André Weimar (Directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk) en Wouter Hartemink (CEO Spacewell) ging de rijksbrede pilot WMS in najaar 2023 officieel van start. Medio 2024 loopt de pilot ten einde en wordt advies uitgebracht over het vervolg.

Hybride en grenzeloos samenwerken

In acht rijkskantoren kunnen rijksmedewerkers een geschikte (samen)werkplek vinden en reserveren via de WMS-applicatie. De pilot is bedoeld om ervaringen op te doen met en informatie op te halen over het nieuwe zoek- en reserveersysteem. De Rijksoverheid wil dat in 2027 elke rijksmedewerker zijn of haar werk kan uitvoeren op een locatie die daar het beste bij past. Hybride werken is dan vanzelfsprekend. Het WMS is bedoeld om hybride, grenzeloos werken voor rijksmedewerkers te vergemakkelijken.

Geen 'one size fits all'

De pilot moet vooral inzichten gaan opleveren om, zoals Hooghuis dat formuleert, ‘het goede gesprek met de directies te kunnen voeren’. Hij zegt: “Bij het hoger management is de reflex nog vaak: méér werknemers betekent automatisch méér werkplekken erbij. Terwijl het juist de gedragscomponent is die het meest bepalend is voor hoeveel werkplekken er nodig zijn, en van welke aard. Vandaar dat we graag inzicht krijgen in waar mede werkers van het Rijk behoefte aan hebben, en tot welk gedrag dat leidt. Dit isecht geen ‘one size fits all’ – noch in ter- men van de bezettingsgraad per gebouw, noch in termen van de gewenste flexfactor, noch qua inrichting van de hybride werkomgeving. Deze pilot stelt ons in staat om daadwerkelijk het verschil te kunnen zien tussen het gebruik van een ‘smart building’ met vaste werkplekken, zoals Eindhoven Fellenoord, en een ge bouw zoals SPARK Amsterdam, waar zowel vaste plekken als openbare flexplekken zijn gecreëerd (zie kader – red.). En die beide dan weer afgezet tegen een echte Rijkshub zoals in Assen, die helemaal beschikbaar is voor wie er maar wil reserveren.” De omvang van de pilot noemt Van den Heuvel ‘aanzienlijk’. Ze zegt: “We zijn nu zo’n 14.500 sensoren aan het installeren, waarvan een groot aantal in echt grote complexen zoals De Resident in Den Haag en het kantorencomplex aan de Turfmarkt aldaar. Dat is een serieuze uitdaging, ook al omdat wij de aangeleverde plattegronden met de werkplekken omzetten naar een 3D-rendering – iets dat de gebruikers gevoelsmatig meer aanspreekt. Dat is bij dit soort getallen een heel arbeidsintensief traject.”

Lees het volledige interview hier, of in SWP Magazine #12

woensdag 1 mei 2024permalink